Prélèvements – encaisser les factures par prélèvement SEPA

Sous Prélèvements, vous encaissez de façon groupée les factures et commandes ouvertes au mode de paiement Prélèvement : allverto génère un prélèvement groupé SEPA (pain.008.001.08) que vous téléversez dans la banque en ligne, envoie si vous le souhaitez les pré-notifications et comptabilise les paiements dès que l'argent est arrivé.

Vous les trouverez sous Finances → Prélèvements.

#Avant de commencer

• La consultation nécessite le droit Consulter les données financières. Créer, exécuter et annuler des prélèvements groupés et enregistrer des rejets nécessite Valider des factures fournisseur pour paiement et créer des paiements sortants (virements SEPA) (Propriétaire, Administration, Comptabilité).
• La société (Paramètres → Sociétés, voir Plusieurs sociétés) contient l'identifiant créancier (onglet Fiscalité et registre) et le Compte d'encaissement (onglet Banque). En haut de la page des prélèvements, sous Créancier, vous voyez pour chaque société si tout est renseigné – s'il manque quelque chose, la ligne est rouge.
• Le client a besoin d'un mandat SEPA signé dans la fenêtre client, onglet Mandats SEPA (référence du mandat, date de signature, IBAN, type de prélèvement Base ou Interentreprises). Avec Reprendre depuis le compte bancaire, vous reprenez un IBAN enregistré.
• La facture ou la commande a le mode de paiement Prélèvement (voir Modes de paiement).

#Étape par étape

1. Ouvrez Finances → Prélèvements. La liste affiche toutes les factures et commandes ouvertes que vous pouvez encaisser – avec Document, Client, Échéance, Montant, Mandat et s'il s'agit d'un premier prélèvement ou d'un prélèvement récurrent. Avec Affichage → Tous (y compris sans mandat), vous voyez aussi les documents auxquels il manque quelque chose ; la Remarque indique quoi.
2. Sélectionnez les documents et choisissez par clic droit Créer un prélèvement groupé (…)….
3. Choisissez Échéance (encaissement). allverto propose le premier jour ouvré bancaire possible (en tenant compte du délai et de la période de pré-notification) et passe au jour ouvré bancaire suivant en cas de week-end ou de jour férié bancaire.
4. Laissez Envoyer maintenant la pré-notification par e-mail activé si les clients doivent recevoir l'avis avec le modèle d'e-mail Pré-notification de prélèvement.
5. Choisissez Écriture groupée si un seul crédit pour l'ensemble du fichier doit figurer sur le relevé. Sans écriture groupée, il y a un crédit par prélèvement – ce qui simplifie le rapprochement des paiements.
6. Cliquez sur Créer le fichier SEPA. Le fichier est téléchargé – un fichier distinct par société et type de prélèvement (base/interentreprises). Téléversez-le dans la banque en ligne en tant que fichier de prélèvements SEPA et validez-le là-bas.

Les prélèvements passent ensuite à Attendu, le prélèvement groupé à Créé.

#Comptabiliser l'exécution

Un prélèvement est payé dès que le crédit est comptabilisé :

• Automatiquement : le Rapprochement des paiements reconnaît les crédits grâce à la référence de bout en bout et les comptabilise comme paiement (par prélèvement en cas d'écriture individuelle).
• Manuellement : clic droit sur le prélèvement groupé → Marquer comme exécuté… (à partir du jour d'échéance). Tous les prélèvements encore attendus sont comptabilisés comme paiement à la date d'échéance ; vous pouvez choisir l'Opération bancaire correspondante, qui est alors considérée comme affectée dans le rapprochement des paiements.

#Gérer les prélèvements groupés

En bas figurent les Prélèvements groupés de la période choisie (par défaut : 30 derniers jours, les ouverts toujours) avec Échéance, Statut, Nombre, Total, Compte d'encaissement et l'état de la Pré-notification. Par clic droit :

#Enregistrer un rejet de prélèvement

Si la banque rejette un prélèvement, ouvrez le prélèvement groupé (Afficher les prélèvements) et choisissez pour ce prélèvement Enregistrer un rejet… :

1. Choisissez le Motif (motif de rejet SEPA) et la Date.
2. Facultatif : Facturer les frais au client – ils sont ajoutés à la commande en tant que ligne (sans TVA). Vous définissez la valeur par défaut dans les paramètres.
3. Facultatif : choisissez le débit de rejet sur le relevé afin qu'il soit affecté dans le rapprochement des paiements.
4. Activez Révoquer le mandat si le compte a été clôturé ou s'il n'existe pas de mandat valide.

Le paiement est annulé et la facture ou la commande est de nouveau ouverte. Si un premier prélèvement a été rejeté, le prélèvement suivant avec ce mandat est de nouveau un premier prélèvement.

#Paramètres

Via Paramètres en haut à droite, vous définissez :