E-Mail-Versand einrichten

Rechnungen, Mahnungen, Bestellungen und Nachrichten verschickt allverto am liebsten über dein eigenes Postfach – dann kommen die E-Mails von deiner Adresse, landen seltener im Spam und Antworten gehen direkt an dich. Das richtest du unter Zahnrad → E-Mail-Versand ein.

#Bevor du anfängst

Du brauchst das Recht „E-Mail-Versand einrichten (SMTP, Microsoft 365, Zuordnung je Zweck, Versandprotokoll)“. Es ist nur für Inhaber und Administration gedacht, weil hier Zugangsdaten hinterlegt werden.

Oben auf der Seite steht, worüber Firmen-Mails gerade rausgehen – über dein Standard-Konto oder, solange noch keins eingerichtet ist, über den Mailserver von allverto mit dem Absendernamen und der Antwortadresse deiner Firma.

Die Seite hat vier Reiter: Konten, Verwendung je Firma, Gesendete E-Mails und Aussehen.

#Schritt für Schritt: Postfach per SMTP verbinden

SMTP funktioniert mit fast jedem Postfach: IONOS, Strato, web.de, GMX, eigener Server oder Microsoft 365 mit SMTP AUTH.

1. Öffne Zahnrad → E-Mail-Versand, Reiter Konten, und klicke auf Konto hinzufügen.
2. Wähle SMTP.
3. Wähle unter Anbieter eine Vorlage (z. B. IONOS, Strato, Gmail / Google Workspace, web.de, GMX, Microsoft 365 (SMTP) oder Eigener Server). Sie füllt Server, Port und Verschlüsselung vor.
4. Fülle aus:
   • Name in allverto – z. B. „Buchhaltung“.
   • Absendername – leer = Name der Firma.
   • Absenderadresse – z. B. rechnung@meine-firma.de.
   • Antwort an – leer = Absenderadresse.
   • SMTP-Server, Port, Verschlüsselung (SSL/TLS, STARTTLS oder Keine (unverschlüsselt)).
   • Benutzername (meist die E-Mail-Adresse) und Passwort.
   • Signatur – wird unter jede E-Mail dieses Kontos gesetzt (nur Text).
   • Schalter Standard-Konto (für alle Zwecke ohne eigene Zuordnung).
5. Klicke auf Verbindung testen und danach auf Speichern.

Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Beim Bearbeiten lässt du das Feld leer, um es zu behalten.

#Schritt für Schritt: Microsoft 365 verbinden

Hier gibst du kein Passwort ein. allverto bekommt bei Microsoft nur das Recht, E-Mails zu senden; der Versand läuft über Microsoft Graph und funktioniert auch mit freigegebenen Postfächern.

1. Konto hinzufügen → Microsoft 365.
2. Fülle Name in allverto, Absendername, Antwort an und Signatur aus. Die Absenderadresse kommt aus der Anmeldung.
3. Optional:
   • Senden als (freigegebenes Postfach) – z. B. rechnung@…. Das angemeldete Konto braucht dafür die Berechtigung „Senden als“.
   • Microsoft-Tenant – Tenant-ID oder Domain, sonst automatisch.
   • Schalter Große Anhänge (über 3 MB) erlauben – Microsoft nimmt beim direkten Versand höchstens 3 MB Anhänge an. Mit dem Schalter darf allverto für größere Mails einen Entwurf anlegen (bis 150 MB).
4. Klicke auf Speichern und mit Microsoft anmelden und melde dich bei Microsoft an. Danach landest du wieder in allverto.

Nach dem Ändern des Tenants ist eine neue Anmeldung nötig (Speichern und neu anmelden). Steht in der Liste der Status Anmeldung fehlt, wähle per Rechtsklick Mit Microsoft anmelden.

