Tworzenie i testowanie automatyzacji

Automatyzacje wykonują za ciebie rutynową pracę: gdy coś się wydarzy (np. zamówienie zostanie opłacone) i spełnione są określone warunki (np. kraj dostawy to nie Niemcy), allverto wykonuje akcje (np. ustawia metodę wysyłki DHL Express i powiadamia magazyn). Jeśli znasz JTL-Wawi: odpowiada to workflow.

Automatyzacje znajdziesz w Ustawienia → Automatyzacje (grupa Automatyzacja).

#Zanim zaczniesz

• Tworzenie i zmiana wymagają uprawnienia Tworzenie, zmiana, aktywowanie i usuwanie automatyzacji (Właściciel, Administracja).
• Sprzedaż ma uprawnienia Przeglądanie automatyzacji i ich dziennika oraz Uruchamianie ręcznych automatyzacji z list – może więc przeglądać, testować i uruchamiać ręcznie.
• Opisz przebieg jednym zdaniem: „Gdy zamówienie zostanie opłacone i kraj dostawy to nie Niemcy, wtedy ustaw metodę wysyłki DHL Express i powiadom magazyn”.

#Lista

Tabela pokazuje dla każdej automatyzacji Nazwę, Wyzwalacz, Podsumowanie zwykłym językiem, czy jest aktywna, ostatnie uruchomienie z wynikiem oraz przebiegi i błędy z ostatnich 24 godzin. Wiersze z błędami są oznaczone na czerwono.

Dwukrotne kliknięcie otwiera automatyzację we własnym oknie. W menu prawego przycisku znajdziesz ponadto Testuj…, Duplikuj, Aktywuj/Dezaktywuj, W górę/W dół, Przeglądanie dziennika i Usuń….

#Krok po kroku

1. Kliknij Utwórz automatyzację – albo Z szablonu i wybierz gotową automatyzację (np. „Opłacone zamówienia zagraniczne ekspresem”, „Wysłane → e-mail z podziękowaniem”, „Nowe zamówienie → potwierdzenie zamówienia e-mailem”, „Codzienne monitowanie”). Wszystkie szablony widzisz też na karcie Szablony (Użyj szablonu). Otwiera się okno; podobnie jak okna artykułu lub zamówienia możesz je przesuwać, powiększać lub przenieść do osobnego okna przeglądarki.
2. Nagłówek: wpisz Nazwę i wybierz Obszar (zamówienia, klienci, artykuły…). Pod spodem zawsze widać Podsumowanie – tak twoja automatyzacja czyta się jako jedno zdanie. Jeśli zdanie się zgadza, automatyzacja też.
3. Krok 1 – Gdy: kliknij Zmień wyzwalacz. Lista jest pogrupowana według obszarów i można ją przeszukiwać; przy każdym wyzwalaczu podano, kiedy działa. Przy Według harmonogramu wybierasz dodatkowo Powtarzanie (codziennie, co tydzień, co miesiąc) i Godzinę.
4. Krok 2 – I tylko jeśli: określ warunki, każdy jako wiersz pole – porównanie – wartość. Zależnie od pola wybierasz z listy (status, kanał, kraj…), wpisujesz liczbę lub wybierasz datę w kalendarzu. Łączysz je opcją Wszystkie (I) lub Co najmniej jeden (LUB), grupy pozwalają na reguły mieszane. Strzałkami zmieniasz kolejność. Bez warunków automatyzacja dotyczy każdego obiektu.
5. Krok 3 – Wtedy: kliknij Dodaj akcję i wyszukaj np. Ustaw metodę wysyłki lub Wyślij e-mail. Akcje są ponumerowane i wykonują się w tej kolejności – przeciągnij kartę za uchwyt po lewej, aby ją przesunąć. W tekstach (e-mail, notatka, powiadomienie) wstawiasz przez { } symbole zastępcze, np. {{auftrag.nummer}}. Każda akcja może mieć dodatkowo własny warunek (Tylko jeśli…).
6. Przetestuj automatyzację po prawej w Przebiegu testowym (zob. niżej).
7. Kliknij Zapisz i włącz – albo tylko Zapisz (Ctrl+S), jeśli automatyzacja nie ma jeszcze działać. Przełącznik Aktywna u góry okna możesz przestawić w każdej chwili.

Jeśli zamkniesz okno z niezapisanymi zmianami, allverto zapyta o potwierdzenie.

#Przebieg testowy: czy automatyzacja robi to, czego chcę?

Przebieg testowy pokazuje na prawdziwym obiekcie, co by się stało – niczego nie zmieniając ani nie wysyłając. Działa nawet przed zapisaniem.

