Dokumenty, kolory dokumentów i metody płatności
Statusy dokumentów, szablony tekstów nagłówka i stopki, kolory dokumentów oraz metody płatności z terminem płatności, skontem, wysyłką przed płatnością, monitowaniem i opłatami dla ofert, zamówień i faktur.
Jak wyglądają twoje oferty, zamówienia i faktury oraz jakie opcje oferuje edytor dokumentów, ustalasz w ustawieniach sprzedaży: obszar Sprzedaż → na dole po lewej Ustawienia. Po lewej w grupie Dokumenty i operacje znajdują się pozycje Statusy i szablony tekstów, Kolory dokumentów, Metody płatności i Pola własne.
Zanim zaczniesz
Ustawienia mogą przeglądać role z uprawnieniem „Przeglądanie zamówień” lub „Przeglądanie ofert, dowodów dostawy i faktur”. Zmieniać je mogą role z uprawnieniem „Zarządzanie ustawieniami dokumentów (metody płatności, statusy, szablony tekstów, pola własne)” – zwykle Właściciel i Administracja.
Statusy i szablony tekstów
Statusy dokumentów
Własne etapy obróbki ofert i zamówień, np. „Czeka na zatwierdzenie” lub „Pytanie do klienta”. Przyciskiem Utwórz status nadajesz Nazwę, opcjonalnie Kolor oraz Dotyczy (Oferty i zamówienia, Tylko oferty, Tylko zamówienia); przełącznikiem Aktywny ukrywasz status. Status wybierasz w edytorze dokumentów w zakładce Szczegóły; automatyzacje mogą go ustawiać.
Szablony tekstów
Teksty nagłówka i stopki dokumentów. Przyciskiem Utwórz szablon wybierasz Rodzaj dokumentu (Wszystkie dokumenty, Oferta, Zamówienie, Potwierdzenie zamówienia, Dowód dostawy (WZ), Faktura, Faktura korygująca) i Miejsce (Tekst nagłówka lub Tekst stopki), wpisujesz Nazwę i Tekst, a przełącznikiem Domyślny decydujesz, czy allverto ma go automatycznie wstawiać do nowych dokumentów tego rodzaju. W edytorze dokumentów w zakładce Teksty wybierasz inny szablon lub dopasowujesz tekst.
Kolory dokumentów
Kolorowe oznaczenia z nazwą, np. „Ekspres”, „Duży klient” lub „Wymaga wyjaśnienia”. Zamówienia i oferty otrzymują kolor jako kolor wiersza na liście; ustawiasz go prawym przyciskiem myszy → Kolor ▸ lub w edytorze dokumentów albo automatycznie przez automatyzację.
- Utwórz kolor – Nazwa, kolor z palety i opcjonalnie Opis (opcjonalnie), np. „Pakować bez cen”.
- Przejmij przykłady – tworzy kilka propozycji, które możesz dopasować (tylko dopóki nie ma jeszcze żadnych kolorów).
- Kolejność zmieniasz przeciąganiem lub skrótami Alt+↑ / Alt+↓. Prawy przycisk myszy oferuje Edytuj…, W górę, W dół i Archiwizuj (istniejące zamówienia zachowują swój kolor), a przy zarchiwizowanych kolorach Przywróć.
Metody płatności
Domyślnie dostępne są: przedpłata, faktura (domyślna), PayPal, polecenie zapłaty, gotówka i za pobraniem. Lista pokazuje dla każdej metody płatności rodzaj i termin płatności, a w osobnych kolumnach, czy dozwolona jest Wysyłka przed płatnością i czy aktywne jest Monitowanie. Przyciskiem Utwórz metodę płatności lub ikoną ołówka w wierszu edytujesz (ikona kosza usuwa – jeśli metoda płatności jest jeszcze używana, zamiast tego ustaw ją jako nieaktywną):
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Nazwa | Tak metoda płatności pojawia się na liście wyboru i na dokumencie |
| Rodzaj | Przedpłata, Faktura, PayPal, Polecenie zapłaty, Gotówka, Za pobraniem, Płatność kartą lub Inne |
| Termin płatności | Dni do terminu wymagalności faktury (0 = płatne natychmiast) |
| Skonto / Skonto do | Procent skonta i termin w dniach |
| Wysyłka przed wpływem płatności dozwolona | Wł.: nieopłacone zamówienia są w wysyłce traktowane jako gotowe do dostawy (np. faktura, za pobraniem, polecenie zapłaty). Wył.: dopiero po wpływie płatności |
| Monitowanie aktywne | Wł.: przeterminowane faktury pojawiają się w propozycji monitów. Wył.: pozostają w nierozliczonych pozycjach z oznaczeniem „Blokada monitów (metoda płatności)” |
| Do wyboru w oknie „Płatności” | Wył.: niedostępna przy rejestrowaniu płatności (w dokumencie nadal można ją wybrać) |
| Zaliczka dozwolona | Płatności do zamówienia przed fakturą są traktowane jako zaliczka; faktura wykazuje je jako „już zapłacone” |
| ID transakcji jest wymagane / Uwaga jest wymagana | bez tej informacji nie można dodać płatności |
| Konto księgowe | Propozycja przy rejestracji i konto przeciwstawne w eksporcie DATEV; puste = konto bankowe z ustawień finansowych |
| Opłata stała / Opłata procentowa | Opłata za każdą płatność, np. 0,35 € lub 2,49 % – zob. Opłaty za płatności |
| Aktywny | Nieaktywnych metod płatności nie można już wybrać |
| Domyślny | Wstępnie wybrana w nowych dokumentach |
Opcje wł./wył. to przełączniki. Termin płatności i skonto pojawiają się na fakturze i w e-fakturze; nierozliczone pozycje obliczają na ich podstawie termin wymagalności i termin skonta.
Wpływ płatności
Pod metodami płatności znajduje się sekcja Wpływ płatności:
- Tolerancja dla „opłacone” – zamówienie uznaje się za opłacone, jeśli do zapłaty pozostaje najwyżej tyle (różnice zaokrągleń). 0,00 = co do grosza.
- Domyślnie zaznacz „Potwierdź wpływ płatności e-mailem” – w oknie „Płatności” wysyłka e-maila do klienta (szablon e-mail „Wpływ płatności”) jest wtedy już włączona.
Pola własne
W sekcji Pola własne w tym samym oknie tworzysz dodatkowe pola dla dokumentów, pozycji i klientów – zob. Pola własne.