Druckvorlagen gestalten

Mit Druckvorlagen bestimmst du selbst, wie deine Belege, Etiketten, Lagerlisten und Einkaufsbelege aussehen – ähnlich wie die Druckvorlagen in JTL-Wawi, aber direkt im Browser. Du findest alle Vorlagenarten an einer Stelle: Einstellungen (Zahnrad) → Druck & Ausgabe → Druckvorlagen.

Gedruckt, gemailt, gespeichert und als Vorschau angesehen wird überall über den Knopf Ausgabe – in der Auswahlleiste der Listen, in der Fußleiste der Fenster und im Rechtsklickmenü (siehe Druck-Agent und Ausgabe).

Solange du für eine Art keine Standardvorlage festlegst, druckt allverto im eingebauten Layout. Es ändert sich also nichts, bis du es willst. Solche Arten stehen in der Liste als eigene Zeile „… – eingebautes Layout“ mit dem Kennzeichen Eingebaut.

#Schritt für Schritt: eigene Rechnungsvorlage

1. Öffne Einstellungen → Druck & Ausgabe → Druckvorlagen und klicke auf Neue Vorlage.
2. Wähle die Vorlagenart (z. B. Rechnung), bei Bedarf Name und Firma, und eine Startvorlage: „DIN 5008 (Standard)“ sieht aus wie die eingebauten Belege, „Modern“ hat Farbbalken und GiroCode, „Kompakt“ passt viele Positionen auf eine Seite.
3. Lass den Schalter Als Standard verwenden eingeschaltet, wenn neue Rechnungen gleich mit dieser Vorlage gedruckt werden sollen, und klicke Anlegen und gestalten.
4. Gestalte die Seite im Editor (siehe unten) und prüfe sie mit Vorschau (PDF) – mit Beispieldaten oder einer echten Rechnung (Suchfeld links neben der Vorschau).
5. Speichern (Strg+S).

Schneller geht es aus der Zeile „Rechnung – eingebautes Layout“: Bearbeiten… übernimmt das eingebaute Layout als eigene Standardvorlage und öffnet sie; Mit anderer Startvorlage anlegen… öffnet den Dialog mit dieser Art.

Gut zu wissen: Bereits ausgestellte Belege behalten ihr gespeichertes PDF (GoBD). Eine geänderte Vorlage wirkt nur auf neue Belege.

#Der Editor

• Links fügst du Elemente ein: Text, Feld (ein Platzhalter), Bild, Logo, Linie, Rechteck, Anschrift, Infoblock und Barcode (auch als QR-Code). Darunter stehen die Elemente der Seite und die Platzhalter – ein Klick fügt den Platzhalter in den gewählten Text ein.
• In der Mitte liegt die Seite maßstabsgetreu mit Linealen in mm. Ziehe Elemente mit der Maus, an den Griffen änderst du die Größe. Elemente rasten auf 1 mm ein; mit gedrückter Alt-Taste ohne Einrasten. Gestrichelt siehst du das Anschriftfeld nach DIN 5008, die Falz- und Lochmarken und den Fließbereich. Ein Rechtsklick auf ein Element bietet Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Duplizieren, die Ebenen (In den Vordergrund … In den Hintergrund) und Löschen. Im Fließbereich wählst du die einzelnen Bausteine (Betreff, Hinweise, Tabelle …) per Klick aus und ziehst sie (siehe unten); ein Doppelklick daneben öffnet den Dialog Fließbereich bearbeiten.
• Rechts stehen die Eigenschaften des gewählten Elements (Position und Größe in mm, Schrift, Größe, fett, Ausrichtung, Farbe, Seiten). Ist nichts gewählt, stellst du Seite, Schrift, Farben und Wasserzeichen ein; der Abschnitt Fließbereich zeigt eine kurze Übersicht und öffnet mit Fließbereich bearbeiten … alle Einstellungen.
• Oben wechselst du zwischen Erste Seite und Folgeseite, zoomst (25–200 %, „Seite einpassen“) und schaltest zwischen Beispieldaten und Platzhaltern um.
• Zoom: Die Zoom-Auswahl bietet Seite einpassen und Breite einpassen (mit dem jeweiligen Wert) sowie feste Stufen. Der Knopf daneben passt die Seite ein; ist sie schon eingepasst, wechselt er auf Breite einpassen und zurück – jeweils mit Sprung an den Seitenanfang. Eingepasst bleibt eingepasst, auch wenn du das Fenster größer oder kleiner machst.
• Vorschau: Vorschau (PDF) öffnet die PDF-Vorschau. Im Menü daneben (▾) lädst du die Vorschau herunter, schaltest Vorschau als Proforma ein, bei Rechnungen Vorschau mit Zahlung (PayPal) (Beispielrechnung vollständig per PayPal bezahlt) und wählst die Daten: Beispieldaten oder einen echten Datensatz. Ein Punkt am Menü zeigt, dass Proforma oder ein echter Datensatz aktiv ist.

