Import/Export (CSV et Excel)

Avec Import/Export, vous importez des données depuis des fichiers CSV ou Excel et exportez des données librement composées au format CSV. Vous connaissez la structure et les termes de la JTL-Ameise (l'outil d'import/export de JTL-Wawi) : à gauche l'arborescence des domaines, à droite le fichier, l'affectation, les valeurs par défaut et les paramètres, en bas Simulation et Lancer l'import.

#Ouvrir l'import et l'export

• Roue dentée → Import/Export – en haut à droite, les boutons Importer… et Exporter…. La page elle-même affiche le Journal de toutes les exécutions et le stock fournisseur automatique.
• Dans le domaine Articles, via le menu : Importer des données …, Exporter des données … et Journal d'import/export.
• Dans les listes (par ex. articles), via Plus → Importer… ou Exporter… – le domaine correspondant est alors présélectionné.
• Via la recherche rapide Ctrl+K : « Importer des données … » ou « Exporter des données … ».

L'import et l'export s'ouvrent chacun dans une fenêtre distincte (« Importer des données » ou « Exporter des données »).

#Avant de commencer

Chaque domaine nécessite en outre son droit métier – par ex. « Modifier les articles » pour les articles ou « Réaliser des inventaires » pour les stocks. Seul ce que le rôle peut consulter est exporté. Les domaines sans droit sont grisés avec un cadenas dans l'arborescence.

#Domaines

Les entrées grisées marquées « à venir » (par ex. caractéristiques, images, places de marché) sont prévues.

Les données d'expédition servent aux envois créés hors d'allverto – avec un logiciel tiers ou via un transporteur sans interface. Par ligne : Numéro de commande (ou Référence externe de la commande), Transporteur (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post, DHL Express, FedEx ou transitaire), Numéro de suivi, en option Date d'expédition, Poids (kg), Produit d'expédition et Marquer comme expédiée (oui/non). Sans indication, allverto marque la commande comme expédiée : le stock est sorti, et la boutique ou la marketplace reçoit le numéro de suivi. Les numéros de suivi déjà enregistrés sont ignorés. Il vous faut en plus Modifier les commandes et Créer des étiquettes d'expédition.

Variations : par ligne Référence de l'article parent, Référence de l'article enfant, Variation et Valeur de variation (p. ex. Taille = 500 g), en option Supplément TTC. Les lignes avec le même parent et le même enfant forment un article enfant. L'article parent doit déjà exister ; s'il est encore un article simple, allverto en fait un article parent (comme « Transformer en article parent » – donc uniquement sans stock). Les variations, valeurs et articles enfants manquants sont créés, un article simple existant est associé comme enfant. Chaque article enfant a besoin d'une valeur pour chaque variation du parent, et chaque combinaison n'existe qu'une fois. Un supplément s'applique à la valeur pour tous les articles enfants. Les lignes sans référence d'article enfant créent uniquement des variations et des valeurs sur le parent.

Nomenclatures : par ligne Nomenclature (référence article), Composant (référence article) et Quantité. Toutes les lignes d'une nomenclature remplacent ses composants précédents – comme dans l'onglet « Nomenclature » de l'article. Les nomenclatures ne peuvent pas être imbriquées.

Commandes fournisseurs : une position par ligne avec Référence de commande, Fournisseur (ou fixé dans l'onglet Fournisseur), Référence article, EAN/GTIN ou Référence fournisseur et Quantité, en option Prix d'achat HT, Date de livraison, Entrepôt et Note. Sans prix d'achat, c'est le prix de l'article fournisseur avec paliers qui s'applique. allverto crée la commande en brouillon ; une référence qui existe déjà chez le fournisseur est ignorée. Il vous faut pour cela le droit Créer des commandes.

#Pas à pas : importer

1. Ouvrez Importer des données … et choisissez le domaine à gauche, par ex. Prix.
2. Fichier d'import : faites glisser le fichier dans la zone ou sélectionnez-le – CSV, TXT ou Excel (.xlsx), 50 Mo maximum. allverto détecte lui-même le format et les colonnes et affiche un aperçu. Si nécessaire, modifiez :
   • CSV : Séparateur, Encodage, Caractère de citation, Caractère d'échappement,
   • Excel : Feuille,
   • toujours : Séparateur décimal, En-tête à la ligne ou Données à partir de la ligne et l'interrupteur Ligne d'en-tête présente.
3. Affecter les champs de la base de données : choisissez pour chaque champ la Colonne du fichier d'import. allverto pré-affecte déjà les noms de colonnes correspondants ; Automatique relance la proposition. Les champs marqués Obligatoire doivent être renseignés, le champ marqué Rapprochement identifie les enregistrements existants. S'il manque quelque chose, la ligne est marquée en rouge.
4. Valeurs par défaut (uniquement pour les nouveaux enregistrements) : valeurs pour les champs absents du fichier ou vides dans celui-ci, par ex. classe fiscale ou fabricant. D'autres champs via Ajouter un champ….
5. Paramètres → Options d'import :
   • interrupteurs Importer les nouveaux enregistrements et Mettre à jour l'existant,
   • Identifier par – le champ de rapprochement,
   • interrupteur Mettre à jour uniquement si le contenu change,
   • interrupteur Ignorer les cellules vides (le champ reste inchangé),
   • pour les articles, prix et fabricants : interrupteur Créer automatiquement les fabricants, groupes de produits, personnes responsables et catégories manquants.
6. Cliquez sur Simulation. Chaque ligne est vérifiée, rien n'est enregistré. Vous voyez combien d'enregistrements seraient créés ou modifiés, combien seraient ignorés et quelles lignes comportent des erreurs.
7. Si tout est correct, cliquez sur Lancer l'import et confirmez.

