Données de la société, logo et facture électronique

Les données de la société figurent comme expéditeur sur chaque facture, avoir, devis et bon de livraison – ainsi que dans la facture électronique. Sans mentions obligatoires complètes, allverto n'émet aucune facture.

#Avant de commencer

Seules les personnes disposant du droit « Modifier les données de la société » peuvent modifier les données de la société – par défaut uniquement la ou le Propriétaire (le rôle Administration n'a pas ce droit). Les rôles disposant de « Consulter devis, bons de livraison et factures » peuvent seulement consulter les sociétés (clic droit → Afficher).

#Pas à pas : saisir les données de la société

1. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et ouvrez Sociétés (groupe Général).
2. Double-cliquez sur votre Société par défaut (étoile) – elle contient les données de société existantes. Plusieurs sociétés dans le même mandant sont expliquées dans Plusieurs sociétés dans le mandant.
3. Onglet Données de base :
   • Nom dans les listes, Code
   • Raison sociale avec forme juridique, Rue et numéro, Code postal, Ville, Pays, éventuellement Site web (facultatif)
   • Interlocuteur, Téléphone, E-mail pour les questions sur les documents – obligatoires pour la facture électronique
4. Onglet Fiscalité et registre :
   • N° de TVA ou Numéro fiscal – l'un des deux est obligatoire
   • Interrupteur Petite entreprise – si vous relevez du régime de la petite entreprise selon le § 19 UStG, allverto émet les factures de cette société sans TVA et avec une mention
   • facultativement Tribunal du registre, Numéro d'immatriculation, Direction, Identifiant créancier (pour le prélèvement) et Numéro EORI (pour les envois en douane)
   • facultativement Autres n° de TVA dans d'autres pays avec l'interrupteur Utiliser sur les documents pour ce pays
   • facultativement Numéro de conseiller et Numéro de mandant chez DATEV pour l'export DATEV de cette société
5. Onglet Banque : IBAN, facultativement BIC et Banque (pour un IBAN allemand, allverto préremplit les deux), d'autres comptes bancaires, le Compte d'encaissement pour les prélèvements SEPA ainsi que le Délai de paiement et la Validité des devis.
6. Onglet En-tête et logo : logo (voir ci-dessous), Ligne supplémentaire dans l'en-tête (facultatif), Texte final sur les documents (facultatif) et, pour l'envoi des documents par e-mail, Nom de l'expéditeur (facultatif) et Adresse de réponse (facultatif). La boîte aux lettres utilisée pour envoyer les documents et le texte employé sont décrits sous Envoi d'e-mails et Modèles d'e-mail.
7. Enregistrez. S'il manque encore quelque chose pour les factures, allverto indique précisément quoi – la liste affiche pour chaque société, dans la colonne Mentions obligatoires, « Complet » ou « … manquantes ».

Le pied de page des documents affiche automatiquement l'adresse, le registre, la direction, les numéros fiscaux et les coordonnées bancaires de la société.

#Logo de la société

Dans l'onglet En-tête et logo de la société, Téléverser un logo vous permet d'importer un PNG ou JPG de 512 Ko maximum. Il apparaît en haut à droite sur tous les devis, bons de livraison et factures nouvellement émis par cette société. Les factures déjà émises restent inchangées. Téléverser un autre logo le remplace, le bouton de suppression l'efface – les nouveaux documents affichent alors le nom de la société. Pour une nouvelle société, vous téléversez le logo après sa création.

#Facture électronique

Dans l'onglet Facture électronique, vous choisissez le Format des nouvelles factures, avoirs et annulations de cette société : ZUGFeRD (PDF avec XML), XRechnung (XML séparé), ZUGFeRD et XRechnung ou Pas de facture électronique (particuliers uniquement). Les documents déjà émis restent inchangés (GoBD).

• Un autre format peut être choisi au niveau du client. Sans paramètre propre, les particuliers ne reçoivent que le PDF, les acheteurs publics toujours une XRechnung avec Leitweg-ID.
• S'il manque des mentions légales obligatoires, une facture ne peut pas être émise. S'il ne manque qu'un élément pour la facture électronique (p. ex. interlocuteur, téléphone, IBAN), allverto demande confirmation et la consigne dans le rapport de contrôle.

#Taxes, devise et numéros de documents

• Les taux de TVA, classes fiscales, l'Imposition sur le document, l'OSS et le seuil de livraison se trouvent sous roue dentée → Taxes et langue – voir Taxes et langue et Rapport OSS.
• La devise de référence est l'euro. Vous configurez les devis, commandes et factures en devise étrangère sous Devises.
• L'apparence des numéros de facture se définit sous Séquences de numérotation ; des numéros propres par société dans l'onglet Séquences de numérotation de la société.