Zapraszanie użytkowników, role i uprawnienia
Zapraszaj pracowników e-mailem, przypisuj role, blokuj dostępy i twórz własne role z odpowiednimi uprawnieniami.
Każda osoba pracuje w allverto na własnym koncie. To, co może widzieć i robić, określa jej rola. Dzięki temu magazynier księguje przyjęcia towaru, ale nie widzi finansów, a księgowość wystawia faktury, ale nie księguje stanów.
Zanim zaczniesz
Zapraszać i przypisywać role mogą role z uprawnieniem Zarządzanie użytkownikami (zwykle Właściciel i Administracja); tworzenie własnych ról wymaga uprawnienia Zarządzanie rolami i uprawnieniami. Mianować lub zmieniać właścicieli może tylko właściciel.
Krok po kroku: zapraszanie pracowników
- Kliknij koło zębate w prawym górnym rogu i otwórz Użytkownicy.
- Kliknij Zaproś pracowników.
- Wpisz Imię i nazwisko oraz E-mail i wybierz jedną lub kilka Ról. Osoba otrzymuje łącznie uprawnienia wszystkich wybranych ról.
- Potwierdź. Osoba otrzyma e-mail z linkiem, ustawi hasło (co najmniej 12 znaków z literami, cyframi i znakiem specjalnym, zob. zasady haseł), przy pierwszym logowaniu skonfiguruje logowanie dwuskładnikowe i może zaczynać.
Link z zaproszeniem jest ważny 7 dni i można go użyć tylko raz. Kto ma już konto allverto (np. z innej firmy), potwierdza zaproszenie własnym hasłem.
Otwarte zaproszenia
Prawy przycisk na otwartym zaproszeniu oferuje Wyślij zaproszenie ponownie (nowy link, stary przestaje działać), Kopiuj link z zaproszeniem, Kopiuj e-mail i Wycofaj zaproszenie.
Zarządzanie użytkownikami
Kliknij osobę na liście prawym przyciskiem – działa też dla kilku zaznaczonych:
- Edytuj role … – otwiera okno użytkownika ze wszystkimi rolami osoby (zob. Kilka ról na osobę).
- Ustaw tylko tę rolę ▸ – zastępuje wszystkie role wybraną; znacznik ma rola, jeśli osoba ma dokładnie tę jedną rolę.
- Zablokuj dostęp / Odblokuj dostęp – zablokowane osoby nie mogą się już zalogować.
- Kopiuj e-mail
- Usuń z firmy – niemożliwe dla ciebie samego i dla ostatniego aktywnego właściciela.
Możesz nadawać tylko role, których uprawnienia sam masz – przy zapraszaniu, zmianie roli i edycji roli. Role z większymi uprawnieniami nie są nawet proponowane, a osób, które mają więcej uprawnień niż ty, nie możesz zmieniać, blokować ani usuwać. Dzięki temu nikt z uprawnieniem „Zarządzanie użytkownikami” nie zdobędzie dodatkowych uprawnień przez drugi adres e-mail. Właściciele mogą wszystko.
PIN do kasy i aplikacji produkcyjnej: prawy klik na osobie → Ustaw PIN lub Zmień PIN (4–8 cyfr) albo Usuń PIN. Jest jeden wspólny PIN dla obu aplikacji. Ustawiony przez ciebie jest PIN-em startowym: osoba zastępuje go własnym przy następnym logowaniu w kasie.
Kilka ról na osobę
Osoba może mieć kilka ról, np. Sprzedaż i Magazyn. Otrzymuje wtedy łącznie uprawnienia wszystkich swoich ról.
- Edycja ról: kliknij role osoby na liście albo prawy przycisk → Edytuj role …. W oknie użytkownika zaznaczasz role; są pogrupowane według obszarów jak w Role i uprawnienia. Role niewykupionych modułów dodatkowych pojawiają się tylko wtedy, gdy osoba już je ma.
- Rola główna: gwiazdka oznacza rolę główną. Jest na listach pierwsza, a jej szablon pulpitu ma pierwszeństwo przed szablonami pozostałych ról.
- Uprawnienia: sekcja Uprawnienia w oknie użytkownika pokazuje wszystkie uprawnienia osoby i przy każdym, z której roli pochodzi. Od razu podąża za Twoim wyborem; wybór zostaje zastosowany dopiero po Zapisz.
