Import/Export (CSV und Excel)

Mit Import/Export liest du Daten aus CSV- oder Excel-Dateien ein und gibst Daten frei zusammengestellt als CSV aus. Aufbau und Begriffe kennst du aus der JTL-Ameise: links der Bereichsbaum, rechts Datei, Zuordnung, Standardwerte und Einstellungen, unten Probelauf und Import starten.

#So öffnest du Import und Export

• Zahnrad → Import/Export – oben rechts die Knöpfe Import … und Export …. Die Seite selbst zeigt das Protokoll aller Läufe und den automatischen Lieferantenbestand.
• Im Bereich Artikel über das Menü: Daten importieren …, Daten exportieren … und Import/Export-Protokoll.
• In Listen (z. B. Artikel) über Mehr → Importieren … bzw. Exportieren … – der passende Bereich ist dann vorgewählt.
• Über die Schnellsuche Strg+K: „Daten importieren …“ oder „Daten exportieren …“.

Import und Export öffnen sich jeweils als eigenes Fenster („Daten importieren“ bzw. „Daten exportieren“).

#Bevor du anfängst

Zusätzlich braucht jeder Bereich sein Fachrecht – z. B. „Artikel bearbeiten“ für Artikel oder „Inventur durchführen“ für Bestände. Exportiert wird nur, was die Rolle auch ansehen darf. Bereiche ohne Recht sind im Baum mit Schloss ausgegraut.

#Bereiche

Ausgegraute Einträge mit „folgt“ (z. B. Merkmale, Bilder, Marktplätze) sind geplant.

Versanddaten sind für Sendungen, die außerhalb von allverto entstehen – mit Fremdsoftware oder über eine Spedition ohne Schnittstelle. Je Zeile: Auftragsnummer (oder Externe Auftragsreferenz), Paketdienst (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post, DHL Express, FedEx oder Spedition), Sendungsnummer, optional Versanddatum, Gewicht (kg), Versandprodukt und Als versendet buchen (ja/nein). Ohne Angabe bucht allverto den Auftrag als versendet: Der Bestand wird abgebucht, und Shop bzw. Marktplatz erhalten die Sendungsnummer. Schon hinterlegte Sendungsnummern werden übersprungen. Dafür brauchst du zusätzlich Aufträge bearbeiten und Versandlabels erstellen.

Variationen: Je Zeile Vater-Artikelnummer, Kind-Artikelnummer, Variation und Variationswert (z. B. Größe = 500 g), optional Aufpreis brutto. Zeilen mit demselben Vater und Kind bilden einen Kindartikel. Der Vaterartikel muss es schon geben; ist er noch ein Einzelartikel, macht allverto ihn zum Vaterartikel (wie „Zum Vaterartikel machen“ – also nur ohne Bestand). Fehlende Variationen, Werte und Kindartikel werden angelegt, ein vorhandener Einzelartikel wird als Kind zugeordnet. Jeder Kindartikel braucht einen Wert für jede Variation des Vaters, und jede Kombination gibt es nur einmal. Ein Aufpreis gilt für den Wert bei allen Kindartikeln. Zeilen ohne Kind-Artikelnummer legen nur Variationen und Werte am Vater an.

Stücklisten: Je Zeile Stückliste (Artikelnummer), Komponente (Artikelnummer) und Menge. Alle Zeilen einer Stückliste ersetzen ihre bisherigen Komponenten – wie im Reiter „Stückliste“ des Artikels. Stücklisten lassen sich nicht verschachteln.

Lieferantenbestellungen: Je Zeile eine Position mit Bestellreferenz, Lieferant (oder fest im Reiter Lieferant), Artikelnummer, EAN/GTIN oder Lieferanten-Artikelnummer und Menge, optional EK netto, Liefertermin, Lager und Notiz. Ohne EK gilt der EK des Lieferantenartikels mit EK-Staffel. allverto legt die Bestellung als Entwurf an; eine Bestellreferenz, die es beim Lieferanten schon gibt, wird übersprungen. Dafür brauchst du das Recht Bestellungen anlegen.

