Configurer l'envoi d'e-mails

allverto envoie de préférence les factures, relances, commandes fournisseur et messages via votre propre boîte mail – les e-mails partent alors de votre adresse, finissent moins souvent dans les spams et les réponses vous parviennent directement. Vous configurez cela sous Roue dentée → Envoi d'e-mails.

#Avant de commencer

Vous avez besoin du droit « Configurer l'envoi d'e-mails (SMTP, Microsoft 365, affectation par usage, journal d'envoi) ». Il est destiné uniquement aux rôles Propriétaire et Administration, car des identifiants d'accès y sont enregistrés.

En haut de la page figure la voie par laquelle les e-mails de la société partent actuellement – via votre compte par défaut ou, tant qu'aucun n'est configuré, via le serveur de messagerie d'allverto avec le nom d'expéditeur et l'adresse de réponse de votre société.

La page comporte quatre onglets : Comptes, Utilisation par société, E-mails envoyés et Apparence.

#Pas à pas : connecter une boîte mail via SMTP

SMTP fonctionne avec presque toutes les boîtes mail : IONOS, Strato, web.de, GMX, votre propre serveur ou Microsoft 365 avec SMTP AUTH.

1. Ouvrez Roue dentée → Envoi d'e-mails, onglet Comptes, et cliquez sur Ajouter un compte.
2. Choisissez SMTP.
3. Sous Fournisseur, choisissez un modèle (par ex. IONOS, Strato, Gmail / Google Workspace, web.de, GMX, Microsoft 365 (SMTP) ou Serveur propre). Il préremplit le serveur, le port et le chiffrement.
4. Renseignez :
   • Nom dans allverto – par ex. « Comptabilité ».
   • Nom de l'expéditeur – vide = nom de la société.
   • Adresse de l'expéditeur – par ex. rechnung@meine-firma.de.
   • Répondre à – vide = adresse de l'expéditeur.
   • Serveur SMTP, Port, Chiffrement (SSL/TLS, STARTTLS ou Aucun (non chiffré)).
   • Nom d'utilisateur (généralement l'adresse e-mail) et Mot de passe.
   • Signature – ajoutée sous chaque e-mail de ce compte (texte uniquement).
   • Interrupteur Compte par défaut (pour tous les usages sans affectation propre).
5. Cliquez sur Tester la connexion, puis sur Enregistrer.

Le mot de passe est enregistré chiffré et n'est plus jamais affiché. Lors de la modification, laissez le champ vide pour le conserver.

#Pas à pas : connecter Microsoft 365

Ici, vous ne saisissez aucun mot de passe. allverto obtient uniquement chez Microsoft le droit d'envoyer des e-mails ; l'envoi passe par Microsoft Graph et fonctionne aussi avec les boîtes partagées.

1. Ajouter un compte → Microsoft 365.
2. Renseignez Nom dans allverto, Nom de l'expéditeur, Répondre à et Signature. L'Adresse de l'expéditeur provient de la connexion.
3. Facultatif :
   • Envoyer en tant que (boîte partagée) – par ex. rechnung@…. Le compte connecté a besoin pour cela de l'autorisation « Envoyer en tant que ».
   • Tenant Microsoft – ID de tenant ou domaine, sinon automatique.
   • Interrupteur Autoriser les pièces jointes volumineuses (plus de 3 Mo) – en envoi direct, Microsoft accepte au maximum 3 Mo de pièces jointes. Avec cet interrupteur, allverto peut créer un brouillon pour les e-mails plus volumineux (jusqu'à 150 Mo).
4. Cliquez sur Enregistrer et se connecter avec Microsoft et connectez-vous chez Microsoft. Vous revenez ensuite dans allverto.

Après une modification du tenant, une nouvelle connexion est nécessaire (Enregistrer et se reconnecter). Si la liste affiche le statut Connexion manquante, choisissez par clic droit Se connecter avec Microsoft.