Ohne Recht zum Ändern dieser Vorlagenart öffnet sich die Vorlage nur zum Ansehen (Ansehen… statt Bearbeiten…). Ändern darf, wer „Belegvorgaben verwalten (Zahlungsarten, Vorgangsstatus, Textvorlagen, eigene Felder)“ hat – oder das passende Fachrecht, z. B. „Lager und Lagerplätze einrichten“ für Lagerplatzetikett, Pickliste und Lagerbewertung, „Versanddienstleister und Absender verwalten“ für Adressetikett und Packliste, „Artikel bearbeiten“ für Artikeletiketten oder „Bestellungen anlegen“ für Einkaufsbelege.

#Automatischer Entwurf

Der Editor sichert deine Änderungen etwa 1,5 Sekunden nach jeder Änderung automatisch als Entwurf – auch beim Schließen des Browser-Tabs oder wenn das System gerade aktualisiert wird. Oben siehst du den Stand, z. B. „Entwurf gespeichert 14:32“; „Nicht gesichert – offline“ heißt, der Server ist kurz nicht erreichbar – der Stand liegt dann vorerst im Browser und wird automatisch nachgesendet.

Wichtig: Ein Entwurf wird nie gedruckt. Rechnungen, Lieferscheine und Etiketten verwenden immer die gespeicherte Vorlage. Erst Speichern übernimmt die Änderungen für den Druck und löscht den Entwurf.

• Öffnest du eine Vorlage mit Entwurf, fragt der Editor: Wiederherstellen übernimmt die Änderungen (mit Strg+Z kommst du zum gespeicherten Stand zurück), Verwerfen löscht den Entwurf. Hat inzwischen jemand anderes die Vorlage gespeichert, weist der Editor darauf hin – Speichern nach dem Wiederherstellen überschreibt dann dessen Änderungen.
• Beim Schließen mit ungespeicherten Änderungen wählst du Als Entwurf behalten, Speichern oder Verwerfen.
• In der Liste tragen Vorlagen mit Entwurf das Kennzeichen Entwurf. Entwürfe neuer, nie gespeicherter Vorlagen erscheinen als eigene Zeile „… (Entwurf, nicht gespeichert)“ mit Öffnen und wiederherstellen… und Entwurf verwerfen….
• Entwürfe gehören nur dir. Was 30 Tage nicht geändert wurde, wird automatisch gelöscht.

#Seiten-Regel

Jedes Element hat eine Seiten-Regel: Nur erste Seite (z. B. Anschrift, Infoblock), Nur Folgeseiten (z. B. ein kleiner Kopf mit Belegnummer), Alle Seiten (Fußzeile) oder Nur letzte Seite (z. B. GiroCode, Unterschriftsfeld).

#Fließbereich und Positionstabelle

Im Fließbereich stehen nacheinander die Bausteine Betreff, Einleitung, Positionstabelle, Summen, jeder Hinweis einzeln (z. B. Steuerhinweis, „Das Liefer-/Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“, Zahlungsbedingungen, E-Rechnung) und der Schlusstext. Der Fließbereich wächst mit der Tabelle: Reicht der Platz nicht, beginnt eine neue Seite und der Tabellenkopf wird wiederholt; eine Überschrift steht nie allein am Seitenende. Ist der Infoblock länger, beginnt der Fließbereich automatisch darunter.