#Schritt für Schritt: Importieren

1. Öffne Daten importieren … und wähle links den Bereich, z. B. Preise.
2. Importdatei: Ziehe die Datei in das Feld oder wähle sie aus – CSV, TXT oder Excel (.xlsx), höchstens 50 MB. allverto erkennt Format und Spalten selbst und zeigt eine Vorschau. Bei Bedarf stellst du um:
   • CSV: Trennzeichen, Kodierung, Quote-Zeichen, Escape-Zeichen,
   • Excel: Tabellenblatt,
   • immer: Dezimaltrennzeichen, Kopfzeile in Zeile bzw. Daten ab Zeile und der Schalter Kopfzeile vorhanden.
3. Datenbankfelder zuordnen: Wähle je Feld die Spalte in Importdatei. Passende Spaltennamen ordnet allverto schon vor; Automatisch wiederholt den Vorschlag. Felder mit Pflicht müssen belegt sein, das Feld mit Abgleich identifiziert vorhandene Datensätze. Fehlt etwas, ist die Zeile rot markiert.
4. Standardwerte (nur für neue Datensätze): Werte für Felder, die nicht in der Datei stehen oder dort leer sind, z. B. Steuerklasse oder Hersteller. Weitere Felder über Feld hinzufügen ….
5. Einstellungen → Importoptionen:
   • Schalter Neue Datensätze importieren und Vorhandene aktualisieren,
   • Identifizieren anhand – das Abgleichsfeld,
   • Schalter Nur aktualisieren, wenn sich Inhalte ändern,
   • Schalter Leere Zellen ignorieren (Feld bleibt unverändert),
   • bei Artikeln, Preisen und Herstellern: Schalter Fehlende Hersteller, Warengruppen, verantwortliche Personen und Kategorien automatisch anlegen.
6. Klicke auf Probelauf. Jede Zeile wird geprüft, gespeichert wird nichts. Du siehst, wie viele Datensätze angelegt bzw. geändert würden, übersprungen werden und welche Zeilen Fehler haben.
7. Passt alles, klicke auf Import starten und bestätige.

Der Import läuft im Hintergrund. Mit Im Hintergrund weiterlaufen lassen schließt du das Fortschritts-Popup und arbeitest weiter; ein laufender Import lässt sich dort auch abbrechen.

#Besondere Einstellungen je Bereich

Bestände werden wie jede andere Lagerbuchung im Lagerjournal festgehalten. Für die Inventur-Buchung braucht die Rolle „Inventur durchführen“, für Korrekturen „Lagerbuchungen durchführen“.

#Vorlagen

Mit Vorlage speichern sicherst du Format, Spaltenzuordnung und Optionen als Importvorlage (beim Export: Felder, Reihenfolge, Filter und Format als Exportvorlage). Beim nächsten Mal wählst du sie oben bei Datenbankfelder zuordnen bzw. unter Exportvorlage aus – ideal für die monatliche Preisliste eines Lieferanten.

Über Dokumentation unten im Fenster siehst du alle Felder des Bereichs mit Erklärung.

