Mahnwesen

Das Mahnwesen findet für dich alle Rechnungen, die gemahnt werden müssen, und erstellt die Mahnungen als PDF – auf Wunsch gleich mit E-Mail an den Kunden. Du findest es unter Finanzen → Mahnwesen.

#Bevor du anfängst

• Mahnen dürfen Inhaber, Administration und Buchhaltung (Recht Zahlungen buchen, Kontoauszüge abgleichen, mahnen und Eingangsrechnungen erfassen). Ansehen reicht Finanzdaten ansehen.
• Prüfe einmal die Einstellungen unter Finanzen → Einstellungen → Mahnwesen.
• Gleiche vorher die Zahlungen ab (Zahlungsabgleich), damit niemand eine Mahnung für eine bezahlte Rechnung bekommt.

#Mahngruppen

Eine Mahngruppe bündelt eigene Mahnstufen, Karenzzeit und Gebühren – zum Beispiel Privatkunden, Geschäftskunden oder Behörden. Ab Werk gibt es die Gruppe Standard mit drei Stufen. Welche Gruppe für einen Kunden gilt, entscheidet allverto in dieser Reihenfolge:

1. Mahngruppe direkt am Kunden (im Mahnvorschlag per Rechtsklick → Mahngruppe des Kunden …; Automatisch (Kundengruppe, Kundenart, Standard) hebt sie wieder auf)
2. Mahngruppe seiner Kundengruppe
3. Mahngruppe seiner Kundenart (Privatkunden B2C, Geschäftskunden B2B)
4. die Standardgruppe

Je Gruppe stellst du außerdem ein:

• Verzugszinsen für: nach Kundenart, immer Verbraucher (Basiszins + 5 Punkte) oder immer Unternehmer (Basiszins + 9 Punkte).
• Eigene Karenzzeit – sonst gilt die allgemeine.
• Sammelmahnung je Kunde als Vorgabe für den Mahnlauf.

Eine Gruppe ohne Stufen mahnt nie – praktisch für Kunden mit eigener Absprache.

#Mahnstufen

Je Gruppe legst du beliebig viele Stufen an, z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung und Inkasso-Übergabe. Ab Werk:

Je Stufe stellst du ein: Fällig nach (Tage) gerechnet ab Fälligkeit oder der vorherigen Stufe, Mahngebühr, Verzugszinsen (keine, gesetzlich oder fester Satz), Neue Zahlungsfrist, Druckvorlage, E-Mail-Vorlage, Betreff und Text. Mit dem Schalter Inkasso-Übergabe wird die Rechnung beim Erstellen dieser Stufe als an das Inkasso übergeben gekennzeichnet. Die Reihenfolge änderst du per Rechtsklick → Nach oben bzw. Nach unten.

#Karenzzeit

Die Karenzzeit ist ein Puffer für Zahlungen, die schon unterwegs sind. Stufen, die ab Fälligkeit rechnen, greifen erst nach Karenzzeit + Tage der Stufe. Beispiel: Karenzzeit 5 Tage, Zahlungserinnerung 7 Tage nach Fälligkeit → die Erinnerung kommt frühestens 12 Tage nach Fälligkeit. Die allgemeine Karenzzeit und den Mindestbetrag für Mahnungen stellst du unter Allgemein ein.

#Verzugszinsen und Basiszinssatz

Gesetzliche Zinsen rechnet allverto taggenau: Basiszinssatz + 5 Punkte (Verbraucher) bzw. + 9 Punkte (Unternehmer) ab dem Tag nach Fälligkeit. Teilzahlungen mindern den verzinsten Betrag ab ihrem Zahlungsdatum. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli – trage neue Werte unter Basiszinssatz mit Gültig ab ein.

#Platzhalter in Betreff und Text

Alle Beträge stehen in der Währung der Rechnung – eine Rechnung über 500 $ wird also mit „500,00 USD“ angemahnt, in Text, Betreff und PDF. Die Mahngebühr der Stufe pflegst du in Euro; bei Rechnungen in Fremdwährung rechnet allverto sie zum Kurs der Rechnung um. Auch der Mindestbetrag für Mahnungen gilt in Euro: Verglichen wird der offene Betrag zum Kurs der Rechnung.

