Modèles d'e-mail

Les modèles d'e-mail vous permettent de définir avec quel Objet et quel Texte allverto envoie les documents, relances, commandes fournisseur et notifications. Sans modèle personnalisé, allverto utilise un texte intégré. Vous trouvez les modèles sous Roue dentée → Modèles d'e-mail.

#Avant de commencer

• Peuvent consulter les modèles les rôles qui voient les documents correspondants (par ex. « Consulter devis, bons de livraison et factures », « Consulter les données financières » ou « Consulter achats, fournisseurs et commandes fournisseur »).
• Peuvent créer et modifier les modèles les rôles disposant du droit « Configurer l'envoi d'e-mails (SMTP, Microsoft 365, affectation par usage, journal d'envoi) » ou « Gérer les paramètres des documents (modes de paiement, statuts, modèles de texte, champs personnalisés) ». Sans ces droits, les modèles s'ouvrent uniquement en lecture.
• La boîte d'envoi utilisée pour les e-mails se règle sous Envoi d'e-mails.

#La liste

La liste affiche pour chaque modèle le Nom (avec « Par défaut »), l'Utilisation, l'Entreprise (« Toutes les entreprises » ou une entreprise précise), la Langue, l'Objet, les Modèles d'impression et la Dernière modification ; le Niveau de relance peut être affiché en plus. La sélection Toutes les utilisations permet de filtrer par utilisation. À côté figurent les utilisations pour lesquelles il n'existe pas encore de modèle par défaut (le texte intégré s'y applique). Si vous filtrez sur une utilisation, une ligne au-dessus affiche les Versions linguistiques du modèle par défaut : pour chaque langue, modèle personnalisé ou texte intégré. Un clic sur une langue crée ou ouvre la version linguistique.

Il existe des utilisations pour :

#Pas à pas : créer un modèle

1. Ouvrez Roue dentée → Modèles d'e-mail et cliquez sur Nouveau modèle. Si vous avez filtré auparavant sur une utilisation, celle-ci est présélectionnée.
2. Remplissez dans la fenêtre :
   • Nom – par ex. « Facture standard ».
   • Utilisation, Entreprise (Toutes les entreprises ou une entreprise précise) et Langue – Allemand, Anglais, Français, Italien, Espagnol, Néerlandais ou Polonais ; il s'agit de la langue du document ou de celle du client.
   • Pour les relances, le Niveau de relance : Tous les niveaux de relance ou Niveau 1 à Niveau 3.
   • Objet et Texte. Vous mettez le texte en forme comme dans un traitement de texte.
   • Copie à (CC) et Copie cachée à (CCI) – séparez plusieurs adresses par une virgule. La CCI s'ajoute à la CCI définie sous Envoi d'e-mails.
   • Réponse à – vide = adresse de réponse de l'entreprise ou du compte.
   • Interrupteur Joindre le PDF (document, relance ou commande fournisseur en PDF) et – pour la facture, l'avoir et l'annulation – Joindre la facture électronique (XRechnung au format XML, si disponible).
   • Interrupteur Par défaut – ce modèle s'applique alors à l'utilisation (dans cette entreprise, cette langue et, le cas échéant, ce niveau de relance).
3. Cliquez sur Enregistrer.

allverto ajoute automatiquement la signature du compte e-mail lors de l'envoi. Une version texte sans mise en forme est également créée automatiquement.

#Champs dynamiques

À droite dans la fenêtre figurent les Champs dynamiques adaptés à l'utilisation. Un clic les insère à l'emplacement du curseur ; avec Rechercher un champ…, vous les trouvez rapidement. Les champs dynamiques ont la forme {{gruppe.feld}} et sont remplacés par les valeurs lors de l'envoi, par ex. :

Avec {{#feld}}…{{/feld}}, une section n'apparaît que si le champ a une valeur – par ex. {{#beleg.gueltig_bis}}Valable jusqu'au {{beleg.gueltig_bis}}.{{/beleg.gueltig_bis}}.

#Aperçu et e-mail de test

En haut de la fenêtre, vous basculez entre Modifier et Aperçu. L'aperçu affiche l'objet et le texte avec des Données d'exemple – ou avec un vrai document, une relance, une commande fournisseur ou un retour que vous recherchez via la sélection. Les champs manquants ou inconnus sont signalés. En dessous, vous dépliez la Version texte (sans mise en forme).

E-mail de test à moi envoie le modèle à votre propre adresse – avec les données choisies ou les données d'exemple, sans pièces jointes.

#Quel modèle est utilisé ?

Lors de l'envoi, allverto recherche dans cet ordre :

1. le modèle défini sur le modèle d'impression,
2. le modèle par défaut de l'entreprise,
3. le modèle par défaut pour toutes les entreprises,
4. sinon le texte intégré.

La langue dépend de la langue du document ou du client. S'il n'existe pas de modèle personnalisé dans cette langue, le texte intégré de cette langue s'applique ; la copie, l'adresse de réponse et les pièces jointes proviennent alors du modèle qui s'appliquerait sinon (généralement l'allemand). Sur un modèle d'impression, vous définissez le modèle d'e-mail via Utiliser pour l'envoi par e-mail (voir Modèles d'impression).

Lors de l'envoi par e-mail depuis un document, une relance ou une commande fournisseur, l'objet et le texte sont déjà remplis avec les valeurs. Vous pouvez y choisir un autre modèle et encore modifier le texte avant l'envoi.

#Gérer les modèles

Clic droit sur un modèle :

• Modifier… (ou Afficher…)
• Créer une version linguistique – une version du même modèle dans une autre langue.
• Dupliquer – pratique pour une variante pour une autre entreprise.
• Utiliser par défaut ou Retirer comme modèle par défaut
• Supprimer… – vous ne pouvez supprimer un modèle par défaut qu'après « Retirer comme modèle par défaut » ou lorsqu'un autre modèle est défini par défaut. Les modèles d'impression qui utilisent ce modèle reviennent ensuite au modèle par défaut.

#Questions fréquentes

#J'ai créé un modèle, mais les factures partent encore avec l'ancien texte.

Vérifiez que l'interrupteur Par défaut est activé et que l'entreprise et la langue correspondent. Si un autre modèle d'e-mail est défini sur le modèle d'impression, celui-ci est prioritaire.

#Comment envoyer des e-mails dans la langue de mes clients ?

Un texte intégré existe déjà pour chaque langue. Si vous souhaitez vos propres textes, faites un clic droit sur le modèle allemand → Créer une version linguistique et choisissez la langue (ou cliquez sur la langue dans la ligne Versions linguistiques), traduisez l'objet et le texte et enregistrez. allverto utilise automatiquement cette version lorsque la langue du document ou du client correspond.