Dane firmy, logo i e-faktura
Uzupełnij dane nadawcy dla faktur i innych dokumentów, ustaw konto bankowe, zwolnienie dla małych przedsiębiorców, logo firmy, nadawcę e-maili i format e-faktury.
Dane firmy widnieją jako nadawca na każdej fakturze, fakturze korygującej, ofercie i dowodzie dostawy – oraz w e-fakturze. Bez kompletnych danych obowiązkowych allverto nie wystawia faktur.
Zanim zaczniesz
Dane firmy może zmieniać osoba z uprawnieniem „Edycja danych firmy” – domyślnie tylko właścicielka lub właściciel (rola Administracja nie ma tego uprawnienia). Role z uprawnieniem „Przeglądanie ofert, dowodów dostawy i faktur” mogą firmy tylko oglądać (prawy przycisk → Wyświetl).
Krok po kroku: wprowadzanie danych firmy
- Kliknij koło zębate w prawym górnym rogu i otwórz Firmy (grupa Ogólne).
- Kliknij dwukrotnie swoją firmę domyślną (gwiazdka) – zawiera ona dotychczasowe dane firmy. Kilka firm w jednym mandancie opisuje artykuł Kilka firm w mandancie.
- Zakładka Dane podstawowe:
- Nazwa na listach, Skrót
- Nazwa firmy z formą prawną, Ulica i numer, Kod pocztowy, Miejscowość, Kraj, opcjonalnie Strona internetowa (opcjonalnie)
- Osoba kontaktowa, Telefon, E-mail w sprawie dokumentów – obowiązkowe dla e-faktury
- Zakładka Podatki i rejestr:
- NIP UE lub Numer podatkowy – jedno z nich jest obowiązkowe
- przełącznik Mały przedsiębiorca – jeśli jesteś małym przedsiębiorcą w rozumieniu § 19 UStG (niemieckie zwolnienie z VAT dla małych firm), allverto wystawia faktury tej firmy bez VAT i z odpowiednią adnotacją
- opcjonalnie Sąd rejestrowy, Numer rejestru, Zarząd, Identyfikator wierzyciela (do poleceń zapłaty) i Numer EORI (do przesyłek celnych)
- opcjonalnie Kolejne numery VAT w innych krajach z przełącznikiem Używaj na dokumentach dla tego kraju
- opcjonalnie Numer doradcy i Numer mandanta w DATEV do eksportu DATEV tej firmy
- Zakładka Bank: IBAN, opcjonalnie BIC i Bank (przy niemieckim IBAN allverto uzupełnia oba), kolejne konta bankowe, Konto do inkasa dla poleceń zapłaty SEPA oraz Termin płatności i jak długo oferty są ważne.
- Zakładka Nagłówek i logo: logo (zob. niżej), Dodatkowy wiersz w nagłówku (opcjonalnie), Tekst końcowy na dokumentach (opcjonalnie) oraz do wysyłki dokumentów e-mailem Nazwa nadawcy (opcjonalnie) i Adres zwrotny (opcjonalnie). Przez którą skrzynkę i z jakim tekstem wysyłane są dokumenty, opisują artykuły Wysyłka e-maili i Szablony e-maili.
- Zapisz. Jeśli do faktur czegoś jeszcze brakuje, allverto mówi dokładnie czego – lista pokazuje dla każdej firmy w kolumnie Dane obowiązkowe „Kompletne” lub „Brakuje: …”.
Stopka dokumentów automatycznie zawiera adres, rejestr, zarząd, numery podatkowe i konto bankowe firmy.
Logo firmy
W zakładce Nagłówek i logo firmy przyciskiem Prześlij logo wgrywasz plik PNG lub JPG do 512 KB. Pojawia się ono w prawym górnym rogu wszystkich nowo wystawionych ofert, dowodów dostawy i faktur tej firmy. Już wystawione faktury pozostają bez zmian. Przyciskiem Prześlij inne logo je zastępujesz, przyciskiem usuwania je kasujesz – nowe dokumenty pokazują wtedy nazwę firmy. W przypadku nowej firmy logo przesyłasz po jej utworzeniu.
E-faktura
W zakładce E-faktura wybierasz Format dla nowych faktur, faktur korygujących i stornujących tej firmy: ZUGFeRD (PDF z XML), XRechnung (osobny XML), ZUGFeRD i XRechnung lub Bez e-faktury (tylko klienci prywatni). Już wystawione dokumenty pozostają bez zmian (GoBD).
- U klienta można wybrać inny format. Klienci prywatni bez własnego ustawienia otrzymują tylko PDF, zamawiający publiczni zawsze XRechnung z Leitweg-ID (niemieckim identyfikatorem routingu).
- Jeśli brakuje ustawowych danych obowiązkowych, faktury nie da się wystawić. Jeśli brakuje czegoś tylko dla e-faktury (np. osoby kontaktowej, telefonu, IBAN), allverto pyta o potwierdzenie i odnotowuje je w raporcie kontroli.
Podatki, waluta i numery dokumentów
- Stawki podatku, klasy podatkowe, Opodatkowanie w dokumencie, OSS i próg dostaw znajdziesz w koło zębate → Podatki i język – zobacz Podatki i język i Raport OSS.
- Walutą bazową jest euro. Oferty, zamówienia i faktury w walucie obcej konfigurujesz w Waluty.
- Jak wyglądają numery faktur, ustalasz w Zakresy numeracji; własne numery dla firmy – w zakładce Zakresy numeracji firmy.