Alle Einstellungen dazu stehen im Dialog Fließbereich bearbeiten – du öffnest ihn per Doppelklick auf den Fließbereich bzw. die Tabelle oder rechts über Fließbereich bearbeiten …. Änderungen wirken sofort auf der Seite, Rückgängig (Strg+Z) funktioniert wie gewohnt.

• Bereich & Texte: Oberkante für Seite 1 und für Folgeseiten, Unterkante (darunter steht dein Fuß), Zeilenabstand von Einleitung und Schlusstext, die Liste Bausteine (Reihenfolge, Ein-/Ausblenden, Formatieren – auch für Hinweise, die in den Beispieldaten nicht vorkommen) sowie eigene Texte: Betreff, Einleitung mit Anrede (z. B. „Guten Tag, vielen Dank für Ihren Auftrag …“) und Schlusstext unter Summen und Hinweisen. Ein leeres Feld druckt den Standardtext der Belegart; Standardtext übernehmen kopiert ihn zum Anpassen ins Feld. Platzhalter wie {{beleg.nummer}} sind erlaubt, Übersetzungen legst du über die Sprachauswahl am Feld an. Die Texte gelten für alle Belege, die mit dieser Vorlage gedruckt werden; hat ein Vorgang einen eigenen Einleitungstext, gilt dieser. Bei Mahnungen kommt die Einleitung aus der Mahnstufe.
• Abstände und Schrift stellst du direkt am Baustein ein (siehe Bausteine verschieben und formatieren); die früheren Abstandsfelder gibt es nicht mehr – bestehende Vorlagen drucken unverändert.
• Zahlungsbedingungen (im Reiter Bereich & Texte, bei Belegen): Wie bisher stehen sie im Fließtext („Zahlungsbedingungen: …“ zwischen den übrigen Hinweisen). Als Block mit Überschrift druckt die Überschrift auf einer eigenen Zeile – ohne Doppelpunkt, standardmäßig fett – und darunter Zahlungsbedingung und Bankverbindung bzw. Überweisungshinweis. Abstand davor und „Überschrift fett“ stellst du am Baustein Zahlungsbedingungen ein (ziehen bzw. Rechtsklick → Formatieren …); den Text der Überschrift änderst du wie die übrigen Texte (leer = „Zahlungsbedingungen“ in der Belegsprache, Übersetzungen über die Sprachauswahl am Feld).
• Lieferanschrift (im Reiter Bereich & Texte, bei Rechnung, Auftragsbestätigung, Gutschrift und Storno): Weicht die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift ab, steht sie wie bisher im Fließtext („Lieferanschrift: …“ in einer Zeile). Als Block mit Überschrift druckt die Überschrift auf einer eigenen Zeile – ohne Doppelpunkt, standardmäßig fett – und darunter die Anschrift mehrzeilig wie im Anschriftfeld (Name, Straße, PLZ und Ort, das Land nur bei Ausland). Umschalten geht auch direkt im Editor: Rechtsklick auf den Baustein Lieferanschrift → Als Block mit Überschrift; Text bearbeiten … ändert die Überschrift (leer = „Lieferanschrift“ in der Belegsprache, Übersetzungen und Platzhalter wie bei den übrigen Texten). Abstand davor und „Überschrift fett“ stellst du am Baustein ein. Die Beispielrechnung im Editor hat eine abweichende Lieferanschrift, damit du den Block siehst. Bei Lieferantenbestellung und Preisanfrage ist die Lieferanschrift das Lager (bei abweichendem Lager dessen Anschrift), an das geliefert wird; sie steht wie bisher immer unter den Hinweisen („Lieferanschrift: …“ bzw. „Lieferung an: …“) und lässt sich genauso als Block mit Überschrift drucken (Firma, Lager, Straße, PLZ und Ort, Land nur bei Ausland). Zeigt die Vorlage die Lieferadresse schon als eigenes Feld ({{lieferadresse}}), entfallen Hinweis und Block; bei Dropshipping bleibt die Anweisung mit der Kundenanschrift im Fließtext.
• Spalten: Spalten per Ziehen oder Pfeilen sortieren, Breite in mm, eigene Überschrift, waagrechte und senkrechte Ausrichtung, Überlauf – „Umbrechen“ macht die Zeile höher, „Kürzen“ endet mit „…“, „Verkleinern“ geht bis 6 pt – und Max. Zeilen; dazu Spalte hinzufügen, löschen und Standardspalten wiederherstellen. Die Spalte Bezeichnung nimmt immer die restliche Breite.
• Kopfzeile: Hintergrund (ohne Farbe = ohne Hintergrund, „Standard“ = Akzentfarbe), Schriftfarbe, Schriftgröße, fett, Linie unter der Kopfzeile und „netto“/„brutto“ an Preisspalten.
• Inhalt: Schriftgröße und -farbe, Zebrastreifen und Trennlinien je mit eigener Farbe, Art.-Nr. und Positionshinweis unter der Bezeichnung, senkrechte Standardausrichtung.
• Summen: Gesamtbetrag (fette Endsumme) und Zwischensummen (Summe netto, Gesamtleistung, Restbetrag netto) mit Hintergrund, Schriftfarbe, fett und Linie darüber; Farbe und Größe der übrigen Summenzeilen.
• Übersetzungen (Verkaufsbelege): Spaltenüberschriften je Belegsprache.