#Gérer les comptes

La liste affiche pour chaque compte le Nom (avec « Par défaut »), le Type, l'Expéditeur, le Statut (Actif, Connexion manquante ou Erreur avec message), Dernier succès, Sociétés, Utilisé pour et Envoyés 30 jours. Un double-clic permet de modifier un compte ; le clic droit propose :

• Tester la connexion – vérifie les identifiants sans rien envoyer.
• Envoyer un e-mail de test – à l'adresse de votre choix.
• Se connecter avec Microsoft (uniquement pour Microsoft 365).
• Définir par défaut.
• Modifier et Supprimer. Lors de la suppression, les identifiants sont effacés ; les usages affectés à ce compte utilisent ensuite le compte par défaut. Le journal d'envoi est conservé.

#Utilisation par société

Dans l'onglet Utilisation par société, vous définissez quel compte envoie quoi :

1. Sous Affectation pour la société, choisissez d'abord Toutes les sociétés (par défaut).
2. Choisissez le Compte pour chaque usage – sans sélection, c'est le compte par défaut qui envoie.
3. Si besoin, renseignez Copie Cci à (par ex. la comptabilité) et Répondre à. « Répondre à » remplace l'adresse de réponse pour cet usage.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez plusieurs sociétés, choisissez sous Affectation pour la société une société précise et définissez des comptes propres uniquement pour elle. Les lignes vides utilisent alors le réglage « Toutes les sociétés ».

#E-mails envoyés

L'onglet E-mails envoyés est le journal d'envoi – sans contenu ni pièces jointes. Colonnes : Date et heure, Statut, Destinataires, Objet, Usage, Compte, Référence (par ex. document, relance, commande fournisseur) et Erreur. Vous pouvez filtrer par période (d'Aujourd'hui à Tout), statut, usage et compte.

Via Conserver, vous définissez combien de temps les entrées sont conservées (de 90 jours à 10 ans, par défaut 12 mois). allverto supprime chaque jour les entrées plus anciennes.

#Apparence des e-mails

Dans l'onglet Apparence, vous définissez l'apparence des e-mails de votre entreprise aux clients, fournisseurs et transporteurs : ordres d'enlèvement, commandes, commandes en dropshipping, tickets de caisse, documents, relances et messages aux fournisseurs.

• Moderne (avec logo) (par défaut) – en haut votre logo issu des données de l'entreprise (sans logo, le nom de l'entreprise), boutons et liens dans la couleur de votre modèle d'impression par défaut « Facture » (sinon bleu allverto), les informations importantes comme la date d'enlèvement, les colis ou la date de livraison dans un tableau clair et, en bas, les mentions obligatoires : raison sociale, adresse, registre du commerce et numéro, n° TVA, direction, e-mail, téléphone et site web. Avec plusieurs sociétés, ce sont les données de la société du document ou de la commande. Une version texte est toujours jointe.
• Texte uniquement – e-mails en texte simple, sans logo ni cadre, comme auparavant.
• Interrupteur Afficher « Envoyé avec allverto » – petite ligne sous les coordonnées de l'entreprise, désactivée par défaut. Sinon, les e-mails ne portent que votre marque.

À droite, un aperçu avec des données d'exemple. S'il manque des mentions obligatoires dans les données de l'entreprise, un avertissement le signale.

La langue dépend du client ou du fournisseur. La signature du compte e-mail apparaît dans le cadre, sous le texte.

#Questions fréquentes

#Mes factures arrivent dans les spams chez le client.

Connectez votre propre boîte mail et définissez-la comme compte par défaut ou pour les Documents. Les e-mails provenant de votre propre domaine sont nettement mieux évalués par les filtres anti-spam.

#Le statut affiche « Erreur ».

Survolez avec la souris le message dans la colonne Statut – la raison complète y figure (par ex. mot de passe incorrect). Corrigez les identifiants et cliquez sur Tester la connexion.

#Où définir l'objet et le texte des e-mails ?

Dans les Modèles d'e-mail.