Inviter des utilisateurs, rôles et droits

Dans allverto, chaque personne travaille avec son propre accès. Ce qu'elle peut voir et faire est déterminé par son rôle. Ainsi, le magasinier enregistre les réceptions de marchandises mais ne voit pas les finances, et la comptabilité établit des factures mais ne mouvemente pas le stock.

#Avant de commencer

Inviter et attribuer des rôles est réservé aux rôles disposant du droit Gérer les utilisateurs (en général Propriétaire et Administration) ; créer vos propres rôles nécessite Gérer les rôles et les droits. Seul un propriétaire peut nommer ou modifier un propriétaire.

#Pas à pas : inviter des collaborateurs

1. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et ouvrez Utilisateurs.
2. Cliquez sur Inviter des collaborateurs.
3. Saisissez le Nom et l'E-mail et choisissez un ou plusieurs Rôles. La personne obtient les droits de tous les rôles sélectionnés réunis.
4. Confirmez. La personne reçoit un e-mail avec un lien, définit son mot de passe (au moins 12 caractères avec des lettres, des chiffres et un caractère spécial, voir règles de mot de passe), configure l'authentification à deux facteurs lors de la première connexion et peut commencer.

Le lien d'invitation est valable 7 jours et utilisable une seule fois. Si la personne possède déjà un compte allverto (p. ex. dans une autre société), elle confirme l'invitation avec son propre mot de passe.

#Invitations en attente

Un clic droit sur une invitation en attente propose Renvoyer l'invitation (nouveau lien, l'ancien n'est plus valable), Copier le lien d'invitation, Copier l'e-mail et Retirer l'invitation.

#Gérer les utilisateurs

Clic droit sur une personne de la liste – également pour plusieurs personnes sélectionnées :

• Modifier les rôles … – ouvre la fenêtre de l'utilisateur avec tous les rôles de la personne (voir Plusieurs rôles par personne).
• Définir uniquement ce rôle ▸ – remplace tous les rôles par celui choisi ; un rôle est coché si la personne a exactement ce seul rôle.
• Verrouiller l'accès / Déverrouiller l'accès – les personnes verrouillées ne peuvent plus se connecter.
• Copier l'e-mail
• Retirer de la société – impossible pour vous-même et pour le dernier propriétaire actif.

Vous ne pouvez attribuer que des rôles dont vous possédez vous-même les droits – lors d'une invitation, d'un changement de rôle et de la modification d'un rôle. Les rôles avec plus de droits ne sont même pas proposés, et vous ne pouvez pas modifier, bloquer ni retirer des personnes qui ont plus de droits que vous. Ainsi, personne disposant de « Gérer les utilisateurs » ne peut obtenir des droits supplémentaires via une deuxième adresse e-mail. Les propriétaires peuvent tout faire.

PIN pour la caisse et l'appli de production : clic droit sur une personne → Définir le PIN ou Modifier le PIN (4 à 8 chiffres) ou Supprimer le PIN. Il y a un PIN commun aux deux applis. Défini par toi, c'est un PIN initial : la personne le remplace par le sien à la prochaine connexion à la caisse.

#Plusieurs rôles par personne

Une personne peut avoir plusieurs rôles, p. ex. Ventes et Entrepôt. Elle obtient alors les droits de tous ses rôles réunis.

• Modifier les rôles : cliquez sur les rôles d'une personne dans la liste ou clic droit → Modifier les rôles …. Dans la fenêtre de l'utilisateur, cochez les rôles ; ils sont regroupés par domaine comme sous Rôles et droits. Les rôles des modules complémentaires non souscrits n'apparaissent que si la personne les a déjà.
• Rôle principal : l'étoile indique le rôle principal. Il figure en premier dans les listes et son modèle de tableau de bord prime sur ceux des autres rôles.
• Droits : la section Droits de la fenêtre de l'utilisateur affiche tous les droits de la personne et, pour chacun, le rôle dont il provient. Elle suit immédiatement votre sélection ; la sélection n'est appliquée qu'avec Enregistrer.
• Propriétaire a toujours tous les droits et est alors le seul rôle de la personne. Si vous choisissez propriétaire, les autres rôles sont désélectionnés.
• Accès aux entrepôts : si la personne a sa propre sélection d'entrepôts (clic droit → App entrepôt : entrepôts …), celle-ci s'applique. Sinon, les entrepôts de tous ses rôles s'appliquent ensemble – si l'un des rôles n'a pas de restriction d'entrepôt, la personne a accès à tous les entrepôts.
• Inviter : lors de l'invitation aussi, vous choisissez un ou plusieurs rôles.
• Protection : vous n'attribuez que des rôles dont vous avez vous-même les droits – ensemble, ils ne dépassent donc jamais vos propres droits. Si vous êtes vous-même limité à certains entrepôts, vous ne pouvez pas ouvrir d'autres entrepôts par le biais des rôles.

Les modifications s'appliquent immédiatement, y compris dans les sessions où la personne est déjà connectée.

#Combien coûte un utilisateur supplémentaire ?

Chaque formule comprend un nombre fixe d'utilisateurs : Jolle 2, Kutter 5, Frachter 15, Flotte 30. Chaque utilisateur actif supplémentaire coûte 15,00 € (Jolle et Kutter), 10,00 € (Frachter) ou 8,00 € (Flotte) HT par mois. Rien à souscrire : il suffit d'inviter ou de déverrouiller, les coûts sont ajoutés automatiquement à la prochaine facture d'abonnement.