Ohne eigene Farben druckt die Tabelle wie bisher. Auf Lieferscheinen entfallen Preisspalten automatisch, die Spalte USt erscheint nur bei mehreren Steuersätzen oder Bruttopreisen. Steuerhinweise (Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinunternehmer), Fremdwährung, Zahlungsbedingungen mit Skonto und Lieferanschrift stehen wie im eingebauten Layout unter den Summen.

#Bausteine verschieben und formatieren

Jeder Baustein des Fließbereichs lässt sich im Editor anklicken – er bekommt einen blauen Rahmen.

• Abstand davor: Ziehe den kleinen Griff an der Oberkante des gewählten Bausteins nach oben oder unten. Der Abstand wird live in mm angezeigt und rastet auf 0,5 mm ein (mit Umschalt in 5-mm-Schritten, mit Alt ohne Einrasten). Mit den Pfeiltasten änderst du ihn in 0,5-mm-Schritten (Umschalt: 5 mm). So setzt du z. B. mehr Abstand vor „Das Liefer-/Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.
• Reihenfolge: Ziehe den Baustein selbst nach oben oder unten – eine blaue Linie zeigt, wo er landet (Tastatur: Alt+Pfeil). Einleitung, Hinweise, Zahlungsbedingungen und Schlusstext sind frei sortierbar; der Betreff bleibt oben, die Tabelle steht immer vor den Summen.
• Rechtsklick öffnet das Menü des Bausteins: Formatieren … (Schriftgröße, fett, kursiv, Schriftfarbe, Ausrichtung, Abstand davor und danach als Feineinstellung), Text bearbeiten … bei Betreff, Einleitung, Schlusstext und Zahlungsbedingungen, Ausblenden bzw. Einblenden und Formatierung zurücksetzen. Bei Tabelle und Summen öffnet das Menü deren Einstellungen im Dialog Fließbereich bearbeiten. Enter öffnet Formatieren …, Entf blendet aus.
• Ausgeblendete Bausteine bleiben im Editor schwach und gestrichelt sichtbar, damit du sie wieder einblenden kannst; im PDF fehlen sie.
• Pflichthinweise – Steuerbefreiung, Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung, Steuerland, Mehrzweckgutschein, Fremdwährung, Anzahlung, Schlussrechnung, Proforma, kaufmännische Gutschrift und das Liefer-/Leistungsdatum – darfst du verschieben und formatieren, aber nicht ausblenden (UStG/GoBD). Das gilt auch für ältere Vorlagen, in denen alle Hinweise ausgeschaltet waren.
• Alle Hinweise zeigen (Knopf in der Kopfleiste): Viele Hinweise kommen nur bei bestimmten Belegen vor. Mit diesem Knopf zeigt der Editor alle Hinweise der Vorlagenart als gestrichelte Beispiele – so stellst du Abstand, Position und Schrift auch für Hinweise ein, die in den Beispieldaten gerade fehlen. Dieselbe Liste steht im Dialog Fließbereich bearbeiten unter Bausteine.