L'import s'exécute en arrière-plan. Avec Poursuivre en arrière-plan, vous fermez la fenêtre de progression et continuez à travailler ; un import en cours peut aussi y être annulé.

#Paramètres spécifiques par domaine

Les stocks sont consignés dans le journal de stock comme tout autre mouvement de stock. Pour l'écriture d'inventaire, le rôle a besoin de « Réaliser des inventaires », pour les corrections de « Enregistrer des mouvements de stock ».

#Modèles

Avec Enregistrer le modèle, vous sauvegardez le format, l'affectation des colonnes et les options en tant que Modèle d'import (à l'export : champs, ordre, filtres et format en tant que Modèle d'export). La fois suivante, vous le sélectionnez en haut sous Affecter les champs de la base de données ou sous Modèle d'export – idéal pour la liste de prix mensuelle d'un fournisseur.

Via Documentation en bas de la fenêtre, vous voyez tous les champs du domaine avec leur explication.

#Pas à pas : exporter

1. Ouvrez Exporter des données … et choisissez le domaine à gauche.
2. Fichier d'export : Séparateur, Encodage, Caractère de citation, Caractère d'échappement et interrupteur Inclure la ligne d'en-tête.
3. Séparateurs de nombres : Séparateur décimal, Séparateur de milliers et Décimales.
4. Choisissez un Modèle d'export (facultatif). Pour les articles, la Règle fournisseur (prix d'achat et fournisseur) définit quel fournisseur est exporté (par défaut : fournisseur préféré).
5. Filtre d'export : avec Ajouter une condition, vous restreignez la sélection (par ex. champ « contient », « est », « supérieur à », « est vide »). Pour les clients, vous pouvez utiliser un Filtre enregistré de la liste des clients ; lorsqu'il existe, l'interrupteur Exporter aussi les inactifs est disponible.
6. Affecter les champs de la base de données : à gauche, ajoutez des champs par double-clic. À droite, sous Ces champs seront exportés, vous triez avec Monter / Descendre, insérez une Colonne libre vide, retirez des champs avec Supprimer ou Tout désélectionner et modifiez le Nom de l'en-tête.
7. Cliquez sur Lancer l'export. L'export s'exécute en arrière-plan ; le téléchargement démarre dès qu'il est terminé.

#Journal

Sous Roue dentée → Import/Export, onglet Journal, chaque exécution figure avec Date et heure, Type (Simulation, Import, Export), Domaine, Statut (En attente, En cours, Terminé, Échec, Annulé), Fichier, Lignes, Créés, Modifiés, Ignorés, Erreurs et Par (personne ou « Automatique : … »).

Clic droit sur une exécution : Détails, Télécharger le journal (import) ou Télécharger le fichier (export) et Annuler pour les opérations en cours. Les fichiers restent disponibles au téléchargement pendant 30 jours.

Le journal n'affiche que les exécutions des domaines que votre rôle peut aussi importer ou exporter – p. ex. les imports de clients uniquement avec les droits clients. Pour ces exécutions, vous pouvez voir les détails et télécharger le journal des résultats ou le fichier d'export. Annuler apparaît pour vos propres exécutions et pour les récupérations automatiques ; les exécutions lancées par des collègues ne peuvent être annulées que par une personne disposant en plus du droit Effectuer la migration depuis JTL-Wawi (reprise des données).

#Récupérer automatiquement le stock fournisseur

De nombreux fournisseurs mettent leur stock à disposition sous forme de fichier CSV ou Excel. allverto le récupère selon une planification et le lit avec un modèle d'import enregistré. Le stock figure ensuite sur l'article fournisseur et dans l'export.

1. Importez une fois un fichier d'exemple du fournisseur dans le domaine Stock fournisseur et enregistrez l'affectation avec Enregistrer le modèle.
2. Ouvrez Roue dentée → Import/Export, onglet Stock fournisseur automatique, et cliquez sur Nouvelle récupération.
3. Renseignez : Fournisseur, Nom, Source (Adresse web (https), FTP ou FTPS (FTP avec TLS)), Planification (de toutes les heures à tous les jours), selon la source Adresse du fichier ou Serveur, Port et Chemin du fichier, ainsi que Utilisateur et Mot de passe, et le Modèle d'import (stock fournisseur).
4. Laissez l'interrupteur Actif (récupérer selon la planification) activé et enregistrez.

La liste affiche Dernière récupération, Prochaine récupération et le Résultat. Par clic droit : Modifier, Récupérer maintenant et Supprimer. Chaque récupération apparaît aussi dans le journal.

#Questions fréquentes

#Les caractères accentués s'affichent mal.

Sous Encodage, passez de « Automatique » à Windows (ANSI, Windows-1252) ou UTF-8. Les fichiers issus d'anciennes versions d'Excel sont généralement en Windows-1252.

#Les prix arrivent multipliés par 100.

Le Séparateur décimal ne correspond pas au fichier. Choisissez Virgule (1.234,56) ou Point (1,234.56) selon votre fichier et relancez une simulation.

#Pourquoi ne puis-je pas créer de nouveaux articles avec les prix ?

Le domaine Prix modifie uniquement les articles existants. Vous créez de nouveaux articles via Données de base des articles – vous pouvez y fournir directement le prix de vente et d'autres champs.