Plusieurs sociétés dans un mandant
Gérer plusieurs entités juridiques dans un même compte allverto – avec leurs propres coordonnées d'expéditeur, compte bancaire, en-tête et numéros de documents, mais des articles, entrepôts et clients communs.
Avec les Sociétés, vous gérez plusieurs entités juridiques ou identités commerciales dans un seul mandant (votre compte allverto) – comme les sociétés (Firmen) dans JTL-Wawi. Toutes les sociétés partagent les articles, les entrepôts, les clients et les utilisateurs. Chaque société a toutefois ses propres coordonnées d'expéditeur, son propre compte bancaire, son propre logo, son propre expéditeur d'e-mails et, si vous le souhaitez, ses propres numéros de documents.
Mandant ou société ?
| Terme | Ce que c'est | Où le trouver |
|---|---|---|
| Mandant | Un compte allverto distinct : ses propres articles, entrepôts, clients, utilisateurs et son propre abonnement | Barre d'en-tête en haut : menu Mandant portant le nom du mandant – vous y basculez entre vos mandants et trouvez Ajouter un mandant |
| Société | Entité juridique au sein du mandant, par ex. « Bergröster GmbH » et « Bergröster Handels UG » | Roue dentée → Sociétés |
Si vous avez besoin d'articles et d'entrepôts séparés, créez un mandant supplémentaire. Si les sociétés partagent marchandises et clients et ne diffèrent que sur les documents et en comptabilité, créez une société supplémentaire.
Avant de commencer
- Peut créer et modifier des sociétés quiconque dispose du droit « Modifier les données de la société » – par défaut uniquement la propriétaire ou le propriétaire (le rôle Administration ne l'a pas). Avec « Consulter devis, bons de livraison et factures », vous voyez seulement les sociétés.
- Vos données de société existantes constituent automatiquement la Société par défaut. Toutes les commandes et tous les documents existants lui appartiennent.
- Le nombre de sociétés possibles par mandant dépend de la formule (Jolle et Kutter 1, Frachter 3, Flotte illimité). En haut de la page Sociétés figure le mandant avec « … sur … utilisées » ; si la limite est atteinte, Créer une société indique comment changer de formule. Vous y modifiez le nom du mandant avec Renommer le mandant.
Pas à pas : créer une deuxième société
- Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et ouvrez Sociétés.
- Cliquez sur Créer une société.
- Onglet Données de base : Nom dans les listes, Code (1 à 6 caractères, par ex. HU), Raison sociale avec forme juridique, adresse et contact.
- Onglet Fiscalité et registre : N° de TVA ou Numéro fiscal, interrupteur Petite entreprise, registre, direction, éventuellement identifiant créancier, numéro EORI, autres n° de TVA dans d'autres pays et numéros DATEV propres (Numéro de conseiller, Numéro de mandant chez DATEV).
- Onglet Banque : compte bancaire principal (figure sur les factures et dans la facture électronique), éventuellement d'autres comptes, compte d'encaissement pour les prélèvements SEPA, délai de paiement et validité des devis.
- Onglet En-tête et logo : ligne supplémentaire dans l'en-tête, texte final et Envoi des documents par e-mail (Nom de l'expéditeur et Adresse de réponse). Onglet Facture électronique : format de la facture électronique de cette société.
- Créer une société. Vous pouvez ensuite téléverser le logo dans l'onglet En-tête et logo, et l'onglet Séquences de numérotation apparaît.
Quelle société reçoit une commande ?
- Canal de vente : sur la page Sociétés, dans la section Canaux de vente → société, vous attribuez une société à chaque boutique ou marketplace. Les nouvelles commandes de ce canal appartiennent alors à cette société.
- Sinon, c'est la Société par défaut qui s'applique.
- Dans la fenêtre de commande, vous voyez sous Données de l'opération → Références le champ Société et pouvez l'y modifier.
- Dans la liste des commandes, sélectionnez plusieurs commandes et choisissez dans la barre de sélection Attribuer une société… (visible uniquement s'il existe plusieurs sociétés).
