E-Mail-Vorlagen

Mit E-Mail-Vorlagen legst du fest, mit welchem Betreff und welchem Text allverto Belege, Mahnungen, Bestellungen und Benachrichtigungen verschickt. Ohne eigene Vorlage nutzt allverto einen eingebauten Text. Du findest die Vorlagen unter Zahnrad → E-Mail-Vorlagen.

#Bevor du anfängst

• Ansehen dürfen Rollen, die die passenden Belege sehen (z. B. „Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ansehen“, „Finanzdaten ansehen“ oder „Einkauf, Lieferanten und Bestellungen ansehen“).
• Anlegen und ändern dürfen Rollen mit dem Recht „E-Mail-Versand einrichten (SMTP, Microsoft 365, Zuordnung je Zweck, Versandprotokoll)“ oder „Belegvorgaben verwalten (Zahlungsarten, Vorgangsstatus, Textvorlagen, eigene Felder)“. Ohne diese Rechte öffnen sich Vorlagen nur zum Ansehen.
• Über welches Postfach die E-Mails rausgehen, stellst du unter E-Mail-Versand ein.

#Die Liste

Die Liste zeigt je Vorlage Name (mit „Standard“), Verwendung, Firma („Alle Firmen“ oder eine bestimmte), Sprache, Betreff, Druckvorlagen und Zuletzt geändert; einblendbar ist Mahnstufe. Mit der Auswahl Alle Verwendungen filterst du nach Verwendung. Daneben steht, für welche Verwendungen es noch keinen Standard gibt (dort gilt der eingebaute Text). Filterst du nach einer Verwendung, zeigt eine Zeile darüber die Sprachfassungen des Standards: je Sprache eigene Vorlage oder eingebauter Text. Ein Klick auf eine Sprache legt eine Sprachfassung an bzw. öffnet sie.

Verwendungen gibt es für:

#Schritt für Schritt: Vorlage anlegen

1. Öffne Zahnrad → E-Mail-Vorlagen und klicke auf Neue Vorlage. Hast du vorher nach einer Verwendung gefiltert, ist sie vorbelegt.
2. Fülle im Popup aus:
   • Name – z. B. „Rechnung Standard“.
   • Verwendung, Firma (Alle Firmen oder eine bestimmte) und Sprache – Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch oder Polnisch; gemeint ist die Belegsprache bzw. die Sprache des Kunden.
   • Bei Mahnungen die Mahnstufe: Alle Mahnstufen oder Stufe 1 bis Stufe 3.
   • Betreff und Text. Den Text formatierst du wie in einem Textprogramm.
   • Kopie an (CC) und Blindkopie an (BCC) – mehrere Adressen mit Komma trennen. Die BCC kommt zusätzlich zur BCC unter E-Mail-Versand.
   • Antwort an – leer = Antwortadresse der Firma bzw. des Kontos.
   • Schalter PDF anhängen (Beleg, Mahnung bzw. Bestellung als PDF) und – bei Rechnung, Gutschrift und Storno – E-Rechnung anhängen (XRechnung als XML, falls vorhanden).
   • Schalter Standard – diese Vorlage gilt dann für die Verwendung (in dieser Firma, Sprache und ggf. Mahnstufe).
3. Klicke auf Speichern.

Die Signatur des E-Mail-Kontos hängt allverto beim Versand automatisch an. Eine Text-Fassung ohne Formatierung entsteht ebenfalls automatisch.

#Platzhalter

Rechts im Popup stehen die Platzhalter, die zur Verwendung passen. Ein Klick fügt sie an der Schreibmarke ein, mit Platzhalter suchen… findest du sie schnell. Platzhalter haben die Form {{gruppe.feld}} und werden beim Versand durch die Werte ersetzt, z. B.:

Mit {{#feld}}…{{/feld}} erscheint ein Abschnitt nur, wenn das Feld einen Wert hat – z. B. {{#beleg.gueltig_bis}}Es gilt bis zum {{beleg.gueltig_bis}}.{{/beleg.gueltig_bis}}.

#Vorschau und Testmail

Oben im Popup wechselst du zwischen Bearbeiten und Vorschau. Die Vorschau zeigt Betreff und Text mit Beispieldaten – oder mit einem echten Beleg, einer Mahnung, Bestellung oder Retoure, die du über die Auswahl suchst. Fehlende oder unbekannte Platzhalter werden markiert. Darunter klappst du die Text-Fassung (ohne Formatierung) auf.

Testmail an mich schickt die Vorlage an deine eigene Adresse – mit den gewählten Daten bzw. Beispieldaten, ohne Anhänge.

#Welche Vorlage wird verwendet?

Beim Versand sucht allverto in dieser Reihenfolge:

1. die Vorlage, die an der Druckvorlage hinterlegt ist,
2. den Standard der Firma,
3. den Standard für alle Firmen,
4. sonst den eingebauten Text.

Die Sprache richtet sich nach Belegsprache bzw. Kunde. Gibt es in dieser Sprache keine eigene Vorlage, gilt der eingebaute Text dieser Sprache; Kopie, Antwort an und Anhänge kommen dann aus der Vorlage, die sonst gälte (meist die deutsche). An einer Druckvorlage legst du die E-Mail-Vorlage über Beim Versand per E-Mail verwenden fest (siehe Druckvorlagen).

Beim Senden per E-Mail aus einem Beleg, einer Mahnung oder Bestellung sind Betreff und Text bereits mit den Werten ausgefüllt. Du kannst dort eine andere Vorlage wählen und den Text vor dem Senden noch ändern.

#Vorlagen verwalten

Rechtsklick auf eine Vorlage:

• Bearbeiten… (bzw. Ansehen…)
• Sprachfassung anlegen – eine Fassung derselben Vorlage in einer anderen Sprache.
• Duplizieren – praktisch für eine Variante für eine andere Firma.
• Als Standard verwenden bzw. Standard aufheben
• Löschen… – eine Standardvorlage löschst du erst nach „Standard aufheben“ oder wenn eine andere Standard ist. Druckvorlagen, die die Vorlage nutzen, verwenden danach wieder den Standard.

#Häufige Fragen

#Ich habe eine Vorlage angelegt, aber Rechnungen gehen noch mit dem alten Text raus.

Prüfe, ob der Schalter Standard an ist und Firma und Sprache passen. Ist an der Druckvorlage eine andere E-Mail-Vorlage hinterlegt, hat diese Vorrang.

#Wie verschicke ich E-Mails in der Sprache meiner Kunden?

Für jede Sprache gibt es schon einen eingebauten Text. Willst du eigene Texte, wähle an der deutschen Vorlage Rechtsklick → Sprachfassung anlegen und die Sprache (oder klicke in der Zeile Sprachfassungen auf die Sprache), übersetze Betreff und Text und speichere. allverto nimmt die Fassung automatisch, wenn Belegsprache bzw. Kunde diese Sprache haben.