Mehrere Firmen im Mandanten
Mehrere rechtliche Einheiten in einem allverto-Konto führen – mit eigenen Absenderdaten, Bankverbindung, Briefkopf und Belegnummern, aber gemeinsamen Artikeln, Lagern und Kunden.
Mit Firmen führst du mehrere rechtliche Einheiten oder Außenauftritte in einem Mandanten (deinem allverto-Konto) – so wie die Firmen in JTL-Wawi. Alle Firmen teilen sich Artikel, Lager, Kunden und Benutzer. Jede Firma hat aber eigene Absenderdaten, eine eigene Bankverbindung, ein eigenes Logo, einen eigenen E-Mail-Absender und auf Wunsch eigene Belegnummern.
Mandant oder Firma?
| Begriff | Was es ist | Wo du es findest |
|---|---|---|
| Mandant | Ein eigenes allverto-Konto: eigene Artikel, Lager, Kunden, Benutzer und eigenes Abo | Kopfleiste oben: Menü Mandant mit dem Namen des Mandanten – dort wechselst du zwischen deinen Mandanten und findest Mandant hinzufügen |
| Firma | Rechtliche Einheit im Mandanten, z. B. „Bergröster GmbH“ und „Bergröster Handels UG“ | Zahnrad → Firmen |
Brauchst du getrennte Artikel und Lager, lege einen weiteren Mandanten an. Teilen sich die Firmen Ware und Kunden und unterscheiden sich nur auf den Belegen und in der Buchhaltung, lege eine weitere Firma an.
Bevor du anfängst
- Firmen anlegen und bearbeiten darf, wer das Recht „Firmendaten bearbeiten“ hat – standardmäßig nur die Inhaberin bzw. der Inhaber (die Rolle Administration hat es nicht). Mit „Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ansehen“ siehst du die Firmen nur.
- Deine bisherigen Firmendaten sind automatisch die Standard-Firma. Alle vorhandenen Aufträge und Belege gehören ihr.
- Wie viele Firmen ein Mandant haben kann, hängt vom Paket ab (Jolle und Kutter 1, Frachter 3, Flotte unbegrenzt). Oben auf der Seite Firmen steht der Mandant mit „… von … genutzt“; ist die Grenze erreicht, nennt Firma anlegen den Weg zum Paketwechsel. Den Namen des Mandanten änderst du dort mit Mandanten umbenennen.
Schritt für Schritt: zweite Firma anlegen
- Klick auf das Zahnrad oben rechts und öffne Firmen.
- Klick auf Firma anlegen.
- Reiter Stammdaten: Name in Listen, Kürzel (1–6 Zeichen, z. B. HU), Firmenname mit Rechtsform, Anschrift und Kontakt.
- Reiter Steuer & Register: USt-IdNr. oder Steuernummer, Schalter Kleinunternehmer, Register, Geschäftsführung, optional Gläubiger-ID, EORI-Nummer, weitere USt-IdNr. in anderen Ländern und eigene DATEV-Nummern (Beraternummer, Mandantennummer bei DATEV).
- Reiter Bank: Hauptbankverbindung (steht auf Rechnungen und in der E-Rechnung), optional weitere Konten, Einzugskonto für SEPA-Lastschriften, Zahlungsziel und Gültigkeit von Angeboten.
- Reiter Briefkopf & Logo: Zusatzzeile im Briefkopf, Schlusstext und E-Mail-Versand von Belegen (Absendername und Antwortadresse). Reiter E-Rechnung: Format der E-Rechnung dieser Firma.
- Firma anlegen. Danach kannst du im Reiter Briefkopf & Logo das Logo hochladen, und der Reiter Nummernkreise erscheint.
Welche Firma bekommt ein Auftrag?
- Verkaufskanal: Auf der Seite Firmen im Abschnitt Verkaufskanäle → Firma ordnest du jedem Shop oder Marktplatz eine Firma zu. Neue Aufträge dieses Kanals gehören dann dieser Firma.
- Sonst gilt die Standard-Firma.
- Im Auftragsfenster siehst du unter Vorgangsdaten → Referenzen das Feld Firma und kannst sie dort ändern.
- In der Auftragsliste markierst du mehrere Aufträge und wählst in der Auswahlleiste Firma zuweisen… (nur sichtbar, wenn es mehrere Firmen gibt).