- Właściciel ma zawsze wszystkie uprawnienia i jest wtedy jedyną rolą osoby. Gdy wybierzesz właściciela, pozostałe role zostaną odznaczone.
- Dostęp do magazynów: jeśli osoba ma własny wybór magazynów (prawy przycisk → Aplikacja magazynowa: magazyny …), obowiązuje on. W przeciwnym razie obowiązują łącznie magazyny wszystkich jej ról – jeśli jedna z ról nie ma ograniczenia magazynów, osoba ma dostęp do wszystkich magazynów.
- Zapraszanie: również przy zapraszaniu wybierasz jedną lub kilka ról.
- Ochrona: przydzielasz tylko role, których uprawnienia sam masz – razem nigdy nie dają więc więcej uprawnień niż Twoje. Jeśli sam masz ograniczenie do określonych magazynów, nie udostępnisz przez role kolejnych magazynów.
Zmiany obowiązują od razu, także w sesjach, w których osoba jest już zalogowana.
Ile kosztuje kolejny użytkownik?
Każdy pakiet obejmuje stałą liczbę użytkowników: Jolle 2, Kutter 5, Frachter 15, Flotte 30. Każdy kolejny aktywny użytkownik kosztuje miesięcznie netto 15,00 € (Jolle i Kutter), 10,00 € (Frachter) lub 8,00 € (Flotte). Nie trzeba niczego wykupywać – wystarczy zaprosić lub odblokować, koszty trafiają automatycznie na następną fakturę za subskrypcję.
- Liczeni są użytkownicy aktywni w dniu rozliczeniowym, za każdym razem za cały kolejny miesiąc z góry – nie proporcjonalnie. Kto jest zablokowany w dniu rozliczeniowym, za ten miesiąc nic nie kosztuje.
- Nie są liczeni zablokowani użytkownicy, otwarte zaproszenia (liczą się dopiero po przyjęciu) ani dostęp wsparcia allverto.
- Każda osoba liczy się raz, nawet jeśli prowadzicie w allverto kilka firm. Użytkownicy zakładani automatycznie przez logowanie jednokrotne liczą się tak jak zaproszeni.
- W okresie próbnym nic nie jest naliczane; użytkownicy są liczeni dopiero od pierwszego dnia rozliczeniowego.
- Rabat dla stowarzyszeń dotyczy opłaty podstawowej, nie kolejnych użytkowników. Jeśli dla waszej firmy uzgodniono inną liczbę użytkowników, obowiązuje ta liczba.
Na górze w Użytkownicy zawsze widać, ilu użytkowników jest aktywnych i ile kosztują użytkownicy ponad pakiet, z linkiem do Subskrypcja i faktury. Jeśli zaproszenie lub odblokowanie da więcej użytkowników, niż obejmuje pakiet, okno dialogowe najpierw pokazuje żółtą informację z ceną; przycisk nazywa się wtedy Zaproś odpłatnie lub Odblokuj odpłatnie.
