Zakresy numeracji
Ustaw prefiks, sufiks, liczbę cyfr i następny numer dla zamówień, faktur, klientów, dłużników i innych dokumentów.
Każde zamówienie, każda faktura, każdy klient i wiele innych dokumentów otrzymuje swój numer z zakresu numeracji. Ty decydujesz, jak wyglądają numery – np. RE-2026-00001 lub AU-10001.
Zanim zaczniesz
Zmieniać mogą role z uprawnieniem „Zarządzanie zakresami numeracji” (zwykle Właściciel i Administracja). Bez tego uprawnienia nie widzisz tej strony.
Zakresy numeracji
Lista w koło zębate → Zakresy numeracji (grupa Ogólne) jest pogrupowana według obszarów:
| Obszar | Zakresy numeracji |
|---|---|
| Sprzedaż | Zamówienia, Klienci, Dłużnicy, Subskrypcje, Zwroty |
| Dokumenty | Oferty, Potwierdzenia zamówień (nieużywany – potwierdzenie zamówienia nosi numer zamówienia), Dowody dostawy, Faktury, Faktury korygujące, Faktury stornujące |
| Zakupy | Dostawcy, Zamówienia do dostawców, Przyjęcia towaru, Zapytania ofertowe, Zwroty do dostawców |
| Magazyn | Listy kompletacyjne, Inwentaryzacje, Zlecenia przesunięcia, Wydania z magazynu, Przesyłki spedycyjne |
| Kasa | Paragony |
| Produkcja | Zlecenia produkcyjne |
| Finanse | Upomnienia, faktury zakupu (numer wewnętrzny ER-…), referencje mandatów SEPA, zbiorcze polecenia zapłaty, przebiegi płatności |
Kolumny pokazują Prefiks, Sufiks, Cyfry, Restart, Następny numer i Podgląd – następny numer w takiej postaci, w jakiej zostanie nadany. Prawy przycisk → Kopiuj następny numer kopiuje podgląd.
Krok po kroku: zmiana zakresu numeracji
- Otwórz koło zębate → Zakresy numeracji.
- Kliknij dwukrotnie wiersz (lub prawy przycisk → Edytuj…, albo Enter).
- Dostosuj:
- Prefiks i Sufiks – tekst przed lub po liczbie. Przyciskami pod spodem wstawiasz symbole:
{YYYY}(rok, cztery cyfry),{YY}(rok, dwie cyfry),{MM}(miesiąc). - Cyfry (uzupełnij zerami) – np. 5 daje
00042; 0 = bez zer wiodących. - Następny numer – następna liczba, która zostanie nadana.
- Restart – Ciągły liczy zawsze dalej, Od nowa co roku zaczyna każdego roku od 1 i wymaga do tego
{YYYY}lub{YY}w prefiksie lub sufiksie.
- Prefiks i Sufiks – tekst przed lub po liczbie. Przyciskami pod spodem wstawiasz symbole:
- Sprawdź Podgląd następnych numerów w oknie dialogowym i zapisz.
Zasady dla faktur (GoBD)
W przypadku faktur, faktur korygujących, faktur stornujących, paragonów, upomnień i faktur zakupu następny numer możesz tylko zwiększyć, nigdy zmniejszyć – aby żaden numer nie został nadany dwa razy. Pole pokazuje wskazówkę „Tylko zwiększać – co najmniej …”. Każda zmiana jest zapisana w dzienniku zmian.
Dla wszystkich numeracji allverto przy zapisie sprawdza też, czy następny numer jest już zajęty, i szuka najwyższego już nadanego numeru z tym samym prefiksem i sufiksem: następny numer musi być wyższy, w przeciwnym razie allverto odrzuca zmianę i podaje ten numer. Jeśli np. cofniesz zamówienia z 10500 na 10100, kolejne numery kolidowałyby z istniejącymi zamówieniami – nawet jeśli sam 10100 jest wolny.
Numery dłużników
Zakres Dłużnicy przy tworzeniu klienta automatycznie nadaje numer dłużnika dla księgowości (np. do eksportu DATEV). Zaczyna się za najwyższym istniejącym numerem dłużnika. Jeśli nie potrzebujesz automatycznych numerów dłużników, wyłącz w oknie dialogowym przełącznik Nadawaj automatycznie – wtedy pole pozostaje puste i jest uzupełniane ręcznie.
Tak samo można wyłączyć numerację Referencje mandatów SEPA: referencję wpisujesz wtedy sam przy tworzeniu mandatu SEPA. Upomnienia, faktury zakupu, zbiorcze polecenia zapłaty i przebiegi płatności zawsze pobierają numer ze swojej numeracji – ustaw prefiks i następny numer np. tak, aby kontynuować numery z JTL-Wawi.
Własne numery dla każdej firmy
Jeśli prowadzisz kilka firm w ramach jednego konta, wszystkie firmy domyślnie liczą wspólnie w tych zakresach. Własne, ciągłe numery dokumentów dla firmy włączasz w samej firmie: koło zębate → Firmy → otwórz firmę → zakładka Zakresy numeracji → Własne numery dokumentów dla tej firmy.