Was auf den Belegen landet
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Stornos nehmen alles von der Firma des Belegs: Absender, Logo und Briefkopf, Fußzeile mit Register und Bankverbindung, die Angaben in der XRechnung/ZUGFeRD und beim Versand per E-Mail den Absendernamen und die Antwortadresse. Gutschriften und Stornos gehören immer der Firma der ursprünglichen Rechnung. Auch Mahnungen kommen von der Firma der Rechnung.
Eigene Rechnungsnummern je Firma
Standardmäßig zählen alle Firmen gemeinsam (Zahnrad → Nummernkreise). Für getrennte Buchhaltungen öffnest du die Firma, Reiter Nummernkreise, und schaltest Eigene Belegnummern für diese Firma ein. Dann bekommt die Firma eigene, lückenlose Kreise mit ihrem Kürzel, z. B. HU-RE-2026-00001. Präfix, Stellen und nächste Nummer passt du je Belegart an. Für Rechnungen, Gutschriften und Stornos darf die nächste Nummer nur steigen.
Auswertungen und Buchhaltung je Firma
- Aufträge und Belege: Spalte Firma und Filter Firma (Filter oder Rechtsklick auf die Spalte).
- Finanzen → DATEV-Export: Wähle die Firma – der Buchungsstapel enthält nur ihre Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen, mit ihrer Berater- und Mandantennummer (falls bei der Firma hinterlegt).
- OSS-Auswertung und Offene Posten lassen sich ebenfalls nach Firma filtern. Siehe OSS-Auswertung.
Standard-Firma und Archivieren
- Rechtsklick auf eine Firma → Als Standard-Firma festlegen. Die Standard-Firma gilt für Kanäle ohne eigene Firma und für Belege ohne Auftrag. Bestehende Aufträge und Belege behalten ihre Firma.
- Archivieren … (Rechtsklick, nur mit dem Recht „Firmendaten bearbeiten“) öffnet einen Dialog, der alles zeigt, was dem Archivieren im Weg steht – mit Nummer, Kunde und Betrag; ein Klick auf die Nummer öffnet den Vorgang:
- Standard-Firma: Wähle im Dialog, welche aktive Firma neue Standard-Firma wird.
- Offene Aufträge und offene Angebote: Mit An … übergeben gehen sie an die Firma unter Übergeben an. Auftrags- und Angebotsnummern bleiben; Absender, Logo, Druckvorlage und die Nummern der nächsten Belege kommen danach von der neuen Firma. In der Auftragshistorie steht „Firma geändert … (wegen Archivierung von …)“. Für Aufträge brauchst du zusätzlich das Recht „Aufträge bearbeiten“, für Angebote „Angebote bearbeiten“ – sonst fehlt die Option.
- Nicht übergeben werden Aufträge mit Rechnung, Lieferschein, Teillieferung oder Versandetikett und Aufträge in Kommissionierung oder beim Packen; Angebote aus einem Umzug und Angebote, bei denen sich mit der neuen Firma der Steuerfall ändert (z. B. Kleinunternehmer). Der Dialog nennt bei jedem den Grund – bitte erst abschließen.
- Offene Rechnungen bleiben immer bei ihrer Firma (GoBD). Buche den Zahlungseingang oder erstelle eine Gutschrift; Offene Rechnungen dieser Firma zeigen öffnet die gefilterte Rechnungsliste.
- Verkaufskanäle: Kanäle an … übergeben ordnet sie der neuen Firma zu.
- Übergeben und archivieren erledigt alles in einem Schritt – klappt ein Teil nicht, bleibt alles beim Alten. Solange noch etwas offen ist, bleibt der Knopf aus und der Dialog zeigt unten, was fehlt. Archivierte Firmen lassen sich nicht mehr zuweisen; ihre Belege bleiben erhalten. Wiederherstellen holt sie zurück.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Firma einen eigenen Shop? Nein. Du kannst auch Aufträge eines Kanals einzeln einer anderen Firma zuweisen.
Gibt es je Firma eigene Lager oder Artikel? Nein – dafür ist ein eigener Mandant da.
Was passiert mit Eingangsrechnungen im DATEV-Export einer Firma? Eingangsrechnungen und Lieferantenzahlungen gehören derzeit zur Standard-Firma und erscheinen nur in deren Export.