#Konten verwalten

Die Liste zeigt je Konto Name (mit „Standard“), Art, Absender, Status (Aktiv, Anmeldung fehlt oder Fehler mit Meldung), Zuletzt erfolgreich, Firmen, Verwendet für und Gesendet 30 Tage. Per Doppelklick bearbeitest du ein Konto, per Rechtsklick gibt es:

• Verbindung testen – prüft die Zugangsdaten, ohne etwas zu senden.
• Testmail senden – an eine Adresse deiner Wahl.
• Mit Microsoft anmelden (nur bei Microsoft 365).
• Als Standard festlegen.
• Bearbeiten und Löschen. Beim Löschen werden die Zugangsdaten entfernt; Zwecke mit diesem Konto nutzen danach das Standard-Konto. Das Versandprotokoll bleibt.

#Verwendung je Firma

Im Reiter Verwendung je Firma legst du fest, welches Konto was verschickt:

1. Wähle unter Zuordnung für Firma zuerst Alle Firmen (Vorgabe).
2. Wähle je Zweck das Konto – ohne Auswahl sendet das Standard-Konto.
3. Trage bei Bedarf BCC-Kopie an (z. B. die Buchhaltung) und Antwort an ein. „Antwort an“ ersetzt die Antwortadresse für diesen Zweck.
4. Klicke auf Speichern.

Hast du mehrere Firmen, wählst du unter Zuordnung für Firma eine einzelne Firma und hinterlegst eigene Konten nur für sie. Leere Zeilen nutzen dann die Vorgabe „Alle Firmen“.

#Gesendete E-Mails

Der Reiter Gesendete E-Mails ist das Versandprotokoll – ohne Inhalt und Anhänge. Spalten: Zeitpunkt, Status, Empfänger, Betreff, Zweck, Konto, Bezug (z. B. Beleg, Mahnung, Bestellung) und Fehler. Filtern kannst du nach Zeitraum (Heute bis Alle), Status, Zweck und Konto.

Über Aufbewahren stellst du ein, wie lange Einträge bleiben (90 Tage bis 10 Jahre, Standard 12 Monate). Ältere Einträge löscht allverto täglich.

#Aussehen der E-Mails

Im Reiter Aussehen legst du fest, wie die E-Mails deiner Firma an Kunden, Lieferanten und Speditionen aussehen – Abholaufträge, Bestellungen, Dropshipping-Bestellungen, Kassenbons, Belege, Mahnungen und Nachrichten an Lieferanten.

• Modern (mit Logo) (Standard) – oben dein Logo aus den Firmendaten (ohne Logo der Firmenname), Knöpfe und Links in der Farbe deiner Standard-Druckvorlage „Rechnung“ (sonst allverto-Blau), wichtige Angaben wie Abholdatum, Packstücke oder Liefertermin als übersichtliche Tabelle und unten die Pflichtangaben: Firmenname, Anschrift, Registergericht und -nummer, USt-IdNr., Geschäftsführung, E-Mail, Telefon und Website. Bei mehreren Firmen stehen die Daten der Firma des Belegs bzw. Auftrags da. Eine Text-Fassung geht immer mit.
• Nur Text – schlichte Textmails ohne Logo und Rahmen, wie bisher.
• Schalter „Gesendet mit allverto“ anzeigen – kleine Zeile unter den Firmendaten, standardmäßig aus. Sonst tragen die E-Mails nur deine Marke.

Rechts siehst du eine Vorschau mit Beispieldaten. Fehlen Pflichtangaben in den Firmendaten, weist ein Hinweis darauf hin.

Die Sprache richtet sich nach dem Kunden bzw. Lieferanten. Die Signatur des E-Mail-Kontos steht im Rahmen unter dem Text.

#Häufige Fragen

#Meine Rechnungen kommen beim Kunden im Spam an.

Verbinde ein eigenes Postfach und lege es als Standard-Konto oder für Belege fest. Mails von deiner eigenen Domain werden von Spamfiltern deutlich besser eingestuft.

#Der Status zeigt „Fehler“.

Halte die Maus über die Meldung in der Spalte Status – dort steht der vollständige Grund (z. B. falsches Passwort). Korrigiere die Zugangsdaten und klicke auf Verbindung testen.

#Wo lege ich Betreff und Text der E-Mails fest?

In den E-Mail-Vorlagen.