Ohne eigene Einstellungen druckt der Fließbereich genau wie bisher. Kommt später ein neuer Hinweis hinzu, steht er an seiner üblichen Stelle hinter seinem bisherigen Vorgänger. Alle Bausteine zurücksetzen (im Dialog unter Bausteine) stellt Reihenfolge, Abstände und Schrift wieder auf Standard.

#Wasserzeichen

Unter Wasserzeichen legst du einen diagonalen Text hinter dem Inhalt fest: Nur bei Proforma/Entwurf, Immer, Nur bei Storno oder Aus – mit Text, Schriftgröße, Winkel, Deckkraft und Farbe.

#Barcodes und GiroCode

Das Element Barcode kann QR-Code, Code 128, EAN-13 / EAN-8 und GS1-128 (GTIN, Charge, MHD). Der Inhalt darf Platzhalter enthalten, z. B. {{artikel.ean}}, {{artikel.gs1}} oder {{platz.code}}. Bleibt der Inhalt leer, wird nichts gedruckt; eine ungültige EAN druckt allverto als Code 128. Mit dem Inhalt {{beleg.girocode}} entsteht auf Rechnungen ein GiroCode (EPC-QR): Der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App und überweist den offenen Betrag mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Bei bezahlten Rechnungen, ohne IBAN oder in Fremdwährung entfällt er.

#Etiketten und Etikettenbögen

Für Etiketten wählst du als Format Etikett (Einzeletikett für Etikettendrucker, z. B. 62 × 29 mm, 100 × 150 mm oder 4 × 6 Zoll) oder Etikettenbogen (z. B. Avery Zweckform 3475, 3422, 3490, 3424, L7163). Beim Bogen gestaltest du ein Etikett; Spalten, Zeilen, Ränder und Abstände stellst du rechts ein. Beim Drucken wählst du die Startposition auf dem ersten Bogen – so nutzt du angebrochene Bögen weiter.

#Briefbogen: Kopf und Fuß für alle Vorlagen

Logo, Absenderzeile, Fußspalten mit Bank und Handelsregister, Seitenzahl – das sieht auf Rechnung, Angebot, Lieferschein und Mahnung meist gleich aus. Mit dem Briefbogen gestaltest du diesen Kopf- und Fußbereich einmal; jede Änderung wirkt sofort in allen Vorlagen, die ihn verwenden.

1. Oben in der Liste der Druckvorlagen auf Briefbogen klicken. Es gibt einen Standard-Briefbogen für alle Firmen und – bei mehreren Firmen – je Firma optional einen eigenen.
2. Briefbogen anlegen bzw. Briefbogen bearbeiten öffnet den gewohnten Editor. Erlaubt sind Text, Feld, Bild, Logo, Linie, Rechteck und Barcode; Anschrift, Infoblock und Fließbereich gehören in die Vorlagen. Die Seiten-Regel jedes Elements (erste Seite, Folgeseiten, alle, letzte) gilt auch hier.
3. In der Vorlage schaltest du oben in der Leiste Briefbogen verwenden ein. Die Elemente des Briefbogens erscheinen dann gesperrt im Hintergrund – sichtbar, aber nicht auswählbar. Mit Briefbogen bearbeiten springst du direkt in den Briefbogen.

Beim Druck gilt der Briefbogen der Firma des Belegs, sonst der Standard-Briefbogen. Fließbereich, Seitenränder, Schrift und Farben bestimmt weiterhin jede Vorlage. Etiketten und Etikettenbögen verwenden keinen Briefbogen.

Standardvorlagen verwenden immer den Briefbogen – der Schalter ist bei ihnen eingeschaltet und gesperrt; auch „Als Standard verwenden“ schaltet ihn ein und entfernt Elemente, die genauso schon im Briefbogen stehen (der vorherige Stand bleibt unter „Frühere Stände“). Bestehende Standardvorlagen hat allverto einmalig so umgestellt: Gab es noch keinen Briefbogen, entstand er aus Kopf und Fuß deiner Standardvorlage (Rechnung bzw. Auftragsbestätigung bevorzugt). Neue Vorlagen aus einer Startvorlage verwenden den Briefbogen ebenfalls (abschaltbar, außer bei Standardvorlagen) – Kopf und Fuß der Startvorlage entfallen dann, der Fließbereich rückt bei Bedarf von Kopf und Fuß ab. Solange du keinen eigenen Briefbogen gespeichert hast, gilt der eingebaute aus Kopf und Fuß der Startvorlage „DIN 5008“. Andere Vorlagen bleiben unverändert, bis du den Schalter einschaltest; dabei entfernt der Editor doppelte Elemente (mit Strg+Z rückgängig).

