Belege, Vorgangsfarben und Zahlungsarten
Vorgangsstatus, Kopf- und Fußtextvorlagen, Vorgangsfarben und Zahlungsarten mit Zahlungsziel, Skonto, Versand vor Zahlung, Mahnwesen und Gebühren für Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Wie deine Angebote, Aufträge und Rechnungen aussehen und welche Auswahl der Vorgangs-Editor anbietet, legst du in den Verkaufs-Einstellungen fest: Bereich Verkauf → unten links Einstellungen. Links in der Gruppe Belege & Vorgänge stehen die Menüpunkte Status & Textvorlagen, Vorgangsfarben, Zahlungsarten und Eigene Felder.
Bevor du anfängst
Sehen dürfen die Einstellungen Rollen mit „Aufträge ansehen“ oder „Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ansehen“. Ändern dürfen Rollen mit dem Recht „Belegvorgaben verwalten (Zahlungsarten, Vorgangsstatus, Textvorlagen, eigene Felder)“ – in der Regel Inhaber und Administration.
Status & Textvorlagen
Vorgangsstatus
Eigene Bearbeitungsstände für Angebote und Aufträge, z. B. „Wartet auf Freigabe“ oder „Rückfrage beim Kunden“. Mit Status anlegen vergibst du Name, optional eine Farbe und Gilt für (Angebote und Aufträge, Nur Angebote, Nur Aufträge); mit dem Schalter Aktiv blendest du einen Status aus. Den Status wählst du im Vorgangs-Editor unter Details; Automationen können ihn setzen.
Textvorlagen
Kopf- und Fußtexte für Belege. Mit Vorlage anlegen wählst du die Belegart (Alle Belege, Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift) und den Platz (Kopftext oder Fußtext), gibst Name und Text ein und legst mit dem Schalter Standard fest, ob allverto sie bei neuen Vorgängen dieser Belegart automatisch einsetzt. Im Vorgangs-Editor wählst du unter Texte eine andere Vorlage oder passt den Text an.
Vorgangsfarben
Farbige Markierungen mit Namen, z. B. „Express“, „Großkunde“ oder „Klärung nötig“. Aufträge und Angebote bekommen die Farbe als Zeilenfarbe in der Liste; du setzt sie per Rechtsklick → Farbe ▸ oder im Vorgangs-Editor, oder automatisch über eine Automation.
- Farbe anlegen – Name, Farbe aus der Palette und optional Beschreibung (optional), z. B. „Ohne Preise verpacken“.
- Beispiele übernehmen – legt einige Vorschläge an, die du anpassen kannst (nur, solange es noch keine Farben gibt).
- Reihenfolge per Ziehen oder mit Alt+↑ / Alt+↓ ändern. Rechtsklick bietet Bearbeiten…, Nach oben, Nach unten und Archivieren (bestehende Aufträge behalten ihre Farbe), bei archivierten Farben Wiederherstellen.
Zahlungsarten
Standardmäßig gibt es Vorkasse, Rechnung (Standard), PayPal, Lastschrift, Barzahlung und Nachnahme. Die Liste zeigt je Zahlungsart Art und Zahlungsziel sowie in eigenen Spalten, ob Versand vor Zahlung erlaubt und das Mahnwesen aktiv ist. Mit Zahlungsart anlegen oder dem Stift-Symbol der Zeile bearbeitest du (das Papierkorb-Symbol löscht – wird die Zahlungsart noch verwendet, schalte sie stattdessen inaktiv):
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | So erscheint die Zahlungsart in Auswahl und Beleg |
| Art | Vorkasse, Rechnung, PayPal, Lastschrift, Barzahlung, Nachnahme, Kartenzahlung oder Sonstige |
| Zahlungsziel | Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung (0 = sofort fällig) |
| Skonto / Skonto bis | Prozent Skonto und Frist in Tagen |
| Auslieferung vor Zahlungseingang erlaubt | An: unbezahlte Aufträge gelten im Versand als lieferbar (z. B. Rechnung, Nachnahme, Lastschrift). Aus: erst nach Zahlungseingang |
| Mahnwesen aktiv | An: überfällige Rechnungen erscheinen im Mahnvorschlag. Aus: sie bleiben in den offenen Posten mit „Mahnsperre (Zahlungsart)“ |
| Im Dialog „Zahlungen“ wählbar | Aus: beim Erfassen von Zahlungen nicht auswählbar (im Vorgang bleibt sie wählbar) |
| Anzahlung erlaubt | Zahlungen auf den Auftrag vor der Rechnung gelten als Anzahlung; die Rechnung weist sie als „bereits bezahlt“ aus |
| Transaktions-ID ist Pflicht / Anmerkung ist Pflicht | ohne diese Angabe lässt sich eine Zahlung nicht hinzufügen |
| Buchungskonto | Vorschlag beim Erfassen und Gegenkonto im DATEV-Export; leer = Bankkonto aus den Finanzeinstellungen |
| Gebühr fest / Gebühr Prozent | Zahlungsgebühr je Zahlung, z. B. 0,35 € bzw. 2,49 % – siehe Zahlungsgebühren |
| Aktiv | Inaktive Zahlungsarten sind nicht mehr auswählbar |
| Standard | Bei neuen Vorgängen vorausgewählt |
Die Ein/Aus-Optionen sind Schalter. Zahlungsziel und Skonto erscheinen auf der Rechnung und in der E-Rechnung; die offenen Posten berechnen daraus Fälligkeit und Skontofrist.
Zahlungseingang
Unter den Zahlungsarten steht der Abschnitt Zahlungseingang:
- Toleranz für „bezahlt“ – der Auftrag gilt als bezahlt, wenn höchstens so viel offen ist (Rundungsdifferenzen). 0,00 = auf den Cent genau.
- „Zahlungseingang per E-Mail bestätigen“ vorbelegen – im Dialog „Zahlungen“ ist das Mailen an den Kunden (E-Mail-Vorlage „Zahlungseingang“) dann schon eingeschaltet.
Eigene Felder
Unter Eigene Felder im selben Fenster legst du zusätzliche Felder für Vorgänge, Positionen und Kunden an – siehe Eigene Felder.