Lieferanten und Lieferantenartikel

Lieferanten brauchst du für Lieferantenartikel, Bestellvorschläge, Preisanfragen und Bestellungen. Zu jedem Artikel hinterlegst du, bei wem du ihn zu welchen Konditionen kaufst.

#Bevor du anfängst

Lieferanten ansehen darf, wessen Rolle das Recht Einkauf, Lieferanten und Bestellungen ansehen hat (u. a. Inhaber, Administration, Einkaufsleitung, Fertigung und „Nur lesen“). Lieferanten anlegen und ändern braucht das Recht Bestellungen anlegen (Inhaber, Administration, Einkaufsleitung). Ohne dieses Recht öffnet sich das Lieferantenfenster nur zur Ansicht.

#Das Lieferantenfenster

Unter Einkauf → Lieferanten öffnet ein Doppelklick (oder Rechtsklick → Bearbeiten) den Lieferanten als Fenster – wie Artikel und Aufträge. Oben stehen Lieferantennummer, Status und wie viele Artikel und offene Bestellungen er hat. Die Reiter:

• Allgemeine Daten – Stammdaten und Einstellungen
• Bankverbindungen
• Konditionen
• Ansprechpartner
• Nachrichten
• Artikel – die Lieferantenartikel
• Retouren – Lieferantenretouren an diesen Lieferanten

Unten links: Nachricht senden, Adressetikett drucken, Statistik öffnen und Lieferantenretoure anlegen. Speichern (oder Strg+S) übernimmt die Änderungen, Abbrechen verwirft sie nach Rückfrage. Hat jemand anderes den Lieferanten inzwischen geändert, zeigt das Fenster einen Hinweis mit Neu laden.

#Lieferant anlegen

1. Öffne Einkauf → Lieferanten und klicke auf Lieferant anlegen. Das Fenster Neuer Lieferant öffnet sich.
2. Fülle im Reiter Allgemeine Daten die Stammdaten: Firma, Firmenzusatz, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Adresszusatz, Ort, Land, Bundesland, Telefon Zentrale, Telefon Durchwahl, E-Mail, Fax, USt-IdNr. und Website (mit Öffnen).
3. Ergänze bei Bedarf:
   • Eigene Kundennr. – deine Kundennummer beim Lieferanten; steht auf der Bestellung.
   • Sprache und Bestellwährung – neue Bestellungen übernehmen die Bestellwährung mit dem Kurs des Tages; PDF, Druckvorlage und Summen stehen dann in dieser Währung (siehe Bestellungen).
   • Status – freier Text, z. B. „Hauptlieferant“.
   • Bestellende Firma – welche deiner Firmen bei diesem Lieferanten bestellt (leer = Standardfirma): Absender, Logo, Druckvorlage und E-Mail-Layout neuer Bestellungen kommen von dieser Firma.
   • Kreditorennr. – für die Buchhaltung.
   • Standard-Ziellager – Lager, an das Bestellungen gehen (leer = Standardlager): neue Bestellungen, Bestellvorschläge ohne Lager und das Bestellfenster belegen es vor; Strecken- und Fulfiller-Lager sind ausgenommen.
4. Die Lieferantennr. vergibt allverto beim Speichern.
5. Klicke auf Speichern. Erst danach lassen sich Bankverbindungen, Ansprechpartner, Nachrichten und Artikel hinterlegen.

#Einstellungen

Im Block Einstellungen (Reiter Allgemeine Daten) schaltest du per Schalter:

• Umsatzsteuerfrei – Bestellungen ohne USt., z. B. bei Lieferanten aus Drittländern.
• Für Einkaufsliste sperren – der Lieferant erscheint nicht in Bestellvorschlägen und wird aus der Einkaufsliste nicht bestellt.
• Immer Freigabe – jede Bestellung bei diesem Lieferanten braucht eine Freigabe, auch wenn die Bestellfreigabe sonst aus ist.
• Dropshipping – der Lieferant versendet direkt an deine Kunden (Streckengeschäft). Erst dann lassen sich Dropshipping bei Nachnahme und Dropshipping von Freipositionen einschalten. Welche Artikel per Dropshipping gehen, legst du am Lieferantenartikel fest (siehe unten).

