Import/eksport (CSV i Excel)

Dzięki importowi/eksportowi wczytujesz dane z plików CSV lub Excel i wyprowadzasz dowolnie zestawione dane jako CSV. Układ i pojęcia znasz z JTL-Ameise (narzędzia do importu/eksportu w JTL-Wawi): po lewej drzewo obszarów, po prawej plik, przypisanie, wartości domyślne i ustawienia, na dole Przebieg testowy i Rozpocznij import.

#Jak otworzyć import i eksport

• Koło zębate → Import/eksport – w prawym górnym rogu przyciski Import… i Eksport…. Sama strona pokazuje Protokół wszystkich przebiegów i automatyczny stan u dostawcy.
• W obszarze Artykuły przez menu: Importuj dane …, Eksportuj dane … i Dziennik importu/eksportu.
• Na listach (np. artykułów) przez Więcej → Importuj… lub Eksportuj… – odpowiedni obszar jest wtedy wstępnie wybrany.
• Przez szybkie wyszukiwanie Ctrl+K: „Importuj dane …” lub „Eksportuj dane …”.

Import i eksport otwierają się w osobnym oknie („Importuj dane” lub „Eksportuj dane”).

#Zanim zaczniesz

Dodatkowo każdy obszar wymaga swojego uprawnienia merytorycznego – np. „Edycja artykułów” dla artykułów lub „Przeprowadzanie inwentaryzacji” dla stanów magazynowych. Eksportowane jest tylko to, co rola może też przeglądać. Obszary bez uprawnienia są w drzewie wyszarzone z kłódką.

#Obszary

Wyszarzone wpisy z „wkrótce” (np. cechy, obrazy, marketplace'y) są planowane.

Dane wysyłki służą do przesyłek utworzonych poza allverto – w oprogramowaniu zewnętrznym lub przez spedytora bez interfejsu. W każdym wierszu: Numer zamówienia (lub Zewnętrzny numer referencyjny zamówienia), Przewoźnik (DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Deutsche Post, DHL Express, FedEx lub spedycja), Numer przesyłki, opcjonalnie Data wysyłki, Waga (kg), Produkt wysyłkowy i Zaksięguj jako wysłane (tak/nie). Bez podania allverto księguje zamówienie jako wysłane: stan zostaje zdjęty, a sklep lub marketplace otrzymuje numer przesyłki. Już zapisane numery przesyłek są pomijane. Potrzebujesz dodatkowo Edycja zamówień i Tworzenie etykiet wysyłkowych.

Warianty: w każdym wierszu Numer artykułu nadrzędnego, Numer artykułu podrzędnego, Wariacja i Wartość wariacji (np. Rozmiar = 500 g), opcjonalnie Dopłata brutto. Wiersze z tym samym artykułem nadrzędnym i podrzędnym tworzą jeden artykuł podrzędny. Artykuł nadrzędny musi już istnieć; jeśli jest jeszcze pojedynczym artykułem, allverto zmienia go w artykuł nadrzędny (jak „Utwórz artykuł nadrzędny” – czyli tylko bez stanu magazynowego). Brakujące wariacje, wartości i artykuły podrzędne zostaną utworzone, istniejący pojedynczy artykuł zostanie przypisany jako podrzędny. Każdy artykuł podrzędny potrzebuje wartości dla każdej wariacji artykułu nadrzędnego, a każda kombinacja występuje tylko raz. Dopłata dotyczy wartości we wszystkich artykułach podrzędnych. Wiersze bez numeru artykułu podrzędnego tworzą tylko wariacje i wartości przy artykule nadrzędnym.

Zestawienia materiałowe: w każdym wierszu Zestawienie (numer artykułu), Komponent (numer artykułu) i Ilość. Wszystkie wiersze zestawienia zastępują jego dotychczasowe komponenty – jak w zakładce „Zestawienie materiałowe” artykułu. Zestawień nie można zagnieżdżać.