#Schritt für Schritt: Exportieren

1. Öffne Daten exportieren … und wähle links den Bereich.
2. Exportdatei: Trennzeichen, Kodierung, Quote-Zeichen, Escape-Zeichen und Schalter Kopfzeile enthalten.
3. Trennzeichen für Zahlen: Dezimaltrenner, Tausendertrenner und Nachkommastellen.
4. Exportvorlage wählen (optional). Bei Artikeln legst du mit Lieferantenregel (EK und Lieferant) fest, welcher Lieferant ausgegeben wird (Standard: bevorzugter Lieferant).
5. Exportfilter: Mit Bedingung hinzufügen grenzt du ein (z. B. Feld „enthält“, „ist“, „größer als“, „ist leer“). Bei Kunden kannst du eine Filtervorlage der Kundenliste nutzen; wo vorhanden, gibt es den Schalter Auch inaktive exportieren.
6. Datenbankfelder zuordnen: Links per Doppelklick Felder übernehmen. Rechts unter Diese Felder werden exportiert sortierst du mit Nach oben / Nach unten, fügst eine leere Freispalte ein, entfernst Felder mit Löschen oder Alle abwählen und änderst den Name der Kopfzeile.
7. Klicke auf Export starten. Der Export läuft im Hintergrund; der Download startet, sobald er fertig ist.

#Protokoll

Unter Zahnrad → Import/Export, Reiter Protokoll, steht jeder Lauf mit Zeitpunkt, Art (Probelauf, Import, Export), Bereich, Status (Wartet, Läuft, Fertig, Fehlgeschlagen, Abgebrochen), Datei, Zeilen, Angelegt, Geändert, Übersprungen, Fehler und Von (Person oder „Automatisch: …“).

Rechtsklick auf einen Lauf: Details, Protokoll herunterladen (Import) bzw. Datei herunterladen (Export) und Abbrechen bei laufenden Vorgängen. Dateien stehen 30 Tage zum Download bereit.

Das Protokoll zeigt nur Läufe der Bereiche, die deine Rolle auch importieren bzw. exportieren darf – z. B. Kundenimporte nur mit den Kundenrechten. Für diese Läufe kannst du Details ansehen und das Ergebnisprotokoll bzw. die Exportdatei laden. Abbrechen erscheint bei deinen eigenen Läufen und bei automatischen Abrufen; Läufe von Kollegen bricht nur ab, wer zusätzlich das Recht Umzug von JTL-Wawi durchführen (Daten übernehmen) hat.

#Lieferantenbestand automatisch abrufen

Viele Lieferanten stellen ihren Bestand als CSV- oder Excel-Datei bereit. allverto holt sie nach Zeitplan ab und liest sie mit einer gespeicherten Importvorlage ein. Der Bestand steht danach am Lieferantenartikel und im Export.

1. Importiere einmal eine Beispieldatei des Lieferanten im Bereich Lieferantenbestand und speichere die Zuordnung mit Vorlage speichern.
2. Öffne Zahnrad → Import/Export, Reiter Lieferantenbestand automatisch, und klicke auf Neuer Abruf.
3. Fülle aus: Lieferant, Name, Quelle (Internetadresse (https), FTP oder FTPS (FTP mit TLS)), Zeitplan (stündlich bis täglich), je nach Quelle Adresse der Datei bzw. Server, Port und Pfad zur Datei, dazu Benutzer und Passwort, und die Importvorlage (Lieferantenbestand).
4. Lass den Schalter Aktiv (nach Zeitplan abrufen) an und speichere.

Die Liste zeigt Letzter Abruf, Nächster Abruf und das Ergebnis. Per Rechtsklick: Bearbeiten, Jetzt abrufen und Löschen. Jeder Abruf erscheint auch im Protokoll.

#Häufige Fragen

#Umlaute werden falsch angezeigt.

Stelle unter Kodierung von „Automatisch“ auf Windows (ANSI, Windows-1252) bzw. UTF-8 um. Dateien aus älteren Excel-Versionen sind meist Windows-1252.

#Preise kommen mal 100 an.

Das Dezimaltrennzeichen passt nicht zur Datei. Wähle Komma (1.234,56) oder Punkt (1,234.56) passend zu deiner Datei und mache einen neuen Probelauf.

#Warum kann ich bei Preisen keine neuen Artikel anlegen?

Der Bereich Preise ändert nur vorhandene Artikel. Neue Artikel legst du über Artikelstammdaten an – dort kannst du VK und weitere Felder gleich mitgeben.