Kilka firm w jednym mandancie

Dzięki Firmom prowadzisz kilka podmiotów prawnych lub marek w jednym mandancie (twoim koncie allverto) – tak jak firmy w JTL-Wawi. Wszystkie firmy dzielą artykuły, magazyny, klientów i użytkowników. Każda firma ma jednak własne dane nadawcy, własne konto bankowe, własne logo, własnego nadawcę e-maili i – jeśli chcesz – własne numery dokumentów.

#Mandant czy firma?

Jeśli potrzebujesz oddzielnych artykułów i magazynów, utwórz kolejnego mandanta. Jeśli firmy dzielą towar i klientów, a różnią się tylko na dokumentach i w księgowości, utwórz kolejną firmę.

#Zanim zaczniesz

• Firmy tworzy i edytuje osoba z uprawnieniem „Edycja danych firmy” – domyślnie tylko właścicielka lub właściciel (rola Administracja go nie ma). Z uprawnieniem „Przeglądanie ofert, dowodów dostawy i faktur” firmy możesz tylko przeglądać.
• Twoje dotychczasowe dane firmy automatycznie stają się firmą domyślną. Należą do niej wszystkie istniejące zamówienia i dokumenty.
• Liczba firm w mandancie zależy od pakietu (Jolle i Kutter 1, Frachter 3, Flotte bez limitu). U góry strony Firmy widać mandanta z informacją „Wykorzystano … z …”; po osiągnięciu limitu Utwórz firmę wskazuje drogę do zmiany pakietu. Nazwę mandanta zmieniasz tam przyciskiem Zmień nazwę mandanta.

#Krok po kroku: tworzenie drugiej firmy

1. Kliknij koło zębate w prawym górnym rogu i otwórz Firmy.
2. Kliknij Utwórz firmę.
3. Karta Dane podstawowe: Nazwa na listach, Skrót (1–6 znaków, np. HU), Nazwa firmy z formą prawną, adres i kontakt.
4. Karta Podatki i rejestr: NIP UE lub Numer podatkowy, przełącznik Mały przedsiębiorca, rejestr, zarząd, opcjonalnie identyfikator wierzyciela, numer EORI, kolejne numery VAT w innych krajach i własne numery DATEV (Numer doradcy, Numer mandanta w DATEV).
5. Karta Bank: główne konto bankowe (widnieje na fakturach i w e-fakturze), opcjonalnie kolejne konta, konto do inkasa poleceń zapłaty SEPA, termin płatności i ważność ofert.
6. Karta Nagłówek i logo: dodatkowy wiersz w nagłówku, tekst końcowy i Wysyłka dokumentów e-mailem (Nazwa nadawcy i Adres zwrotny). Karta E-faktura: format e-faktury tej firmy.
7. Utwórz firmę. Następnie możesz przesłać logo w karcie Nagłówek i logo, a pojawi się karta Zakresy numeracji.

#Która firma dostaje zamówienie?

• Kanał sprzedaży: na stronie Firmy w sekcji Kanały sprzedaży → firma przypisujesz każdemu sklepowi lub marketplace'owi firmę. Nowe zamówienia z tego kanału należą wtedy do tej firmy.
• W pozostałych przypadkach obowiązuje firma domyślna.
• W oknie zamówienia w Dane dokumentu → Referencje widzisz pole Firma i możesz ją tam zmienić.
• Na liście zamówień zaznaczasz kilka zamówień i na pasku wyboru wybierasz Przypisz firmę… (widoczne tylko, gdy jest kilka firm).

#Co trafia na dokumenty

Oferty, potwierdzenia zamówień, dowody dostawy, faktury, korekty i storna przejmują wszystko od firmy dokumentu: nadawcę, logo i nagłówek, stopkę z rejestrem i kontem bankowym, dane w XRechnung/ZUGFeRD, a przy wysyłce e-mailem nazwę nadawcy i adres zwrotny. Korekty i storna zawsze należą do firmy pierwotnej faktury. Także wezwania do zapłaty wychodzą od firmy faktury.

