Konfiguracja wysyłki e-maili

Faktury, monity, zamówienia do dostawców i wiadomości allverto najchętniej wysyła przez twoją własną skrzynkę – wtedy e-maile przychodzą z twojego adresu, rzadziej trafiają do spamu, a odpowiedzi trafiają bezpośrednio do ciebie. Konfigurujesz to w Koło zębate → Wysyłka e-maili.

#Zanim zaczniesz

Potrzebujesz uprawnienia „Konfiguracja wysyłki e-mail (SMTP, Microsoft 365, przypisanie wg celu, dziennik wysyłki)”. Jest ono przeznaczone tylko dla ról Właściciel i Administracja, ponieważ zapisuje się tu dane dostępowe.

U góry strony widać, przez co obecnie wychodzą e-maile firmy – przez twoje konto domyślne lub, dopóki żadne nie jest skonfigurowane, przez serwer pocztowy allverto z nazwą nadawcy i adresem zwrotnym twojej firmy.

Strona ma cztery karty: Konta, Użycie wg firmy, Wysłane e-maile i Wygląd.

#Krok po kroku: podłączanie skrzynki przez SMTP

SMTP działa z niemal każdą skrzynką: IONOS, Strato, web.de, GMX, własny serwer lub Microsoft 365 z SMTP AUTH.

1. Otwórz Koło zębate → Wysyłka e-maili, kartę Konta, i kliknij Dodaj konto.
2. Wybierz SMTP.
3. W polu Dostawca wybierz szablon (np. IONOS, Strato, Gmail / Google Workspace, web.de, GMX, Microsoft 365 (SMTP) lub Własny serwer). Wypełnia on serwer, port i szyfrowanie.
4. Uzupełnij:
   • Nazwa w allverto – np. „Księgowość”.
   • Nazwa nadawcy – puste = nazwa firmy.
   • Adres nadawcy – np. rechnung@meine-firma.de.
   • Odpowiedź do – puste = adres nadawcy.
   • Serwer SMTP, Port, Szyfrowanie (SSL/TLS, STARTTLS lub Brak (bez szyfrowania)).
   • Nazwa użytkownika (zwykle adres e-mail) i Hasło.
   • Podpis – dodawany pod każdym e-mailem z tego konta (tylko tekst).
   • Przełącznik Konto domyślne (dla wszystkich celów bez własnego przypisania).
5. Kliknij Testuj połączenie, a potem Zapisz.

Hasło jest zapisywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy więcej nie jest wyświetlane. Podczas edycji zostaw pole puste, aby je zachować.

#Krok po kroku: podłączanie Microsoft 365

Tutaj nie podajesz hasła. allverto otrzymuje od Microsoft tylko uprawnienie do wysyłania e-maili; wysyłka odbywa się przez Microsoft Graph i działa także ze skrzynkami współdzielonymi.

1. Dodaj konto → Microsoft 365.
2. Wypełnij Nazwa w allverto, Nazwa nadawcy, Odpowiedź do i Podpis. Adres nadawcy pochodzi z logowania.
3. Opcjonalnie:
   • Wysyłaj jako (skrzynka współdzielona) – np. rechnung@…. Zalogowane konto potrzebuje do tego uprawnienia „Wyślij jako” („Send As”).
   • Tenant Microsoft – ID tenanta lub domena, w przeciwnym razie automatycznie.
   • Przełącznik Zezwól na duże załączniki (powyżej 3 MB) – przy bezpośredniej wysyłce Microsoft przyjmuje załączniki o łącznym rozmiarze najwyżej 3 MB. Z tym przełącznikiem allverto może dla większych e-maili utworzyć wersję roboczą (do 150 MB).
4. Kliknij Zapisz i zaloguj przez Microsoft i zaloguj się w Microsoft. Potem wracasz do allverto.

Po zmianie tenanta konieczne jest ponowne logowanie (Zapisz i zaloguj ponownie). Jeśli na liście widnieje status Brak logowania, wybierz prawym przyciskiem Zaloguj przez Microsoft.