Zamówienia u dostawców: jedna pozycja na wiersz z Referencją zamówienia, Dostawcą (lub ustawionym na stałe w zakładce Dostawca), Numerem artykułu, EAN/GTIN lub Numerem artykułu dostawcy i Ilością, opcjonalnie Cena zakupu netto, Termin dostawy, Magazyn i Notatka. Bez ceny zakupu obowiązuje cena artykułu dostawcy ze skalą cen. allverto tworzy zamówienie jako szkic; referencja, która istnieje już u dostawcy, zostaje pominięta. Potrzebujesz do tego uprawnienia Tworzenie zamówień.

#Krok po kroku: import

1. Otwórz Importuj dane … i wybierz po lewej obszar, np. Ceny.
2. Plik importu: przeciągnij plik do pola lub wybierz go – CSV, TXT lub Excel (.xlsx), maksymalnie 50 MB. allverto sam rozpoznaje format i kolumny oraz pokazuje podgląd. W razie potrzeby zmieniasz:
   • CSV: Separator, Kodowanie, Znak cudzysłowu, Znak ucieczki,
   • Excel: Arkusz,
   • zawsze: Separator dziesiętny, Nagłówek w wierszu lub Dane od wiersza oraz przełącznik Wiersz nagłówka obecny.
3. Przypisz pola bazy danych: dla każdego pola wybierz Kolumna w pliku importu. Pasujące nazwy kolumn allverto przypisuje już wstępnie; Automatycznie powtarza propozycję. Pola oznaczone Wymagane muszą być wypełnione, pole oznaczone Dopasowanie identyfikuje istniejące rekordy. Jeśli czegoś brakuje, wiersz jest zaznaczony na czerwono.
4. Wartości domyślne (tylko dla nowych rekordów): wartości dla pól, których nie ma w pliku lub które są w nim puste, np. klasa podatkowa lub producent. Kolejne pola przez Dodaj pole….
5. Ustawienia → Opcje importu:
   • przełączniki Importuj nowe rekordy i Aktualizuj istniejące,
   • Identyfikuj według – pole dopasowania,
   • przełącznik Aktualizuj tylko, gdy zmienia się zawartość,
   • przełącznik Ignoruj puste komórki (pole pozostaje bez zmian),
   • przy artykułach, cenach i producentach: przełącznik Automatycznie twórz brakujących producentów, grupy towarowe, osoby odpowiedzialne i kategorie.
6. Kliknij Przebieg testowy. Każdy wiersz jest sprawdzany, nic nie jest zapisywane. Widzisz, ile rekordów zostałoby utworzonych lub zmienionych, ile zostanie pominiętych i które wiersze zawierają błędy.
7. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Rozpocznij import i potwierdź.

Import działa w tle. Przyciskiem Kontynuuj w tle zamykasz okienko postępu i pracujesz dalej; trwający import możesz tam też anulować.

#Specjalne ustawienia dla poszczególnych obszarów

Stany magazynowe są zapisywane w dzienniku magazynowym jak każde inne księgowanie magazynowe. Do księgowania inwentaryzacji rola potrzebuje uprawnienia „Przeprowadzanie inwentaryzacji”, do korekt – „Księgowanie ruchów magazynowych”.

#Szablony

Przyciskiem Zapisz szablon zapisujesz format, przypisanie kolumn i opcje jako szablon importu (przy eksporcie: pola, kolejność, filtry i format jako szablon eksportu). Następnym razem wybierasz go u góry w Przypisz pola bazy danych lub w Szablon eksportu – idealne do comiesięcznego cennika dostawcy.

Przez Dokumentacja na dole okna widzisz wszystkie pola obszaru z objaśnieniem.

