Benutzer einladen, Rollen und Rechte

Jede Person arbeitet in allverto mit ihrem eigenen Zugang. Was sie sehen und tun darf, bestimmt ihre Rolle. So bucht die Lagerkraft Wareneingänge, sieht aber keine Finanzen, und die Buchhaltung schreibt Rechnungen, bucht aber keinen Bestand.

#Bevor du anfängst

Einladen und Rollen zuweisen dürfen Rollen mit dem Recht Benutzer verwalten (in der Regel Inhaber und Administration); eigene Rollen anlegen braucht Rollen und Rechte verwalten. Inhaber ernennen oder ändern darf nur ein Inhaber.

#Schritt für Schritt: Mitarbeiter einladen

1. Klick auf das Zahnrad oben rechts und öffne Benutzer.
2. Klick auf Mitarbeiter einladen.
3. Gib Name und E-Mail ein und wähle eine oder mehrere Rollen. Die Person bekommt die Rechte aller gewählten Rollen zusammen.
4. Bestätige. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, legt ihr Passwort fest (mindestens 12 Zeichen mit Buchstaben, Ziffern und einem Sonderzeichen, siehe Passwortregeln), richtet bei der ersten Anmeldung die Zwei-Faktor-Anmeldung ein und kann loslegen.

Der Einladungslink ist 7 Tage gültig und nur einmal verwendbar. Wer schon ein allverto-Konto hat (z. B. aus einer anderen Firma), bestätigt die Einladung mit dem eigenen Passwort.

#Offene Einladungen

Rechtsklick auf eine offene Einladung bietet Einladung erneut senden (neuer Link, der alte gilt nicht mehr), Einladungslink kopieren, E-Mail kopieren und Einladung zurückziehen.

#Benutzer verwalten

Rechtsklick auf eine Person in der Liste – auch für mehrere ausgewählte:

• Rollen bearbeiten … – öffnet das Benutzerfenster mit allen Rollen der Person (siehe Mehrere Rollen je Person).
• Nur diese Rolle festlegen ▸ – ersetzt alle Rollen durch die gewählte; ein Häkchen hat die Rolle, wenn die Person genau diese eine Rolle hat.
• Zugang sperren / Zugang freischalten – gesperrte Personen können sich nicht mehr anmelden.
• E-Mail kopieren
• Aus der Firma entfernen – nicht möglich für dich selbst und nicht für den letzten aktiven Inhaber.

Du vergibst nur Rollen, deren Rechte du selbst hast – beim Einladen, beim Rollenwechsel und beim Bearbeiten einer Rolle. Rollen mit mehr Rechten erscheinen gar nicht erst zur Auswahl, und Personen, die mehr Rechte haben als du, kannst du nicht ändern, sperren oder entfernen. So kann sich niemand mit „Benutzer verwalten“ über eine zweite E-Mail-Adresse zusätzliche Rechte verschaffen. Inhaber dürfen alles.

PIN für Kasse und Fertigungs-App: Rechtsklick auf eine Person → PIN festlegen bzw. PIN ändern (4–8 Ziffern) oder PIN entfernen. Es gibt eine gemeinsame PIN für beide Apps. Von dir festgelegt ist sie eine Start-PIN: Die Person ersetzt sie bei der nächsten Anmeldung an der Kasse durch eine eigene.

#Mehrere Rollen je Person

Eine Person kann mehrere Rollen haben, z. B. Vertrieb und Lager. Sie bekommt dann die Rechte aller ihrer Rollen zusammen.

• Rollen bearbeiten: Klick in der Liste auf die Rollen einer Person oder Rechtsklick → Rollen bearbeiten …. Im Benutzerfenster setzt du die Häkchen bei den Rollen; sie sind nach Bereichen gruppiert wie unter Rollen & Rechte. Rollen nicht gebuchter Zusatzmodule erscheinen nur, wenn die Person sie schon hat.
• Hauptrolle: Der Stern markiert die Hauptrolle. Sie steht in Listen zuerst, und ihre Dashboard-Vorlage gilt vor denen der anderen Rollen.
• Rechte: Der Abschnitt Rechte im Benutzerfenster zeigt alle Rechte der Person und zu jedem Recht, aus welcher Rolle es stammt. Er folgt schon deiner Auswahl; übernommen wird sie erst mit Speichern.
• Inhaber hat immer alle Rechte und ist dann die einzige Rolle der Person. Wählst du Inhaber, werden die anderen Rollen abgewählt.
• Lagerberechtigung: Hat die Person eine eigene Lagerauswahl (Rechtsklick → Lager-App: Lager …), gilt diese. Sonst gelten die Lager aller ihrer Rollen zusammen – hat eine der Rollen keine Lagerbeschränkung, darf die Person in alle Lager.
• Einladen: Auch beim Einladen wählst du eine oder mehrere Rollen.
• Schutz: Du vergibst nur Rollen, deren Rechte du selbst hast – zusammen ergeben sie also nie mehr Rechte als deine eigenen. Bist du selbst auf bestimmte Lager beschränkt, gibst du über Rollen keine weiteren Lager frei.

Änderungen gelten sofort, auch in Sitzungen, in denen die Person schon angemeldet ist.

#Was kostet ein weiterer Benutzer?

Jedes Paket enthält eine feste Zahl an Benutzern: Jolle 2, Kutter 5, Frachter 15, Flotte 30. Jeder weitere aktive Benutzer kostet netto im Monat 15,00 € (Jolle und Kutter), 10,00 € (Frachter) bzw. 8,00 € (Flotte). Buchen musst du nichts – einladen bzw. freischalten genügt, die Kosten kommen automatisch mit der nächsten Abo-Rechnung.