#Zarządzanie kontami

Lista pokazuje dla każdego konta Nazwa (z „Domyślne”), Rodzaj, Nadawca, Status (Aktywne, Brak logowania lub Błąd z komunikatem), Ostatni sukces, Firmy, Używane do i Wysłane 30 dni. Dwuklikiem edytujesz konto, prawym przyciskiem masz do wyboru:

• Testuj połączenie – sprawdza dane dostępowe, niczego nie wysyłając.
• Wyślij e-mail testowy – na wybrany przez ciebie adres.
• Zaloguj przez Microsoft (tylko przy Microsoft 365).
• Ustaw jako domyślne.
• Edytuj i Usuń. Przy usuwaniu dane dostępowe są kasowane; cele korzystające z tego konta używają potem konta domyślnego. Dziennik wysyłki pozostaje.

#Użycie wg firmy

W karcie Użycie wg firmy określasz, które konto co wysyła:

1. W polu Przypisanie dla firmy wybierz najpierw Wszystkie firmy (domyślnie).
2. Dla każdego celu wybierz Konto – bez wyboru wysyła konto domyślne.
3. W razie potrzeby wpisz Kopia UDW do (np. księgowość) i Odpowiedź do. „Odpowiedź do” zastępuje adres zwrotny dla tego celu.
4. Kliknij Zapisz.

Jeśli masz kilka firm, w polu Przypisanie dla firmy wybierasz pojedynczą firmę i zapisujesz własne konta tylko dla niej. Puste wiersze korzystają wtedy z ustawienia „Wszystkie firmy”.

#Wysłane e-maile

Karta Wysłane e-maile to dziennik wysyłki – bez treści i załączników. Kolumny: Czas, Status, Odbiorcy, Temat, Cel, Konto, Odniesienie (np. dokument, monit, zamówienie do dostawcy) i Błąd. Filtrować możesz według okresu (od Dziś do Wszystkie), statusu, celu i konta.

W Przechowuj ustawiasz, jak długo wpisy są przechowywane (od 90 dni do 10 lat, domyślnie 12 miesięcy). Starsze wpisy allverto usuwa codziennie.

#Wygląd e-maili

Na karcie Wygląd decydujesz, jak wyglądają e-maile Twojej firmy do klientów, dostawców i spedytorów: zlecenia odbioru, zamówienia, zamówienia dropshipping, paragony, dokumenty, wezwania do zapłaty i wiadomości do dostawców.

• Nowoczesny (z logo) (domyślnie) – u góry Twoje logo z danych firmy (bez logo nazwa firmy), przyciski i linki w kolorze Twojego standardowego szablonu wydruku „Faktura” (w przeciwnym razie niebieski allverto), ważne dane, takie jak data odbioru, paczki czy termin dostawy, w przejrzystej tabeli, a na dole dane obowiązkowe: nazwa firmy, adres, sąd rejestrowy i numer, NIP UE, zarząd, e-mail, telefon i strona internetowa. Przy kilku firmach widoczne są dane firmy dokumentu lub zamówienia. Zawsze wysyłana jest też wersja tekstowa.
• Tylko tekst – proste e-maile tekstowe bez logo i ramki, jak dotychczas.
• Przełącznik Pokazuj „Wysłano z allverto” – mały wiersz pod danymi firmy, domyślnie wyłączony. W przeciwnym razie e-maile noszą tylko Twoją markę.

Po prawej stronie widzisz podgląd z przykładowymi danymi. Jeśli w danych firmy brakuje danych obowiązkowych, pojawia się odpowiednia informacja.

Język zależy od klienta lub dostawcy. Podpis konta e-mail pojawia się w ramce pod tekstem.

#Częste pytania

#Moje faktury trafiają u klienta do spamu.

Podłącz własną skrzynkę i ustaw ją jako konto domyślne lub dla celu Dokumenty. E-maile z twojej własnej domeny są znacznie lepiej oceniane przez filtry antyspamowe.

#Status pokazuje „Błąd”.

Najedź myszą na komunikat w kolumnie Status – znajdziesz tam pełny powód (np. błędne hasło). Popraw dane dostępowe i kliknij Testuj połączenie.

#Gdzie ustawiam temat i treść e-maili?

W Szablonach e-maili.