Daneben steht ein Feld Anmerkung für interne Notizen.

#Ansprechpartner

Im Reiter Ansprechpartner legst du mit Hinzufügen beliebig viele Kontakte an: Anrede, Abteilung, Vorname, Nachname, Telefon, Mobil, E-Mail, Fax.

Einer ist der Standard-Ansprechpartner (Schalter im Dialog; der erste Kontakt wird es automatisch). Er bekommt Bestellungen, Preisanfragen, Liefermahnungen und Nachrichten per E-Mail und steht unter Allgemeine Daten im Feld Ansprechpartner sowie in der Lieferantenliste. Hat er keine E-Mail-Adresse, geht die Mail an die E-Mail aus den Stammdaten.

Rechtsklick auf einen Kontakt: Bearbeiten…, Als Standard (Bestellmails), E-Mail schreiben, Löschen.

#Bankverbindungen

Im Reiter Bankverbindungen legst du mit Hinzufügen eine oder mehrere Bankverbindungen an: IBAN, BIC, Kontoinhaber (leer = Name des Lieferanten), Name der Bank, Kontonummer und Bankleitzahl. Bei einer deutschen IBAN ergänzt allverto Bankleitzahl, Kontonummer, BIC und Bank selbst; die Prüfziffer der IBAN wird geprüft.

Eine Bankverbindung ist Standard für den Zahlungsausgang – diese IBAN nutzt der Zahlungsausgang für SEPA-Überweisungen. Ändern per Rechtsklick → Als Standard für den Zahlungsausgang. Unter Empfängerprüfung (IBAN prüfen) prüfst du, ob Name und IBAN zusammenpassen.

Ohne IBAN kannst du im Block PayPal eine PayPal-E-Mail für Zahlungen per PayPal hinterlegen.

#Konditionen

Im Reiter Konditionen, Block Lieferbedingungen:

• Lieferzeit – Standard in Tagen; gilt, wenn am Lieferantenartikel nichts anderes steht.
• Zahlungsziel, Skonto bis und Skonto – Vorgabe für neue Eingangsrechnungen.
• Mindestbestellwert – Bestellung und Einkaufsliste zeigen an, ob er erreicht ist.
• Mindermengenzuschlag – kommt dazu, solange der Mindestbestellwert (nach Rabatt) nicht erreicht ist.
• Frachtkosten und Versandkostenfrei ab (Schalter mit Betrag) – ab diesem Warenwert entfällt die Fracht.
• MwSt. Freiposition.

Unter Rabattstaffel legst du mit Hinzufügen Stufen an: Rabatt ab Warenwert und Rabatt in %. Rabatt, Mindermengenzuschlag und Fracht rechnet allverto in Bestellungen und der Einkaufsliste ein; ein Beispiel unter den Feldern zeigt die Wirkung. Ins Feld Hinweis schreibst du sonstige Absprachen.

Bei Dropshipping-Lieferanten wählst du rechts die Erlaubten Lieferländer (nur Dropshipping). Keine Auswahl heißt: Lieferung in alle Länder.

#Nachrichten

Nachricht senden (unten im Fenster) schreibt dem Lieferanten eine E-Mail mit An, Kopie an, Betreff und Nachricht; vorbelegt ist der Standard-Ansprechpartner. Dafür muss der E-Mail-Versand eingerichtet sein.

Der Reiter Nachrichten ist der Nachrichtenverlauf: gesendete Nachrichten und Bestellungen per E-Mail mit Betreff, Gesendet am, Kanal, Empfänger und Bestellung. Doppelklick zeigt den Text und die Anhänge; Rechtsklick → Nachricht löschen entfernt sie aus der Liste (die E-Mail selbst ist schon verschickt).