• Gezählt werden die aktiven Benutzer am Abrechnungstag, jeweils für den ganzen kommenden Monat im Voraus – nicht anteilig. Wer am Abrechnungstag gesperrt ist, kostet für diesen Monat nichts.
• Nicht gezählt werden gesperrte Benutzer, offene Einladungen (sie zählen erst, wenn sie angenommen sind) und der Support-Zugriff von allverto.
• Jede Person zählt einmal, auch wenn ihr in allverto mehrere Firmen führt. Benutzer, die per Single Sign-on automatisch angelegt werden, zählen wie eingeladene.
• In der Testphase wird nichts berechnet; gezählt wird erst am ersten Abrechnungstag.
• Der Vereinsrabatt gilt für die Grundgebühr, nicht für weitere Benutzer. Ist für eure Firma eine andere Zahl an Benutzern vereinbart, gilt diese.

Oben unter Benutzer steht immer, wie viele Benutzer aktiv sind und was die Benutzer über dem Paket kosten, mit Link zu Abo & Rechnungen. Ergibt eine Einladung oder Freischaltung mehr Benutzer als im Paket enthalten, zeigt der Dialog vorher einen gelben Hinweis mit dem Preis; der Knopf heißt dann Kostenpflichtig einladen bzw. Kostenpflichtig freischalten.

#Die Standardrollen

Wer nur die Rolle Lagermitarbeiter hat, landet nach der Anmeldung direkt in der Lager-App. Fehlt einer Rolle das Recht Kasse bedienen (verkaufen, Bargeld ein-/auszahlen, Bons ansehen) bzw. Mobile Lager-App nutzen (Scanner, Handy, Tablet), erscheinen die Symbole für Kasse und Lager-App oben in der Kopfleiste nicht. Ebenso fehlt ohne Aufträge anlegen der Befehl Neuer Auftrag in der Suche (Strg+K), und die Suche nach Aufträgen, Belegen, Kunden und Artikeln durchsucht nur Bereiche, die die Rolle ansehen darf.

In Rollen & Rechte stehen die Rollen nach Bereichen: Verwaltung, Verkauf & Kasse, Einkauf, Lager & Versand, Produktion, Kundenbetreuung (CRM), Zeiterfassung und Eigene Rollen. Standardrollen eines Zusatzmoduls (Kasse, Produktion, CRM, Zeiterfassung) erscheinen nur, wenn das Modul gebucht ist. Hat eine solche Rolle noch Personen, bleibt sie sichtbar und trägt das Abzeichen Modul nicht gebucht.

#Eigene Rollen

1. Öffne Zahnrad → Rollen & Rechte.
2. Klick auf Neue Rolle – oder Rechtsklick auf eine vorhandene Rolle → Duplizieren, um von ihr auszugehen.
3. Vergib Name und Beschreibung, z. B. „Packplatz“ oder „Aushilfe“, und wähle den Bereich, unter dem die Rolle in der Übersicht stehen soll (z. B. Lager & Versand). Ohne Bereich steht sie unter Eigene Rollen.
4. Setze die Häkchen bei den Rechten. Rechte sind nach Bereichen gruppiert; ein Häkchen an der Gruppe wählt alle Rechte darin. Die Bereiche stehen in der Reihenfolge des Hauptmenüs, lassen sich auf- und zuklappen und über das Suchfeld durchsuchen. Rechte eines nicht gebuchten Zusatzmoduls (z. B. Kasse oder CRM) blendet der Rollen-Editor aus – außer die Rolle hat dort schon Rechte; gebuchte Zusatzmodule tragen das Abzeichen Zusatzmodul.
5. Speichern. Die Rolle steht danach beim Einladen und unter Rollen bearbeiten … zur Auswahl.

Standardrollen kannst du anpassen, aber nicht löschen. Eigene Rollen lassen sich nur löschen, wenn ihnen niemand mehr zugeordnet ist. Die Rolle Inhaber ist geschützt.

Im Bereich steht eine eigene Rolle nach den Standardrollen und trägt das Abzeichen Eigene Rolle. Bereiche eines Zusatzmoduls (Produktion, Kundenbetreuung (CRM), Zeiterfassung) stehen nur zur Wahl, wenn das Modul gebucht ist; endet das Modul, steht die Rolle wieder unter Eigene Rollen – Personen behalten sie.

#Rechte im Einzelnen

Wie in den Benutzerrechten von JTL-Wawi sind Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Stornieren und Buchen jeweils eigene Rechte. So kann der Vertrieb Aufträge anlegen und bearbeiten, ohne sie löschen zu dürfen, und die Buchhaltung bucht Eingangsrechnungen, die der Einkauf erfasst hat. In Verkauf und Einkauf sind die Rechte nach Abschnitten sortiert; jeder Abschnitt hat ein eigenes Häkchen für alle seine Rechte.

Fehlt ein Recht, bleibt der Knopf oder Menüpunkt sichtbar, ist aber ausgegraut. Ein Klick darauf sagt, welches Recht fehlt.

Ohne Preise und Rabatte in Aufträgen ändern übernehmen neue Positionen den Artikelpreis; vorhandene Preise bleiben, wie sie sind. Ohne Einkaufspreise anzeigen sind Einkaufspreis, Durchschnitts-EK und Marge im Artikel ausgeblendet. Aufträge löschen geht, solange es zum Auftrag keine Rechnung, Gutschrift, Zahlung oder Retoure gibt; gibt es schon einen Lieferschein, nur zusammen mit dem Lieferschein (siehe Aufträge löschen). Sonst storniere den Auftrag.