1. Kliknij u góry okna Testuj (lub Testuj… w menu prawego przycisku na liście).
2. W Pasujące znajdują się najnowsze obiekty, które spełniają twoje warunki – Testuj z najnowszym pasującym bierze pierwszy z nich. W Wszystkie wyszukasz dowolny obiekt (numer, nazwa).
3. Kliknij obiekt. Wynik pokazuje:
   • czy automatyzacja by zadziałała,
   • dla każdego warunku: spełniony (zielony) lub niespełniony (czerwony) z rzeczywistą wartością obiektu, np. „Kraj dostawy to nie Niemcy – faktycznie: Austria”. Te same znaczniki pojawiają się też bezpośrednio pod warunkami w edytorze,
   • dla każdej akcji, czy zostałaby wykonana, zostałaby pominięta (np. metoda wysyłki jest już ustawiona) czy nie powiodłaby się – wraz z przyczyną,
   • zmienione wartości jako przed → po (np. metoda wysyłki DPD → DHL Express),
   • w e-mailach odbiorcę, temat i tekst z podstawionymi symbolami zastępczymi.
4. Jeśli potem coś zmienisz w automatyzacji, kliknij Testuj ponownie.

#Wykonanie naprawdę dla jednego obiektu

Jeśli wynik pasuje, możesz od razu uruchomić zapisaną automatyzację dla dokładnie tego jednego obiektu przyciskiem Wykonaj naprawdę dla tego obiektu… – po potwierdzeniu, nawet jeśli nie jest jeszcze aktywna. Wtedy dane są naprawdę zapisywane i wysyłane. Niezapisane zmiany musisz wcześniej zapisać. Przebieg pojawia się w dzienniku jako Ręcznie.

#Ustawienia

Na dole okna rozwijasz Ustawienia:

• Opis – do czego służy automatyzacja.
• Każdy obiekt tylko raz (tylko według harmonogramu) – np. jedno przypomnienie na klienta zamiast przy każdym przebiegu.
• Potem żadnych kolejnych automatyzacji – jeśli ta automatyzacja zadziała, dla tego samego zdarzenia nie uruchomią się już kolejne. Kolejność odpowiada liście (W górę / W dół w menu prawego przycisku).

Opóźnienia („dopiero po 2 dniach”) nie ma; zamiast tego użyj wyzwalacza Według harmonogramu z odpowiednim warunkiem (np. „Opłacono dnia jest wcześniej niż 2 dni temu”).

#Uruchamianie ręczne

Automatyzacje z wyzwalaczem Ręcznie z listy uruchamiasz sam: zaznacz wpisy na liście zamówień, klientów lub artykułów, prawy klik → Uruchom automatyzację i wybierz automatyzację. Następnie allverto informuje, ile wpisów przetworzono, ile nie pasowało i gdzie wystąpiły błędy.

#Dziennik

Po prawej stronie okna Ostatnie przebiegi pokazuje uruchomienia tej automatyzacji z ostatnich 30 dni; kliknięcie rozwija przebieg z wynikiem dla każdego warunku (z rzeczywistą wartością) i każdej akcji (z przed → po). Na karcie Dziennik listy widzisz wszystkie uruchomienia wszystkich automatyzacji z wynikiem (Wykonano, Częściowo, Błąd, Warunek niespełniony, Przerwano). Z opcją Także bez dopasowania pojawiają się również przypadki, w których warunki nie były spełnione. Dziennik jest przechowywany przez 90 dni, przebiegi bez dopasowania przez 7 dni.

Kiedy automatyzacje według harmonogramu działały ostatnio i kiedy zadziałają następnym razem, widzisz razem ze wszystkimi innymi automatycznymi synchronizacjami w Ustawienia → Przegląd synchronizacji (zob. Przegląd synchronizacji).

#Częste pytania

#Automatyzacja nie zadziałała – dlaczego?

Przetestuj ją przebiegiem testowym dokładnie na tym obiekcie: warunek oznaczony na czerwono pokazuje przyczynę wraz z rzeczywistą wartością. Czy automatyzacja jest aktywna? Czy wcześniejsza automatyzacja zatrzymała przetwarzanie opcją Potem żadnych kolejnych automatyzacji?

#Czy podczas testowania wysyłane są e-maile?

Nie. W przebiegu testowym widzisz tylko, do kogo i z jakim tekstem poszedłby e-mail. Naprawdę wysyła dopiero Wykonaj naprawdę lub normalna praca.

#Czy automatyzacje mogą wyzwalać się nawzajem?

Tak, akcja może wywołać nowe zdarzenie (np. „Zmieniono zamówienie”). Aby nie powstała nieskończona pętla, allverto przerywa po kilku przebiegach i odnotowuje to w dzienniku.

#Moje stare linki do automatyzacji już nie działają?

Działają: link w postaci /automationen/<id> otwiera listę z oknem automatyzacji.

#Czy moje workflow z JTL są też tutaj?

Wyzwalacze w dużej mierze odpowiadają zdarzeniom workflow w JTL-Wawi (np. „Auftrag: Erstellt” (Zamówienie: utworzone) = Utworzono zamówienie). Automatyczne przejęcie workflow z JTL-Wawi jest planowane, ale jeszcze niedostępne – utwórz automatyzacje od nowa.