Szablony e-maili

Za pomocą szablonów e-maili ustalasz, z jakim tematem i jaką treścią allverto wysyła dokumenty, monity, zamówienia i powiadomienia. Bez własnego szablonu allverto używa wbudowanego tekstu. Szablony znajdziesz w koło zębate → Szablony e-maili.

#Zanim zaczniesz

• Przeglądać mogą role, które widzą odpowiednie dokumenty (np. „Przeglądanie ofert, dowodów dostawy i faktur”, „Przeglądanie danych finansowych” lub „Przeglądanie zakupów, dostawców i zamówień do dostawców”).
• Tworzyć i zmieniać mogą role z uprawnieniem „Konfiguracja wysyłki e-mail (SMTP, Microsoft 365, przypisanie wg celu, dziennik wysyłki)” lub „Zarządzanie ustawieniami dokumentów (metody płatności, statusy, szablony tekstów, pola własne)”. Bez tych uprawnień szablony otwierają się tylko do podglądu.
• Przez którą skrzynkę pocztową wychodzą e-maile, ustawiasz w Wysyłce e-maili.

#Lista

Lista pokazuje dla każdego szablonu Nazwa (z oznaczeniem „Domyślny”), Zastosowanie, Firma („Wszystkie firmy” lub konkretna), Język, Temat, Szablony wydruku i Ostatnia zmiana; można też włączyć kolumnę Poziom monitu. Listą wyboru Wszystkie zastosowania filtrujesz według zastosowania. Obok widać, dla których zastosowań nie ma jeszcze szablonu domyślnego (tam obowiązuje wbudowany tekst). Gdy filtrujesz według zastosowania, wiersz nad listą pokazuje Wersje językowe szablonu domyślnego: dla każdego języka własny szablon lub tekst wbudowany. Kliknięcie języka tworzy wersję językową lub ją otwiera.

Zastosowania istnieją dla:

#Krok po kroku: tworzenie szablonu

1. Otwórz koło zębate → Szablony e-maili i kliknij Nowy szablon. Jeśli wcześniej przefiltrowałeś według zastosowania, jest ono wstępnie ustawione.
2. W okienku wypełnij:
   • Nazwa – np. „Faktura standardowa”.
   • Zastosowanie, Firma (Wszystkie firmy lub konkretna) i Język – Niemiecki, Angielski, Francuski, Włoski, Hiszpański, Niderlandzki lub Polski; chodzi o język dokumentu lub język klienta.
   • Przy monitach Poziom monitu: Wszystkie poziomy monitów lub od Poziom 1 do Poziom 3.
   • Temat i Treść. Treść formatujesz jak w edytorze tekstu.
   • Kopia do (DW) i Kopia ukryta do (UDW) – kilka adresów oddziel przecinkami. UDW jest wysyłana dodatkowo do UDW ustawionej w Wysyłce e-maili.
   • Odpowiedź do – puste = adres odpowiedzi firmy lub konta.
   • Przełącznik Dołącz PDF (dokument, monit lub zamówienie jako PDF) oraz – przy fakturze, nocie uznaniowej i stornie – Dołącz e-fakturę (XRechnung jako XML, jeśli istnieje).
   • Przełącznik Domyślny – ten szablon obowiązuje wtedy dla danego zastosowania (w tej firmie, języku i ewentualnie poziomie monitu).
3. Kliknij Zapisz.

Podpis konta e-mail allverto automatycznie dołącza przy wysyłce. Wersja tekstowa bez formatowania również powstaje automatycznie.

#Symbole zastępcze

Po prawej stronie okienka znajdują się Symbole zastępcze pasujące do zastosowania. Kliknięcie wstawia je w miejscu kursora, a polem Szukaj symboli zastępczych… szybko je znajdziesz. Symbole zastępcze mają postać {{gruppe.feld}} i przy wysyłce są zastępowane wartościami, np.:

Z {{#feld}}…{{/feld}} sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy pole ma wartość – np. {{#beleg.gueltig_bis}}Ważna do {{beleg.gueltig_bis}}.{{/beleg.gueltig_bis}}.

#Podgląd i testowy e-mail

U góry okienka przełączasz między Edycja a Podgląd. Podgląd pokazuje temat i treść z Danymi przykładowymi – albo z prawdziwym dokumentem, monitem, zamówieniem lub zwrotem, który wyszukasz przez listę wyboru. Brakujące lub nieznane symbole zastępcze są oznaczane. Poniżej możesz rozwinąć Wersja tekstowa (bez formatowania).

Testowy e-mail do mnie wysyła szablon na twój własny adres – z wybranymi danymi lub danymi przykładowymi, bez załączników.

#Który szablon jest używany?

Przy wysyłce allverto szuka w tej kolejności:

1. szablonu przypisanego do szablonu wydruku,
2. szablonu domyślnego firmy,
3. szablonu domyślnego dla wszystkich firm,
4. w przeciwnym razie wbudowanego tekstu.

Język zależy od języka dokumentu lub klienta. Jeśli w tym języku nie ma własnego szablonu, obowiązuje wbudowany tekst w tym języku; kopia, adres odpowiedzi i załączniki pochodzą wtedy z szablonu, który obowiązywałby w innym przypadku (zwykle niemieckiego). W szablonie wydruku ustawiasz szablon e-mail przez Używaj przy wysyłce e-mailem (zob. Szablony wydruku).

Przy wysyłaniu e-mailem z dokumentu, monitu lub zamówienia temat i treść są już wypełnione wartościami. Możesz tam wybrać inny szablon i jeszcze zmienić tekst przed wysłaniem.

#Zarządzanie szablonami

Prawy przycisk myszy na szablonie:

• Edytuj… (lub Wyświetl…)
• Utwórz wersję językową – wersja tego samego szablonu w innym języku.
• Duplikuj – przydatne dla wariantu dla innej firmy.
• Użyj jako domyślny lub Usuń jako domyślny
• Usuń… – szablon domyślny usuniesz dopiero po „Usuń jako domyślny” lub gdy inny jest domyślny. Szablony wydruku, które używały tego szablonu, wracają potem do szablonu domyślnego.

#Częste pytania

#Utworzyłem szablon, ale faktury nadal wychodzą ze starym tekstem.

Sprawdź, czy przełącznik Domyślny jest włączony i czy firma oraz język się zgadzają. Jeśli w szablonie wydruku przypisany jest inny szablon e-mail, ma on pierwszeństwo.

#Jak wysyłać e-maile w języku moich klientów?

Dla każdego języka istnieje już wbudowany tekst. Jeśli chcesz własnych tekstów, kliknij prawym przyciskiem niemiecki szablon → Utwórz wersję językową i wybierz język (albo kliknij język w wierszu Wersje językowe), przetłumacz temat i treść i zapisz. allverto użyje tej wersji automatycznie, gdy język dokumentu lub klienta jest tym językiem.