Nummernkreise
Präfix, Suffix, Stellen und nächste Nummer für Aufträge, Rechnungen, Kunden, Debitoren und weitere Belege einstellen.
Jeder Auftrag, jede Rechnung, jeder Kunde und viele weitere Belege bekommen ihre Nummer aus einem Nummernkreis. Du bestimmst, wie die Nummern aussehen – z. B. RE-2026-00001 oder AU-10001.
Bevor du anfängst
Ändern dürfen Rollen mit dem Recht „Nummernkreise verwalten“ (in der Regel Inhaber und Administration). Ohne das Recht siehst du die Seite nicht.
Die Nummernkreise
Die Liste unter Zahnrad → Nummernkreise (Gruppe Allgemein) ist nach Bereichen gruppiert:
| Bereich | Nummernkreise |
|---|---|
| Verkauf | Aufträge, Kunden, Debitoren, Abonnements, Retouren |
| Belege | Angebote, Auftragsbestätigungen (nicht mehr verwendet – die Auftragsbestätigung trägt die Auftragsnummer), Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen |
| Einkauf | Lieferanten, Bestellungen, Wareneingänge, Preisanfragen, Lieferantenretouren |
| Lager | Picklisten, Inventuren, Umlageraufträge, Auslagerungen, Speditionssendungen |
| Kasse | Kassenbons |
| Produktion | Fertigungsaufträge |
| Finanzen | Mahnungen, Eingangsrechnungen (interne Nummer ER-…), SEPA-Mandatsreferenzen, Sammellastschriften, Zahlungsläufe |
Die Spalten zeigen Präfix, Suffix, Stellen, Neubeginn, Nächste Nummer und die Vorschau – die nächste Nummer, so wie sie vergeben wird. Rechtsklick → Nächste Nummer kopieren kopiert die Vorschau.
Schritt für Schritt: Nummernkreis ändern
- Öffne Zahnrad → Nummernkreise.
- Doppelklick auf die Zeile (oder Rechtsklick → Bearbeiten…, oder Enter).
- Passe an:
- Präfix und Suffix – Text vor bzw. nach der Zahl. Mit den Knöpfen darunter fügst du Platzhalter ein:
{YYYY}(Jahr, vierstellig),{YY}(Jahr, zweistellig),{MM}(Monat). - Stellen (mit Nullen auffüllen) – z. B. 5 ergibt
00042; 0 = ohne führende Nullen. - Nächste Nummer – die nächste Zahl, die vergeben wird.
- Neubeginn – Fortlaufend zählt immer weiter, Jährlich neu beginnt jedes Jahr bei 1 und braucht dafür
{YYYY}oder{YY}im Präfix oder Suffix.
- Präfix und Suffix – Text vor bzw. nach der Zahl. Mit den Knöpfen darunter fügst du Platzhalter ein:
- Prüfe die Vorschau der nächsten Nummern im Dialog und speichere.
Regeln für Rechnungen (GoBD)
Bei Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, Kassenbons, Mahnungen und Eingangsrechnungen darfst du die nächste Nummer nur erhöhen, nie verringern – damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Das Feld zeigt dazu den Hinweis „Nur erhöhen – mindestens …“. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.
Für alle Kreise prüft allverto beim Speichern außerdem, ob die nächste Nummer schon vergeben ist, und sucht die höchste schon vergebene Nummer mit demselben Präfix und Suffix: Die nächste Nummer muss darüber liegen, sonst lehnt allverto die Änderung mit dieser Nummer ab. Setzt du z. B. die Aufträge von 10500 auf 10100 zurück, würden sonst die folgenden Nummern mit bestehenden Aufträgen zusammenstoßen – auch wenn 10100 selbst gerade frei ist.
Debitorennummern
Der Kreis Debitoren vergibt beim Anlegen eines Kunden automatisch eine Debitorennummer für die Buchhaltung (z. B. für den DATEV-Export). Er beginnt hinter der höchsten vorhandenen Debitorennummer. Brauchst du keine automatischen Debitorennummern, schalte im Dialog den Schalter Automatisch vergeben aus – dann bleibt das Feld leer und wird von Hand gepflegt.
Genauso lässt sich der Kreis SEPA-Mandatsreferenzen abschalten: Die Referenz trägst du dann beim Anlegen eines SEPA-Mandats selbst ein. Mahnungen, Eingangsrechnungen, Sammellastschriften und Zahlungsläufe ziehen ihre Nummer immer aus ihrem Kreis – stell Präfix und nächste Nummer z. B. so ein, dass du die Nummern aus JTL-Wawi fortführst.
Eigene Nummern je Firma
Führst du mehrere Firmen im Mandanten, zählen alle Firmen standardmäßig gemeinsam in diesen Kreisen. Eigene, lückenlose Belegnummern für eine Firma schaltest du in der Firma ein: Zahnrad → Firmen → Firma öffnen → Reiter Nummernkreise → Eigene Belegnummern für diese Firma.