Séquences de numérotation
Définir le préfixe, le suffixe, le nombre de chiffres et le prochain numéro pour les commandes, factures, clients, débiteurs et autres documents.
Chaque commande, chaque facture, chaque client et de nombreux autres documents reçoivent leur numéro d'une séquence de numérotation. Vous décidez de l'apparence des numéros – p. ex. RE-2026-00001 ou AU-10001.
Avant de commencer
Les modifications sont réservées aux rôles disposant du droit « Gérer les séquences de numérotation » (en général Propriétaire et Administration). Sans ce droit, vous ne voyez pas la page.
Les séquences de numérotation
La liste sous roue dentée → Séquences de numérotation (groupe Général) est regroupée par domaine :
| Domaine | Séquences de numérotation |
|---|---|
| Ventes | Commandes, Clients, Débiteurs, Abonnements, Retours |
| Documents | Devis, Confirmations de commande (n'est plus utilisée – la confirmation de commande porte le numéro de commande), Bons de livraison, Factures, Avoirs, Factures d'annulation |
| Achats | Fournisseurs, Commandes fournisseur, Réceptions de marchandises, Demandes de prix, Retours fournisseur |
| Entrepôt | Listes de préparation, Inventaires, Ordres de transfert, Sorties de stock, Envois par transitaire |
| Caisse | Tickets de caisse |
| Production | Ordres de fabrication |
| Finances | Relances, factures fournisseurs (numéro interne ER-…), références de mandat SEPA, prélèvements groupés, campagnes de paiement |
Les colonnes affichent Préfixe, Suffixe, Chiffres, Redémarrage, Prochain numéro et l'Aperçu – le prochain numéro tel qu'il sera attribué. Clic droit → Copier le prochain numéro copie l'aperçu.
Pas à pas : modifier une séquence de numérotation
- Ouvrez roue dentée → Séquences de numérotation.
- Double-cliquez sur la ligne (ou clic droit → Modifier…, ou Enter).
- Adaptez :
- Préfixe et Suffixe – le texte avant ou après le nombre. Les boutons en dessous insèrent des variables :
{YYYY}(année, quatre chiffres),{YY}(année, deux chiffres),{MM}(mois). - Chiffres (compléter par des zéros) – p. ex. 5 donne
00042; 0 = sans zéros initiaux. - Prochain numéro – le prochain nombre qui sera attribué.
- Redémarrage – Continue compte toujours plus loin, Redémarre chaque année recommence à 1 chaque année et nécessite pour cela
{YYYY}ou{YY}dans le préfixe ou le suffixe.
- Préfixe et Suffixe – le texte avant ou après le nombre. Les boutons en dessous insèrent des variables :
- Vérifiez l'Aperçu des prochains numéros dans la boîte de dialogue et enregistrez.
Règles pour les factures (GoBD)
Pour les factures, avoirs, factures d'annulation, tickets de caisse, relances et factures fournisseurs, vous ne pouvez qu'augmenter le prochain numéro, jamais le diminuer – pour qu'aucun numéro ne soit attribué deux fois. Le champ affiche l'indication « Augmenter uniquement – au moins … ». Chaque modification figure dans le journal des modifications.
Pour toutes les séquences, allverto vérifie aussi à l'enregistrement si le prochain numéro est déjà attribué et cherche le numéro le plus élevé déjà attribué avec le même préfixe et suffixe : le prochain numéro doit être supérieur, sinon allverto refuse la modification en indiquant ce numéro. Si vous ramenez par exemple les commandes de 10500 à 10100, les numéros suivants entreraient sinon en conflit avec des commandes existantes – même si 10100 est libre.
Numéros de débiteur
La séquence Débiteurs attribue automatiquement, à la création d'un client, un numéro de débiteur pour la comptabilité (p. ex. pour l'export DATEV). Elle commence après le numéro de débiteur le plus élevé existant. Si vous n'avez pas besoin de numéros de débiteur automatiques, désactivez dans la boîte de dialogue l'interrupteur Attribuer automatiquement – le champ reste alors vide et est renseigné manuellement.
De la même façon, la séquence Références de mandat SEPA peut être désactivée : vous saisissez alors vous-même la référence lors de la création d'un mandat SEPA. Les relances, factures fournisseurs, prélèvements groupés et campagnes de paiement prennent toujours leur numéro dans leur séquence – réglez le préfixe et le prochain numéro p. ex. pour poursuivre les numéros de JTL-Wawi.
Numéros propres par société
Si vous gérez plusieurs sociétés dans le compte, toutes les sociétés partagent par défaut ces séquences. Vous activez des numéros de documents propres et sans lacune pour une société dans la société elle-même : roue dentée → Sociétés → ouvrir la société → onglet Séquences de numérotation → Numéros de documents propres pour cette société.