Firmendaten, Logo und E-Rechnung

Die Firmendaten stehen als Absender auf jeder Rechnung, Gutschrift, jedem Angebot und Lieferschein – und in der E-Rechnung. Ohne vollständige Pflichtangaben stellt allverto keine Rechnungen aus.

#Bevor du anfängst

Ändern darf die Firmendaten, wer das Recht „Firmendaten bearbeiten“ hat – standardmäßig nur die Inhaberin bzw. der Inhaber (die Rolle Administration hat dieses Recht nicht). Rollen mit „Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ansehen“ sehen die Firmen nur (Rechtsklick → Ansehen).

#Schritt für Schritt: Firmendaten eintragen

1. Klick auf das Zahnrad oben rechts und öffne Firmen (Gruppe Allgemein).
2. Doppelklick auf deine Standard-Firma (Stern) – sie enthält die bisherigen Firmendaten. Mehrere Firmen im selben Mandanten erklärt Mehrere Firmen im Mandanten.
3. Reiter Stammdaten:
   • Name in Listen, Kürzel
   • Firmenname mit Rechtsform, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, optional Website (optional)
   • Ansprechpartner, Telefon, E-Mail für Rückfragen zu Belegen – für die E-Rechnung Pflicht
4. Reiter Steuer & Register:
   • USt-IdNr. oder Steuernummer – eins davon ist Pflicht
   • Schalter Kleinunternehmer – bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, stellt allverto Rechnungen dieser Firma ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis aus
   • optional Registergericht, Registernummer, Geschäftsführung, Gläubiger-ID (für Lastschrift) und EORI-Nummer (für Zollsendungen)
   • optional Weitere USt-IdNr. in anderen Ländern mit dem Schalter Auf Belegen in dieses Land verwenden
   • optional Beraternummer und Mandantennummer bei DATEV für den DATEV-Export dieser Firma
5. Reiter Bank: IBAN, optional BIC und Bank (bei deutscher IBAN füllt allverto beides vor), weitere Bankverbindungen, das Einzugskonto für SEPA-Lastschriften sowie Zahlungsziel und wie lange Angebote gültig sind.
6. Reiter Briefkopf & Logo: Logo (siehe unten), Zusatzzeile im Briefkopf (optional), Schlusstext auf Belegen (optional) und für den E-Mail-Versand von Belegen Absendername (optional) und Antwortadresse (optional). Über welches Postfach die Belege verschickt werden und mit welchem Text, steht unter E-Mail-Versand und E-Mail-Vorlagen.
7. Speichern. Fehlt noch etwas für Rechnungen, sagt allverto genau, was – die Liste zeigt je Firma in der Spalte Pflichtangaben „Vollständig“ oder „… fehlen“.

Die Fußzeile der Belege zeigt automatisch Anschrift, Register, Geschäftsführung, Steuernummern und Bankverbindung der Firma.

#Firmenlogo

Im Reiter Briefkopf & Logo der Firma lädst du mit Logo hochladen ein PNG oder JPG bis 512 KB hoch. Es erscheint oben rechts auf allen neu ausgestellten Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen dieser Firma. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert. Mit Anderes Logo hochladen ersetzt du es, mit dem Entfernen-Knopf löschst du es – neue Belege zeigen dann den Firmennamen. Bei einer neuen Firma lädst du das Logo nach dem Anlegen hoch.

#E-Rechnung

Im Reiter E-Rechnung wählst du das Format für neue Rechnungen, Gutschriften und Stornos dieser Firma: ZUGFeRD (PDF mit XML), XRechnung (XML separat), ZUGFeRD und XRechnung oder Keine E-Rechnung (nur Privatkunden). Bereits ausgestellte Belege bleiben unverändert (GoBD).

• Am Kunden lässt sich das Format abweichend wählen. Privatkunden erhalten ohne eigene Einstellung nur das PDF, öffentliche Auftraggeber immer eine XRechnung mit Leitweg-ID.
• Fehlen gesetzliche Pflichtangaben, lässt sich eine Rechnung nicht ausstellen. Fehlt nur etwas für die E-Rechnung (z. B. Ansprechpartner, Telefon, IBAN), fragt allverto nach und vermerkt die Bestätigung im Prüfbericht.

#Steuern, Währung und Belegnummern

• Steuersätze, Steuerklassen, die Besteuerung im Beleg, OSS und Lieferschwelle stehen unter Zahnrad → Steuern & Sprache – siehe Steuern & Sprache und OSS-Auswertung.
• Hauswährung ist Euro. Angebote, Aufträge und Rechnungen in Fremdwährung richtest du unter Währungen ein.
• Wie die Rechnungsnummern aussehen, legst du unter Nummernkreise fest; eigene Nummern je Firma im Reiter Nummernkreise der Firma.