#Kopf und Fuß aus einer vorhandenen Vorlage übernehmen

Hast du Kopf und Fuß schon in einer Vorlage gestaltet, musst du nichts neu bauen: Rechtsklick auf die Vorlage → Kopf und Fuß als Briefbogen übernehmen … (oder im Dialog Briefbogen → Aus einer Vorlage übernehmen …).

1. Elemente wählen: Vorausgewählt sind die Elemente oberhalb der Oberkante bzw. unterhalb der Unterkante des Fließbereichs – ohne Anschrift, Infoblock und Elemente mit Platzhaltern des Belegs (z. B. „Rechnung {{beleg.nummer}} · Seite {{seite}}“). Wähle außerdem, für wen der Briefbogen gilt (Standard oder eine Firma).
2. Weiter zeigt, was passiert. Gibt es schon einen Briefbogen, ersetzt allverto ihn nur, wenn du Ja, vorhandenen Briefbogen ersetzen anhakst.
3. Optional stellst du andere Vorlagen gleich mit um: Die Liste zeigt je Vorlage, wie viele doppelte Elemente gefunden wurden (gleiche Art, gleicher Inhalt, ungefähr gleiche Position). In den angehakten Vorlagen wird Briefbogen verwenden eingeschaltet und die Doppelten werden entfernt – aber nur, wenn du zusätzlich bestätigst, dass du die Liste geprüft hast.

Danach kannst du alles mit Rückgängig zurücknehmen – solange die Vorlagen seitdem niemand geändert hat.

#Frühere Stände

Vor jedem Speichern, jeder Briefbogen-Übernahme und jedem Wiederherstellen sichert allverto den bisherigen Stand (die letzten 30). Rechtsklick auf eine Vorlage → Frühere Stände … bzw. im Dialog Briefbogen → … → Frühere Stände listet sie; Wiederherstellen holt einen Stand zurück und sichert dabei den aktuellen.

#Firmen und Standardvorlagen

Hast du mehrere Firmen, kann jede Firma eigene Vorlagen für Belege, Mahnungen, Adressetiketten, Packlisten und Retourenscheine haben. Beim Drucken gilt: Standardvorlage der Art für die Firma des Belegs, sonst die Standardvorlage für alle Firmen, sonst das eingebaute Layout. Logo und Firmendaten kommen immer von der Firma des Belegs.

Rechtsklick auf eine Vorlage: Bearbeiten… (ohne Recht Ansehen…), Duplizieren, Exportieren, Als Standard verwenden bzw. Standard aufheben und Löschen…. Eine Standardvorlage lässt sich erst löschen, wenn du den Standard aufhebst oder eine andere Vorlage zum Standard machst. Die Spalte E-Mail-Vorlage zeigt, mit welcher E-Mail-Vorlage die Art beim Versand per E-Mail verschickt wird. Menüpunkte, für die deiner Rolle das Recht fehlt, erscheinen nicht.

#Vorlagen exportieren und importieren

Eine fertige Vorlage lässt sich in einer anderen Firma oder einem anderen allverto-Mandanten weiterverwenden:

1. Exportieren: Rechtsklick auf eine Vorlage → Exportieren. Du bekommst die Datei Name.allverto-vorlage.json als Download. Markierst du mehrere Vorlagen, kommen sie mit Vorlagen exportieren in der Auswahlleiste (oder per Rechtsklick) in eine gemeinsame Datei.
2. Importieren: Oben in der Liste auf Importieren klicken und die Datei wählen oder in das Feld ziehen. allverto prüft die Datei und zeigt eine Vorschau: je Vorlage Name, Vorlagenart, Anzahl der Bilder und Hinweise – etwa unbekannte Platzhalter, eine Vorlagenart, die es hier nicht gibt, oder fehlende Rechte.
3. Hake an, welche Vorlagen du übernehmen willst, passe bei Bedarf die Namen an und klicke … Vorlagen importieren.