#Schritt für Schritt: Mahnlauf

1. Öffne Finanzen → Mahnwesen. Oben stehen die Mahnvorschläge: alle Rechnungen, deren nächste Stufe erreicht ist – mit Mahngruppe, Nächste Stufe, Gebühr, Zinsen und Gesamt. Teilbezahlte Rechnungen zeigen den schon bezahlten Betrag.
2. Markiere die Rechnungen, die du mahnen willst (Strg+A wählt alle), und klicke auf Mahnlauf (…) … – oder per Rechtsklick Mahnung erstellen … bzw. Mahnlauf für … Rechnungen ….
3. Wähle Sammelmahnung je Kunde – Wie Mahngruppe, Ja oder Nein, je Rechnung – und ob die Mahnungen Per E-Mail senden an die Kunden gehen.
4. Klicke auf Mahnungen erstellen (mit E-Mail: … und senden). Die Mahnungen erscheinen unter Erstellte Mahnungen mit PDF, der Lauf steht unter Mahnläufe.

Bei einer Sammelmahnung stehen alle fälligen Rechnungen eines Kunden (gleiche Firma, gleiche Währung) in einer Mahnung: Stufe ist die höchste Stufe der Rechnungen, die Mahngebühr fällt einmal an, Zinsen je Rechnung. Jede Rechnung steigt auf ihre eigene nächste Stufe.

Eine einzelne Mahnung verschickst du später über Per E-Mail senden … – die E-Mail-Adresse kannst du dabei anpassen.

#Geplanter Mahnlauf

Mit einer Automation läuft das Mahnwesen von selbst: Auslöser Zeitgesteuert, Objekt Beleg, Bedingungen Belegart ist Rechnung und Überfällig, Aktion Mahnung erstellen (optional mit E-Mail). Schalte Jedes Objekt nur einmal aus, damit eine Rechnung auch die folgenden Stufen bekommt. Die Vorlage Täglicher Mahnlauf ist so eingerichtet. Der Auslöser Mahnung erstellt startet eigene Regeln, z. B. eine Benachrichtigung bei der Inkasso-Stufe.

#Inkasso-Übergabe

Rechnungen, die eine Stufe mit Inkasso-Übergabe erreichen, stehen unter Inkasso und werden nicht mehr gemahnt. Markiere sie und klicke auf Übergabe exportieren (CSV) – die Datei enthält Rechnung, Kunde mit Anschrift, offenen Betrag, Mahngebühren, Zinsen und Forderung für das Inkassobüro. Hat der Kunde doch gezahlt oder lehnt das Inkasso ab, nimm die Übergabe per Rechtsklick → Übergabe zurücknehmen … zurück.

#Mahnsperren

Rechnungen oder Kunden mit Mahnsperre tauchen nicht im Mahnvorschlag auf. Eine Sperre setzt du in den offenen Posten per Rechtsklick → Mahnsperre setzen. Alle aktiven Sperren stehen im Mahnwesen unter Mahnsperren; dort hebst du sie auch wieder auf.

#Häufige Fragen

#Warum steht eine überfällige Rechnung nicht im Vorschlag?

Mögliche Gründe: Sie ist noch in der Karenzzeit, die Frist der nächsten Stufe ist noch nicht erreicht, der offene Betrag liegt unter dem Mindestbetrag, es gibt eine Mahnsperre oder einen Mahnstopp, die Zahlungsart hat kein Mahnwesen, die Rechnung ist beim Inkasso, oder die letzte Stufe ihrer Mahngruppe ist schon erreicht. Wie viele überfällige Rechnungen gerade warten, steht über dem Mahnvorschlag.

#Wie werden Verzugszinsen berechnet?

Je Tag seit Fälligkeit: offener Betrag dieses Tages × Zinssatz ÷ 365, zusammengezählt und kaufmännisch gerundet – nur in Stufen mit Zinsen. Beim festen Satz gilt der Satz der Stufe, bei gesetzlichen Zinsen der Basiszinssatz des Tages plus 5 bzw. 9 Punkte.