Ce qui figure sur les documents
Les devis, confirmations de commande, bons de livraison, factures, avoirs et annulations reprennent tout de la société du document : expéditeur, logo et en-tête, pied de page avec registre et compte bancaire, les informations de la XRechnung/ZUGFeRD et, pour l'envoi par e-mail, le nom de l'expéditeur et l'adresse de réponse. Les avoirs et annulations appartiennent toujours à la société de la facture d'origine. Les relances proviennent elles aussi de la société de la facture.
Numéros de facture propres par société
Par défaut, toutes les sociétés numérotent en commun (Roue dentée → Séquences de numérotation). Pour des comptabilités séparées, ouvrez la société, onglet Séquences de numérotation, et activez Numéros de documents propres pour cette société. La société reçoit alors ses propres séquences continues avec son code, par ex. HU-RE-2026-00001. Vous ajustez le préfixe, le nombre de chiffres et le numéro suivant par type de document. Pour les factures, avoirs et annulations, le numéro suivant ne peut qu'augmenter.
Analyses et comptabilité par société
- Commandes et Documents : colonne Société et filtre Société (filtre ou clic droit sur la colonne).
- Finances → Export DATEV : choisissez la société – le lot d'écritures ne contient que ses factures, avoirs et paiements, avec son numéro de conseiller et de mandant (s'ils sont renseignés pour la société).
- Le Rapport OSS et les Postes ouverts peuvent également être filtrés par société. Voir Rapport OSS.
Société par défaut et archivage
- Clic droit sur une société → Définir comme société par défaut. La société par défaut s'applique aux canaux sans société propre et aux documents sans commande. Les commandes et documents existants conservent leur société.
- Archiver … (clic droit, uniquement avec le droit « Modifier les données de la société ») ouvre une boîte de dialogue qui affiche tout ce qui empêche l'archivage, avec numéro, client et montant ; un clic sur le numéro ouvre l'opération :
- Société par défaut : choisis dans la boîte de dialogue quelle société active devient la nouvelle société par défaut.
- Commandes en cours et devis en cours : avec Transférer à …, ils passent à la société choisie sous Transférer à. Les numéros de commande et de devis restent ; l'expéditeur, le logo, le modèle d'impression et les numéros des documents suivants proviennent ensuite de la nouvelle société. L'historique de la commande indique « Firma geändert … (wegen Archivierung von …) » (société modifiée pour archivage). Pour les commandes, il te faut en plus le droit « Modifier les commandes », pour les devis « Modifier les devis » – sinon l'option n'apparaît pas.
- Ne sont pas transférés les commandes avec facture, bon de livraison, livraison partielle ou étiquette d'expédition et les commandes en cours de préparation ou d'emballage ; les devis issus d'une migration et ceux dont le régime fiscal changerait avec la nouvelle société (p. ex. micro-entreprise). La boîte de dialogue indique le motif pour chacun – termine-les d'abord.
- Les factures impayées restent toujours à leur société (GoBD). Enregistre le paiement ou crée un avoir ; Afficher les factures impayées de cette société ouvre la liste des factures filtrée.
- Canaux de vente : Transférer les canaux à … les attribue à la nouvelle société.
- Transférer et archiver fait tout en une seule étape – si une partie échoue, rien ne change. Tant qu'il reste quelque chose en suspens, le bouton reste désactivé et la boîte de dialogue indique en bas ce qui manque. Les sociétés archivées ne peuvent plus être attribuées ; leurs documents sont conservés. Restaurer les réactive.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'une boutique distincte pour chaque société ? Non. Vous pouvez aussi attribuer individuellement des commandes d'un canal à une autre société.
Existe-t-il des entrepôts ou des articles propres à chaque société ? Non – c'est le rôle d'un mandant distinct.
Qu'advient-il des factures fournisseurs dans l'export DATEV d'une société ? Les factures fournisseurs et les paiements fournisseurs appartiennent actuellement à la société par défaut et n'apparaissent que dans son export.