Lastschriften – Rechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen

Unter Lastschriften ziehst du offene Rechnungen und Aufträge mit der Zahlungsart Lastschrift gesammelt ein: allverto erzeugt eine SEPA-Sammellastschrift (pain.008.001.08), die du im Online-Banking hochlädst, verschickt auf Wunsch die Vorabankündigungen und bucht die Zahlungen, sobald das Geld da ist.

Du findest sie unter Finanzen → Lastschriften.

#Bevor du anfängst

• Ansehen braucht das Recht Finanzdaten ansehen. Sammellastschriften erstellen, ausführen, stornieren und Rücklastschriften erfassen braucht Eingangsrechnungen zur Zahlung freigeben und Zahlungsausgänge (SEPA-Überweisungen) erstellen (Inhaber, Administration, Buchhaltung).
• In der Firma (Einstellungen → Firmen, siehe Mehrere Firmen) stehen die Gläubiger-ID (Reiter Steuer & Register) und das Einzugskonto (Reiter Bank). Oben in den Lastschriften siehst du unter Gläubiger je Firma, ob alles da ist – fehlt etwas, ist die Zeile rot.
• Der Kunde braucht ein unterschriebenes SEPA-Mandat im Kundenfenster, Reiter SEPA-Mandate (Mandatsreferenz, Datum der Unterschrift, IBAN, Lastschriftart Basis oder Firmen). Mit Aus Bankverbindung übernehmen übernimmst du eine hinterlegte IBAN.
• Rechnung oder Auftrag haben die Zahlungsart Lastschrift (siehe Zahlungsarten).

#Schritt für Schritt

1. Öffne Finanzen → Lastschriften. Die Liste zeigt alle offenen Rechnungen und Aufträge, die du einziehen kannst – mit Beleg, Kunde, Fällig, Betrag, Mandat und ob es eine Erst- oder Folgelastschrift ist. Mit Anzeige → Alle (auch ohne Mandat) siehst du auch Belege, bei denen etwas fehlt; der Hinweis sagt, was.
2. Markiere die Belege und wähle per Rechtsklick Sammellastschrift erstellen (…)….
3. Wähle Fällig am (Einzug). allverto schlägt den frühesten möglichen Bankarbeitstag vor (Vorlauf und Frist der Vorabankündigung eingerechnet) und springt bei Wochenenden und Bankfeiertagen auf den nächsten Bankarbeitstag.
4. Lass Vorabankündigung jetzt per E-Mail senden an, wenn die Kunden die Ankündigung mit der E-Mail-Vorlage Lastschrift-Vorabankündigung bekommen sollen.
5. Wähle Sammelbuchung, wenn auf dem Kontoauszug eine einzige Gutschrift für die ganze Datei stehen soll. Ohne Sammelbuchung kommt je Lastschrift eine Gutschrift – das ist für den Zahlungsabgleich einfacher.
6. Klicke auf SEPA-Datei erstellen. Die Datei wird heruntergeladen – je Firma und Lastschriftart (Basis/Firmen) eine eigene. Lade sie im Online-Banking als SEPA-Lastschriftdatei hoch und gib sie dort frei.

Die Lastschriften stehen danach auf Erwartet, die Sammellastschrift auf Erstellt.

#Ausführung buchen

Bezahlt ist eine Lastschrift, sobald die Gutschrift gebucht ist:

• Automatisch: Der Zahlungsabgleich erkennt die Gutschriften an der End-to-End-Referenz und bucht sie als Zahlung (bei Einzelbuchung je Lastschrift).
• Von Hand: Rechtsklick auf die Sammellastschrift → Als ausgeführt markieren… (ab dem Fälligkeitstag). Alle noch erwarteten Lastschriften werden zum Fälligkeitstag als Zahlung gebucht; optional wählst du den passenden Bankumsatz, der dann im Zahlungsabgleich als zugeordnet gilt.

#Sammellastschriften verwalten

Unten stehen die Sammellastschriften im gewählten Zeitraum (Standard: letzte 30 Tage, offene immer) mit Fällig, Status, Anzahl, Summe, Einzugskonto und Stand der Vorabankündigung. Per Rechtsklick:

#Rücklastschrift erfassen

Bucht die Bank eine Lastschrift zurück, öffnest du die Sammellastschrift (Lastschriften anzeigen) und wählst bei der Lastschrift Rücklastschrift erfassen…:

1. Wähle den Grund (SEPA-Rückgabegrund) und das Datum.
2. Optional: Gebühr dem Kunden berechnen – sie kommt als Position (ohne USt) in den Auftrag. Die Vorgabe stellst du in den Einstellungen ein.
3. Optional: die Rückbelastung im Kontoauszug wählen, damit sie im Zahlungsabgleich zugeordnet ist.
4. Schalte Mandat widerrufen ein, wenn das Konto aufgelöst ist oder kein gültiges Mandat besteht.

Die Zahlung wird storniert, Rechnung bzw. Auftrag sind wieder offen. Wurde eine Erstlastschrift zurückgegeben, ist die nächste Lastschrift mit diesem Mandat wieder eine Erstlastschrift.

#Einstellungen

Über Einstellungen oben rechts legst du fest: