Documents, couleurs des opérations et modes de paiement
Statuts des opérations, modèles de textes d'en-tête et de pied de page, couleurs des opérations et modes de paiement avec délai de paiement, escompte, expédition avant paiement, relances et frais pour les devis, commandes et factures.
L'apparence de vos devis, commandes et factures et les choix proposés par l'éditeur d'opérations se définissent dans les Paramètres des ventes : domaine Ventes → en bas à gauche Paramètres. À gauche, dans le groupe Documents et opérations, se trouvent les entrées Statuts et modèles de texte, Couleurs des opérations, Modes de paiement et Champs personnalisés.
Avant de commencer
Peuvent consulter les paramètres les rôles disposant de « Consulter les commandes » ou « Consulter devis, bons de livraison et factures ». Peuvent les modifier les rôles disposant du droit « Gérer les paramètres des documents (modes de paiement, statuts, modèles de texte, champs personnalisés) » – en général Propriétaire et Administration.
Statuts et modèles de texte
Statuts des opérations
Vos propres étapes de traitement pour les devis et commandes, par ex. « En attente de validation » ou « Question au client ». Avec Créer un statut, vous définissez le Nom, éventuellement une Couleur et S'applique à (Devis et commandes, Devis uniquement, Commandes uniquement) ; avec l'interrupteur Actif, vous masquez un statut. Vous choisissez le statut dans l'éditeur d'opérations sous Détails ; les automatisations peuvent le définir.
Modèles de texte
Textes d'en-tête et de pied de page pour les documents. Avec Créer un modèle, vous choisissez le Type de document (Tous les documents, Devis, Commande, Confirmation de commande, Bon de livraison, Facture, Avoir) et l'Emplacement (Texte d'en-tête ou Texte de pied de page), saisissez le Nom et le Texte et définissez avec l'interrupteur Par défaut si allverto l'insère automatiquement dans les nouvelles opérations de ce type de document. Dans l'éditeur d'opérations, vous choisissez sous Textes un autre modèle ou adaptez le texte.
Couleurs des opérations
Des marquages colorés avec un nom, par ex. « Express », « Grand compte » ou « À clarifier ». Les commandes et devis reçoivent la couleur comme couleur de ligne dans la liste ; vous la définissez par clic droit → Couleur ▸ ou dans l'éditeur d'opérations, ou automatiquement via une automatisation.
- Créer une couleur – Nom, couleur de la palette et éventuellement Description (facultative), par ex. « Emballer sans les prix ».
- Utiliser des exemples – crée quelques suggestions que vous pouvez adapter (uniquement tant qu'il n'existe encore aucune couleur).
- Modifiez l'ordre par glisser-déposer ou avec Alt+↑ / Alt+↓. Le clic droit propose Modifier…, Monter, Descendre et Archiver (les commandes existantes conservent leur couleur), et pour les couleurs archivées Restaurer.
Modes de paiement
Par défaut, il existe Paiement anticipé, Facture (par défaut), PayPal, Prélèvement, Espèces et Contre-remboursement. La liste affiche pour chaque mode de paiement le type et le délai de paiement ainsi que, dans des colonnes dédiées, si l'Expédition avant paiement est autorisée et si les Relances sont actives. Avec Créer un mode de paiement ou l'icône crayon de la ligne, vous modifiez (l'icône corbeille supprime – si le mode de paiement est encore utilisé, désactivez-le plutôt) :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Nom | C'est ainsi que le mode de paiement apparaît dans les sélections et sur le document |
| Type | Paiement anticipé, Facture, PayPal, Prélèvement, Espèces, Contre-remboursement, Paiement par carte ou Autre |
| Délai de paiement | Jours jusqu'à l'échéance de la facture (0 = payable immédiatement) |
| Escompte / Escompte jusqu'à | Pourcentage d'escompte et délai en jours |
| Livraison avant réception du paiement autorisée | Activé : les commandes non payées sont considérées comme livrables à l'expédition (par ex. facture, contre-remboursement, prélèvement). Désactivé : seulement après réception du paiement |
| Relances actives | Activé : les factures échues apparaissent dans la proposition de relance. Désactivé : elles restent dans les postes ouverts avec « Blocage des relances (mode de paiement) » |
| Sélectionnable dans « Paiements » | Désactivé : non sélectionnable lors de la saisie des paiements (il reste sélectionnable dans l'opération) |
| Acompte autorisé | Les paiements sur la commande avant la facture comptent comme acompte ; la facture les indique comme « déjà payé » |
| ID de transaction obligatoire / Remarque obligatoire | sans cette information, un paiement ne peut pas être ajouté |
| Compte comptable | Proposition lors de la saisie et contrepartie dans l'export DATEV ; vide = compte bancaire des paramètres financiers |
| Frais fixes / Frais en pourcentage | Frais de paiement par paiement, par ex. 0,35 € ou 2,49 % – voir Frais de paiement |
| Actif | Les modes de paiement inactifs ne sont plus sélectionnables |
| Par défaut | Présélectionné dans les nouvelles opérations |
Les options activé/désactivé sont des interrupteurs. Le délai de paiement et l'escompte apparaissent sur la facture et dans la facture électronique ; les postes ouverts en déduisent l'échéance et le délai d'escompte.
Encaissement
Sous les modes de paiement se trouve la section Encaissement :
- Tolérance pour « payée » – la commande est considérée comme payée si le montant restant dû ne dépasse pas cette valeur (écarts d'arrondi). 0,00 = au centime près.
- Présélectionner « Confirmer l'encaissement par e-mail » – dans la fenêtre « Paiements », l'envoi d'un e-mail au client (modèle d'e-mail « Paiement reçu ») est alors déjà activé.
Champs personnalisés
Sous Champs personnalisés, dans la même fenêtre, vous créez des champs supplémentaires pour les opérations, les lignes et les clients – voir Champs personnalisés.