Role standardowe
| Rola | Może |
|---|---|
| Właściciel | Wszystko; nie można go usunąć |
| Administracja | Wszystko oprócz danych firmy |
| Magazyn | Przyjęcie towaru, kompletacja, wysyłka i inwentaryzacja – same procesy odbywają się w aplikacji magazynowej |
| Magazynier | Tylko mobilna aplikacja magazynowa: informacje, przyjęcie towaru, przesunięcia, kompletacja, pakowanie, inwentaryzacja |
| Produkcja | Zlecenia produkcyjne, meldunki z hali produkcyjnej i planowanie; listy materiałowe tylko do podglądu |
| Kierownik zakupów | Tworzy, edytuje, wysyła i usuwa dostawców, zamówienia do dostawców i przyjęcia towaru (w aplikacji magazynowej); zatwierdza zamówienia |
| Kasjer | Tylko kasa: sprzedaż, przypisywanie klientów, wpłaty i wypłaty gotówki |
| Sprzedaż | Tworzenie i edycja klientów, ofert, zamówień, faktur, zwrotów i subskrypcji – bez usuwania, bez księgowania płatności i bez stornowania faktur |
| Księgowość | Wystawianie, korygowanie i stornowanie faktur, księgowanie płatności, monitowanie, rejestrowanie, księgowanie i zatwierdzanie do zapłaty faktur zakupowych, eksporty |
| Tylko odczyt | Widzi zamówienia, artykuły i stany, niczego nie zmienia |
| Obsługa klienta | Prowadzenie klientów i osób kontaktowych, aktywności i zadania w CRM, telefonia (okno dzwoniącego, kliknij, aby zadzwonić) i wiadomości z marketplace'ów; zamówienia, dokumenty i zwroty tylko do podglądu – bez cen i bez dokumentów. Tylko z modułem dodatkowym CRM |
| Wysyłka / stanowisko pakowania | Tylko aplikacja magazynowa: pakowanie zamówień (skanowanie każdej sztuki), tworzenie i ponowny wydruk etykiet, wysyłka seryjna; bez księgowań, inwentaryzacji i przesunięć |
| Kierownik sklepu – kasa | Wszystko jak kasjer, a także rabaty, stornowanie paragonów i zwroty, zwrot płatności kartą, zamknięcie kasy (raport Z), książka kasowa i eksport DSFinV-K, konfiguracja kas. Tylko z modułem dodatkowym Kasa |
| Kierownik zespołu – ewidencja czasu | Widzi czas pracy zespołu i zatwierdza nieobecności oraz korekty; nie konfiguruje ewidencji czasu. Tylko z modułem dodatkowym Ewidencja czasu pracy |
| Fulfillment | Zamówienia fulfillment w aplikacji magazynowej: awiza dostaw, przyjęcie i rozlokowanie towaru, kompletacja, pakowanie, wysyłka i zwroty; łączenie i rozliczanie fulfillerów pozostaje w gestii Administracji |
Kto ma tylko rolę Magazynier, po zalogowaniu trafia od razu do aplikacji magazynowej. Jeśli roli brakuje uprawnienia Obsługa kasy (sprzedaż, wpłaty/wypłaty gotówki, przeglądanie paragonów) lub Korzystanie z mobilnej aplikacji magazynowej (skaner, telefon, tablet), ikony kasy i aplikacji magazynowej nie pojawiają się na górnym pasku. Podobnie bez uprawnienia Tworzenie zamówień w wyszukiwaniu (Ctrl+K) brakuje polecenia Nowe zamówienie, a wyszukiwanie zamówień, dokumentów, klientów i artykułów obejmuje tylko obszary, które rola może przeglądać.
W Role i uprawnienia role są pogrupowane według obszarów: Administracja, Sprzedaż i kasa, Zakupy, Magazyn i wysyłka, Produkcja, Obsługa klienta (CRM), Ewidencja czasu pracy i Własne role. Role standardowe modułu dodatkowego (kasa, produkcja, CRM, ewidencja czasu) pojawiają się tylko, gdy moduł jest wykupiony. Jeśli takie role mają jeszcze przypisane osoby, pozostają widoczne z oznaczeniem Moduł niewykupiony.
Własne role
- Otwórz koło zębate → Role i uprawnienia.
- Kliknij Nowa rola – lub prawym przyciskiem na istniejącej roli → Duplikuj, aby na niej bazować.
- Nadaj Nazwę i Opis, np. „Stanowisko pakowania” lub „Pomoc”, i wybierz Obszar, w którym rola ma się pojawiać w przeglądzie (np. Magazyn i wysyłka). Bez obszaru rola jest w Własne role.
- Zaznacz uprawnienia. Uprawnienia są pogrupowane według obszarów; zaznaczenie grupy wybiera wszystkie uprawnienia w niej. Obszary są ułożone w kolejności menu głównego, można je rozwijać, zwijać i przeszukiwać polem wyszukiwania. Edytor ról ukrywa uprawnienia niewykupionego modułu dodatkowego (np. kasy lub CRM) – chyba że rola ma już tam uprawnienia; wykupione moduły mają oznaczenie Moduł dodatkowy.
- Zapisz. Rola jest potem do wyboru przy zapraszaniu i w Edytuj role ….
Role standardowe możesz dostosować, ale nie usunąć. Własne role można usunąć tylko wtedy, gdy nikt nie jest już do nich przypisany. Rola Właściciel jest chroniona.