#Własne numery faktur dla każdej firmy

Domyślnie wszystkie firmy numerują wspólnie (Koło zębate → Zakresy numeracji). Przy oddzielnej księgowości otwierasz firmę, kartę Zakresy numeracji, i włączasz Własne numery dokumentów dla tej firmy. Firma dostaje wtedy własne, ciągłe zakresy ze swoim skrótem, np. HU-RE-2026-00001. Prefiks, liczbę cyfr i następny numer dopasowujesz dla każdego rodzaju dokumentu. Dla faktur, korekt i storn następny numer może tylko rosnąć.

#Raporty i księgowość dla każdej firmy

• Zamówienia i Dokumenty: kolumna Firma i filtr Firma (filtr lub kliknięcie prawym przyciskiem na kolumnę).
• Finanse → Eksport DATEV: wybierz firmę – paczka księgowań zawiera tylko jej faktury, korekty i płatności, z jej numerem doradcy i mandanta (jeśli zostały zapisane w firmie).
• Raport OSS i Nierozliczone pozycje również można filtrować według firmy. Zob. Raport OSS.

#Firma domyślna i archiwizacja

• Kliknij firmę prawym przyciskiem → Ustaw jako firmę domyślną. Firma domyślna obowiązuje dla kanałów bez własnej firmy i dla dokumentów bez zamówienia. Istniejące zamówienia i dokumenty zachowują swoją firmę.
• Archiwizuj … (prawy przycisk, tylko z uprawnieniem „Edycja danych firmy”) otwiera okno, które pokazuje wszystko, co blokuje archiwizację – z numerem, klientem i kwotą; kliknięcie numeru otwiera sprawę:
  • Firma domyślna: wybierz w oknie, która aktywna firma zostanie nową firmą domyślną.
  • Otwarte zamówienia i otwarte oferty: przez Przekaż do … trafiają do firmy wybranej w polu Przekaż do. Numery zamówień i ofert pozostają; nadawca, logo, szablon wydruku i numery kolejnych dokumentów pochodzą potem z nowej firmy. W historii zamówienia pojawia się „Firma geändert … (wegen Archivierung von …)” (zmiana firmy z powodu archiwizacji). Do zamówień potrzebujesz dodatkowo uprawnienia „Edycja zamówień”, do ofert „Edycja ofert” – w przeciwnym razie opcji brak.
  • Nie są przekazywane zamówienia z fakturą, dowodem dostawy, dostawą częściową lub etykietą wysyłkową oraz zamówienia w trakcie kompletacji lub pakowania; oferty z migracji i oferty, w których z nową firmą zmieniłby się sposób opodatkowania (np. mały przedsiębiorca). Okno podaje powód dla każdej pozycji – najpierw je zakończ.
  • Otwarte faktury zawsze pozostają w swojej firmie (GoBD). Zaksięguj wpłatę lub wystaw korektę; Pokaż otwarte faktury tej firmy otwiera przefiltrowaną listę faktur.
  • Kanały sprzedaży: Przekaż kanały do … przypisuje je nowej firmie.
• Przekaż i archiwizuj wykonuje wszystko w jednym kroku – jeśli któraś część się nie uda, nic się nie zmienia. Dopóki coś jest otwarte, przycisk pozostaje nieaktywny, a okno pokazuje na dole, czego brakuje. Zarchiwizowanych firm nie można już przypisywać; ich dokumenty pozostają zachowane. Przywróć przywraca je z powrotem.

#Częste pytania

Czy dla każdej firmy potrzebuję osobnego sklepu? Nie. Możesz też pojedynczo przypisywać zamówienia z jednego kanału do innej firmy.

Czy każda firma ma własne magazyny lub artykuły? Nie – do tego służy osobny mandant.

Co dzieje się z fakturami zakupowymi w eksporcie DATEV firmy? Faktury zakupowe i płatności dla dostawców należą obecnie do firmy domyślnej i pojawiają się tylko w jej eksporcie.