#Krok po kroku: eksport

1. Otwórz Eksportuj dane … i wybierz po lewej obszar.
2. Plik eksportu: Separator, Kodowanie, Znak cudzysłowu, Znak ucieczki i przełącznik Dołącz wiersz nagłówka.
3. Separatory liczb: Separator dziesiętny, Separator tysięcy i Miejsca po przecinku.
4. Wybierz Szablon eksportu (opcjonalnie). Przy artykułach w Reguła dostawcy (cena zakupu i dostawca) określasz, który dostawca ma być wyprowadzony (domyślnie: preferowany dostawca).
5. Filtr eksportu: przez Dodaj warunek zawężasz dane (np. pole „zawiera”, „jest”, „większe niż”, „jest puste”). Przy klientach możesz użyć Szablon filtra listy klientów; tam, gdzie to możliwe, jest przełącznik Eksportuj także nieaktywne.
6. Przypisz pola bazy danych: po lewej dodajesz pola dwuklikiem. Po prawej w Te pola zostaną wyeksportowane sortujesz przyciskami W górę / W dół, wstawiasz pustą Wolną kolumnę, usuwasz pola przyciskiem Usuń lub Odznacz wszystkie i zmieniasz Nazwę nagłówka.
7. Kliknij Rozpocznij eksport. Eksport działa w tle; pobieranie rozpocznie się, gdy tylko się zakończy.

#Protokół

W Koło zębate → Import/eksport, karta Protokół, znajduje się każdy przebieg z kolumnami Czas, Rodzaj (przebieg testowy, import, eksport), Obszar, Status (Oczekuje, Trwa, Gotowe, Niepowodzenie, Anulowano), Plik, Wiersze, Utworzone, Zmienione, Pominięte, Błędy i Przez (osoba lub „Automatycznie: …”).

Prawy przycisk na przebiegu: Szczegóły, Pobierz protokół (import) lub Pobierz plik (eksport) oraz Anuluj przy trwających procesach. Pliki są dostępne do pobrania przez 30 dni.

Protokół pokazuje tylko przebiegi z obszarów, które Twoja rola może też importować lub eksportować – np. importy klientów tylko z uprawnieniami do klientów. Dla tych przebiegów możesz zobaczyć szczegóły i pobrać protokół wyników lub plik eksportu. Anuluj pojawia się przy Twoich przebiegach i automatycznych pobraniach; przebiegi uruchomione przez współpracowników może anulować tylko osoba, która ma dodatkowo uprawnienie Przeprowadzanie migracji z JTL-Wawi (przejęcie danych).

#Automatyczne pobieranie stanu u dostawcy

Wielu dostawców udostępnia swój stan magazynowy jako plik CSV lub Excel. allverto pobiera go według harmonogramu i wczytuje za pomocą zapisanego szablonu importu. Stan jest potem widoczny przy artykule dostawcy i w eksporcie.

1. Zaimportuj raz przykładowy plik dostawcy w obszarze Stan u dostawcy i zapisz przypisanie przyciskiem Zapisz szablon.
2. Otwórz Koło zębate → Import/eksport, kartę Automatyczny stan u dostawcy, i kliknij Nowe pobieranie.
3. Wypełnij: Dostawca, Nazwa, Źródło (Adres internetowy (https), FTP lub FTPS (FTP z TLS)), Harmonogram (od co godzinę do codziennie), zależnie od źródła Adres pliku lub Serwer, Port i Ścieżka do pliku, do tego Użytkownik i Hasło oraz Szablon importu (stan u dostawcy).
4. Pozostaw włączony przełącznik Aktywne (pobieraj według harmonogramu) i zapisz.

Lista pokazuje Ostatnie pobranie, Następne pobranie i Wynik. Prawym przyciskiem: Edytuj, Pobierz teraz i Usuń. Każde pobranie pojawia się też w protokole.

#Częste pytania

#Znaki diakrytyczne (np. umlauty) wyświetlają się nieprawidłowo.

W Kodowanie zmień „Automatycznie” na Windows (ANSI, Windows-1252) lub UTF-8. Pliki ze starszych wersji Excela są zwykle w Windows-1252.

#Ceny przychodzą pomnożone przez 100.

Separator dziesiętny nie pasuje do pliku. Wybierz Przecinek (1.234,56) lub Kropka (1,234.56) zgodnie z plikiem i wykonaj nowy przebieg testowy.

#Dlaczego przy cenach nie mogę tworzyć nowych artykułów?

Obszar Ceny zmienia tylko istniejące artykuły. Nowe artykuły tworzysz przez Dane podstawowe artykułów – tam możesz od razu podać cenę sprzedaży i inne pola.