W swoim obszarze własna rola pojawia się po rolach standardowych i ma oznaczenie Rola własna. Obszary modułu dodatkowego (Produkcja, Obsługa klienta (CRM), Ewidencja czasu pracy) można wybrać tylko przy wykupionym module; gdy moduł się kończy, rola wraca do Własne role – osoby ją zachowują.
Uprawnienia w szczegółach
Podobnie jak w uprawnieniach użytkowników JTL-Wawi tworzenie, edycja, usuwanie, stornowanie i księgowanie to osobne uprawnienia. Dzięki temu dział sprzedaży może tworzyć i edytować zamówienia bez prawa do ich usuwania, a księgowość księguje faktury zakupowe zarejestrowane przez dział zakupów. W obszarach Sprzedaż i Zakupy uprawnienia są pogrupowane w sekcje; każda sekcja ma własne pole wyboru dla wszystkich swoich uprawnień.
Jeśli brakuje uprawnienia, przycisk lub pozycja menu pozostaje widoczna, ale jest wyszarzona. Kliknięcie pokazuje, którego uprawnienia brakuje.
| Obszar | Sekcja | Uprawnienia |
|---|---|---|
| Sprzedaż | Klienci | Przeglądanie, tworzenie, edycja, zmiana limitu kredytowego/rabatu klienta/warunków płatności, scalanie, usuwanie (anonimizacja), eksport danych klientów |
| Sprzedaż | Oferty | Przeglądanie, tworzenie, edycja, wysyłanie, przekształcanie w zamówienie, usuwanie |
| Sprzedaż | Zamówienia | Przeglądanie, tworzenie, edycja, zmiana cen i rabatów, wstrzymywanie i zwalnianie, księgowanie płatności, anulowanie, usuwanie |
| Sprzedaż | Faktury i dokumenty | Zarządzanie dokumentami (status, wersje robocze, dowody dostawy, dokumenty zewnętrzne), wystawianie faktur, wystawianie faktur korygujących, stornowanie faktur, wypłacanie i rozliczanie korekt, bony |
| Sprzedaż | Zwroty | Przeglądanie, tworzenie, edycja, rozliczanie, zamykanie/odrzucanie/anulowanie, konfiguracja |
| Sprzedaż | Subskrypcje | Przeglądanie, tworzenie, edycja/wstrzymywanie/wznawianie, wypowiadanie, natychmiastowe tworzenie zamówień subskrypcji |
| Zakupy | Dostawcy | Przeglądanie zakupów, tworzenie, edycja i usuwanie dostawców |
| Zakupy | Zamówienia do dostawców | Tworzenie, edycja, wysyłanie, zatwierdzanie, usuwanie i anulowanie |
| Zakupy | Przyjęcie towaru | Księgowanie przyjęcia towaru, tworzenie i obsługa zwrotów do dostawców |
| Zakupy | Faktury zakupowe | Rejestrowanie, edycja, księgowanie (zatwierdzanie), zatwierdzanie do zapłaty, usuwanie i stornowanie, odblokowanie zaksięgowanych do korekty |
| Artykuły | – | Przeglądanie, tworzenie, edycja, usuwanie, zmiana cen, wyświetlanie cen zakupu |
| Magazyn | – | Przeglądanie stanów, ruchy magazynowe, korekta stanu, przesunięcia, inwentaryzacja, konfiguracja magazynów |
| Finanse | – | Przeglądanie danych finansowych, księgowanie płatności i uzgadnianie wyciągów, tworzenie i wysyłanie monitów, płatności wychodzące i polecenia zapłaty, eksport DATEV, operatorzy płatności |
Bez uprawnienia Zmiana cen i rabatów w zamówieniach nowe pozycje otrzymują cenę artykułu; istniejące ceny pozostają bez zmian. Bez Wyświetlanie cen zakupu cena zakupu, średnia cena zakupu i marża są ukryte w artykule. Usuwanie zamówień jest możliwe, dopóki zamówienie nie ma faktury, korekty, płatności ani zwrotu; jeśli istnieje już dokument dostawy, tylko razem z dokumentem dostawy (zob. Aufträge löschen). W przeciwnym razie anuluj zamówienie.