Die Datei enthält das komplette Layout mit Texten, Übersetzungen, Farben, Tabelle und Wasserzeichen sowie alle hochgeladenen Bilder. Nicht enthalten sind Firma und E-Mail-Vorlage – das Firmenlogo kommt beim Drucken wie immer aus den Firmendaten.

Gut zu wissen: Ein Import legt immer neue Vorlagen an – für alle Firmen und nicht als Standard. Bestehende Vorlagen werden nie überschrieben; ist der Name schon vergeben, bekommt die neue Vorlage den Zusatz „(Import)“. Bilder werden wie beim Hochladen geprüft (PNG oder JPG, höchstens 2 MB); die Datei darf höchstens 10 MB groß sein.

Briefbogen mitnehmen: Verwendet eine exportierte Vorlage den Briefbogen, fragt allverto, ob er mit in die Datei soll (vorausgewählt). Den Briefbogen allein exportierst du unter Briefbogen → … → Exportieren. Beim Import zeigt die Vorschau den Briefbogen der Datei: Gibt es noch keinen, wird er als Standard-Briefbogen angelegt; gibt es schon einen, ersetzt allverto ihn nur, wenn du den Haken setzt und bestätigst – sonst kommen nur die Vorlagen, und sie verwenden deinen vorhandenen Briefbogen.

#Platzhalter

Platzhalter schreibst du in doppelten geschweiften Klammern. Zeilen, deren Platzhalter alle leer sind, entfallen im Druck – „Tel. {{firma.telefon}}“ erscheint also nur mit Telefonnummer.

Welche Platzhalter zur Vorlagenart passen, zeigt der Editor links an – dort auch die vollständigen Listen für Lagerbewertung und Bestandsentwicklung. Unbekannte Platzhalter bleiben im Druck leer; der Editor weist darauf hin.

#Lieferantenbestellung (Einkauf)

Die Startvorlage Lieferantenbestellung (Standard) sieht aus wie das eingebaute Bestell-PDF: Lieferant im Anschriftfeld, darunter Rechnungs- und Lieferadresse (bei Dropshipping der Endkunde), Infoblock mit Bestellnummer, Bestelldatum, deiner Kundennummer beim Lieferanten, Liefertermin und Zahlungsziel, darunter die Positionen mit Lieferanten-Art.-Nr. (Spalte „Lief.-Art.-Nr.“), Menge, Einheit, EK und Betrag netto. Legst du sie als Standard fest, nutzen PDF, Per E-Mail bestellen und die Ausgabe diese Vorlage. Für Preisanfragen und Lieferantenretouren gibt es entsprechend Preisanfrage (Standard) und Lieferantenretoure (Standard).

#Häufige Fragen

Steht auf der Rechnung, wann und wie bezahlt wurde? Ja. War der Auftrag beim Ausstellen schon bezahlt (z. B. Shop-Auftrag per PayPal), steht in den Summen je Zahlung „Bezahlt am 19.10.2026 per PayPal −119,00 €“ und darunter der offene Betrag; bei vollständiger Zahlung lautet der Hinweis „Der Betrag wurde am 19.10.2026 per PayPal bezahlt.“ Angerechnet wird nur, was bei Ausstellung bezahlt war – spätere Zahlungen ändern die festgeschriebene Rechnung nicht (GoBD). Ältere Rechnungen ohne diese Angaben zeigen wie bisher „bereits bezahlt“.

Warum sehe ich im Editor eine andere Schrift als im PDF? Der Editor zeigt die Seite mit den Schriften deines Browsers. Maßgeblich ist die Vorschau (PDF) – sie entsteht genau so wie der spätere Druck.

Kann ich eigene Schriften verwenden? Noch nicht. Zur Wahl stehen Helvetica, Times und Courier (in jedem PDF-Programm vorhanden). Zeichen, die diese Schriften nicht kennen (z. B. chinesische Schriftzeichen), erscheinen als „?“.

Wie bekomme ich mein Logo auf den Beleg? Das Element Logo nimmt das Logo der Firma aus Einstellungen → Firmen (Reiter Briefkopf & Logo). Eigene Bilder (PNG oder JPG, höchstens 2 MB) lädst du im Element Bild hoch.