#Statistik

Statistik öffnen zeigt das Einkaufsvolumen der letzten 12 Monate und je Jahr, die Zahl der Bestellungen, offene Bestellungen, die Liefertreue (pünktlich / verspätet, Ø Abweichung vom Liefertermin) sowie Eingangsrechnungen und davon offene.

#Artikel zuordnen (Lieferantenartikel)

Du kannst von zwei Seiten aus zuordnen – im Lieferantenfenster, Reiter Artikel (Artikel zuordnen), oder im Artikelfenster, Reiter Lieferanten (Lieferant hinzufügen).

1. Wähle Artikel bzw. Lieferant.
2. Fülle die Konditionen:
   • Artikelnummer beim Lieferanten – steht auf der Bestellung.
   • EK netto je Einheit.
   • Mindestmenge und Verpackungseinheit – Bestellmengen werden darauf aufgerundet. Bei teilbaren Einheiten wie kg, l oder m auch Teilmengen, z. B. 0,5 kg (siehe Teilmengen).
   • Lieferzeit – leer = Lieferzeit aus den Konditionen des Lieferanten.
   • Bevorzugter Lieferant (Schalter) – höchstens einer je Artikel. Der erste Lieferant eines Artikels wird automatisch bevorzugt.
   • Dropshipping – Kein Dropshipping, Wenn eigener Bestand fehlt oder Immer (kein eigener Bestand). Wirkt nur, wenn beim Lieferanten Dropshipping eingeschaltet ist.
3. Klicke auf Hinzufügen bzw. Speichern.

Über das Menü … einer Zeile änderst du (Bearbeiten) oder entfernst (Entfernen) die Zuordnung; im Artikelfenster gibt es zusätzlich Als bevorzugt markieren.

Der EK des bevorzugten Lieferanten erscheint im Artikel unter Preise → Einkauf & Marge und wird für Marge, Inventurwerte und Auswertungen genutzt. Aktuelle Preise holst du dir am einfachsten per Preisanfrage.

#Lieferantenbestand, EK-Staffel und Lieferantenwahl

Im Dialog des Lieferantenartikels pflegst du außerdem die EK-Staffel (Ab Menge → EK netto je Einheit) und den Lieferantenbestand mit dem Schalter Lieferantenbestand zum verfügbaren Bestand hinzurechnen, Höchstens anrechnen und Puffer. Im Artikelfenster, Reiter Lieferanten, steht unter jedem Lieferanten sein Lieferantenbestand mit Stand; unten schaltest du Immer bevorzugten Lieferanten verwenden ein.

Beim Bestellen nimmt allverto standardmäßig den günstigsten Lieferanten für die benötigte Menge – nicht automatisch den bevorzugten. Das stellst du unter Einkauf → Einstellungen → Lieferanten um. Alles dazu: Lieferantenbestand und Lieferantenwahl.

#Lieferanten verwalten

Die Liste zeigt Nr., Lieferant, Ort, Ansprechpartner, Artikel, Lieferzeit, Mindestbestellwert, Offene Bestellungen und Dropshipping; Status und Kreditorennr. blendest du über Spalten ein. Geändert wird immer im Lieferantenfenster. Über den Filter Anzeige wählst du Aktive Lieferanten, Archivierte oder Alle. Unter Mehr importierst und exportierst du Lieferanten, Lieferantenartikel und Lieferantenbestand.

Rechtsklick in der Liste: Bearbeiten (bzw. Öffnen), Neue Bestellung …, Offene Bestellungen anzeigen, E-Mail schreiben, Anrufen, Archivieren und Reaktivieren – Archivieren und Reaktivieren auch für mehrere Lieferanten.

Archivierte Lieferanten erscheinen nicht mehr in Vorschlägen und neuen Bestellungen; bestehende Bestellungen bleiben unverändert. Einen Lieferanten mit Bestellungen im Status Bestellt oder Teilgeliefert kannst du nicht archivieren – erst liefern lassen oder stornieren. Ein archivierter Lieferant öffnet sich nur zur Ansicht.

Überfällige Bestellungen eines Lieferanten findest du unter Rückstände.