• Sont comptés les utilisateurs actifs le jour de facturation, à chaque fois pour le mois suivant entier, à l'avance – pas au prorata. Une personne verrouillée le jour de facturation ne coûte rien pour ce mois.
• Ne sont pas comptés les utilisateurs verrouillés, les invitations en attente (elles ne comptent qu'une fois acceptées) et l'accès du support allverto.
• Chaque personne compte une seule fois, même si vous gérez plusieurs sociétés dans allverto. Les utilisateurs créés automatiquement via l'authentification unique comptent comme les utilisateurs invités.
• Rien n'est facturé pendant la période d'essai ; les utilisateurs ne sont comptés qu'à partir du premier jour de facturation.
• La remise associations s'applique à l'abonnement de base, pas aux utilisateurs supplémentaires. Si un autre nombre d'utilisateurs a été convenu pour votre entreprise, c'est celui-ci qui s'applique.

En haut de Utilisateurs, vous voyez toujours combien d'utilisateurs sont actifs et ce que coûtent les utilisateurs au-delà de la formule, avec un lien vers Abonnement et factures. Si une invitation ou un déverrouillage dépasse le nombre d'utilisateurs compris dans la formule, la boîte de dialogue affiche d'abord un avis jaune avec le prix ; le bouton devient alors Inviter avec supplément ou Déverrouiller avec supplément.

#Les rôles standard

Une personne qui n'a que le rôle Préparateur arrive directement dans l'application entrepôt après la connexion. S'il manque à un rôle le droit Utiliser la caisse (vendre, entrées/sorties d'espèces, consulter les tickets) ou Utiliser l'application entrepôt mobile (scanner, téléphone, tablette), les icônes de la caisse et de l'application entrepôt n'apparaissent pas dans la barre d'en-tête. De même, sans Créer des commandes, la commande Nouvelle commande est absente de la recherche (Ctrl+K), et la recherche de commandes, documents, clients et articles ne porte que sur les domaines que le rôle peut consulter.

Rôles et droits classe les rôles par domaine : Administration, Ventes et caisse, Achats, Entrepôt et expédition, Production, Relation client (CRM), Gestion des temps et Rôles personnalisés. Les rôles standard d'un module complémentaire (caisse, production, CRM, gestion des temps) n'apparaissent que si le module est souscrit. Si des personnes ont encore un tel rôle, il reste visible avec le badge Module non souscrit.

#Rôles personnalisés

1. Ouvrez roue dentée → Rôles et droits.
2. Cliquez sur Nouveau rôle – ou faites un clic droit sur un rôle existant → Dupliquer pour partir de celui-ci.
3. Attribuez un Nom et une Description, p. ex. « Poste d'emballage » ou « Intérimaire », et choisissez le Domaine sous lequel le rôle figure dans la vue d'ensemble (p. ex. Entrepôt et expédition). Sans domaine, il figure sous Rôles personnalisés.
4. Cochez les droits. Les droits sont regroupés par domaine ; une coche sur le groupe sélectionne tous les droits qu'il contient. Les domaines suivent l'ordre du menu principal, se déplient et se replient et peuvent être recherchés via le champ de recherche. L'éditeur de rôles masque les droits d'un module complémentaire non souscrit (p. ex. caisse ou CRM), sauf si le rôle y a déjà des droits ; les modules souscrits portent le badge Module complémentaire.
5. Enregistrez. Le rôle est ensuite disponible lors de l'invitation et sous Modifier les rôles ….

Vous pouvez adapter les rôles standard, mais pas les supprimer. Les rôles personnalisés ne peuvent être supprimés que si plus personne ne leur est affecté. Le rôle Propriétaire est protégé.

Dans son domaine, un rôle personnalisé figure après les rôles standard et porte le badge Rôle personnalisé. Les domaines d'un module complémentaire (Production, Relation client (CRM), Gestion des temps) ne peuvent être choisis que si le module est souscrit ; si le module prend fin, le rôle figure de nouveau sous Rôles personnalisés – les personnes le conservent.

#Les droits en détail

Comme dans les droits utilisateur de JTL-Wawi, créer, modifier, supprimer, annuler et comptabiliser sont des droits distincts. Les ventes peuvent ainsi créer et modifier des commandes sans pouvoir les supprimer, et la comptabilité comptabilise les factures fournisseur saisies par les achats. Dans Ventes et Achats, les droits sont classés par sections ; chaque section a sa propre case pour tous ses droits.

S'il manque un droit, le bouton ou l'entrée de menu reste visible mais grisé. Un clic indique le droit manquant.

Sans Modifier les prix et remises des commandes, les nouvelles lignes reçoivent le prix de l'article ; les prix existants restent inchangés. Sans Afficher les prix d'achat, le prix d'achat, le coût moyen et la marge sont masqués dans l'article. Supprimer des commandes est possible tant que la commande n'a ni facture, ni avoir, ni paiement, ni retour ; s'il existe déjà un bon de livraison, uniquement avec le bon de livraison (voir Aufträge löschen). Sinon, annulez la commande.