Fournisseurs et articles fournisseur

Vous avez besoin de fournisseurs pour les articles fournisseur, les propositions de commande, les demandes de prix et les commandes fournisseurs. Pour chaque article, vous indiquez chez qui vous l'achetez et à quelles conditions.

#Avant de commencer

Peuvent consulter les fournisseurs les personnes dont le rôle dispose du droit Consulter achats, fournisseurs et commandes fournisseur (notamment Propriétaire, Administration, Responsable des achats, Production et « Lecture seule »). Créer et modifier des fournisseurs nécessite le droit Créer des commandes fournisseur (Propriétaire, Administration, Responsable des achats). Sans ce droit, la fenêtre fournisseur s'ouvre en lecture seule.

#La fenêtre fournisseur

Sous Achats → Fournisseurs, un double-clic (ou clic droit → Modifier) ouvre le fournisseur dans une fenêtre – comme les articles et les commandes. En haut figurent le numéro de fournisseur, le statut et le nombre d'articles et de commandes ouvertes. Les onglets :

• Données générales – données de base et paramètres
• Coordonnées bancaires
• Conditions
• Interlocuteurs
• Messages
• Articles – les articles fournisseur
• Retours – retours fournisseurs vers ce fournisseur

En bas à gauche : Envoyer un message, Imprimer l'étiquette d'adresse, Ouvrir les statistiques et Créer le retour fournisseur. Enregistrer (ou Ctrl+S) applique les modifications, Annuler les rejette après confirmation. Si quelqu'un d'autre a modifié le fournisseur entre-temps, la fenêtre affiche un avis avec Recharger.

#Créer un fournisseur

1. Ouvrez Achats → Fournisseurs et cliquez sur Créer un fournisseur. La fenêtre Nouveau fournisseur s'ouvre.
2. Dans l'onglet Données générales, renseignez les données de base : Société, Complément de société, Civilité, Prénom, Nom, Rue, Code postal, Complément d'adresse, Ville, Pays, Région, Téléphone standard, Téléphone ligne directe, E-mail, Fax, N° TVA intracom. et Site web (avec Ouvrir).
3. Complétez si nécessaire :
   • N° client chez le fournisseur – votre numéro client chez le fournisseur ; figure sur la commande.
   • Langue et Devise de commande – les nouvelles commandes reprennent la devise de commande avec le taux du jour ; PDF, modèle d'impression et totaux sont alors dans cette devise (voir Commandes fournisseur).
   • Statut – texte libre, p. ex. « Fournisseur principal ».
   • Société commanditaire – laquelle de vos sociétés commande chez ce fournisseur (vide = Société par défaut) : expéditeur, logo, modèle d'impression et mise en page de l'e-mail des nouvelles commandes proviennent de cette société.
   • N° créancier – pour la comptabilité.
   • Entrepôt de destination par défaut – entrepôt auquel les commandes sont livrées (vide = Entrepôt par défaut) : les nouvelles commandes, les propositions de commande sans entrepôt et la fenêtre de commande le présélectionnent ; les entrepôts de livraison directe et de fulfiller sont exclus.
4. allverto attribue le N° fournisseur lors de l'enregistrement.
5. Cliquez sur Enregistrer. Ce n'est qu'ensuite que vous pouvez ajouter coordonnées bancaires, interlocuteurs, messages et articles.

#Paramètres

Dans le bloc Paramètres (onglet Données générales), vous activez par interrupteur :

• Exonéré de TVA – commandes sans TVA, p. ex. pour des fournisseurs de pays tiers.
• Bloquer pour la liste d'achats – le fournisseur n'apparaît pas dans les propositions de commande et n'est pas commandé depuis la liste d'achats.
• Toujours une validation – chaque commande chez ce fournisseur nécessite une validation, même si la validation des commandes est désactivée par ailleurs.
• Dropshipping – le fournisseur expédie directement à vos clients (livraison directe). Ce n'est qu'alors que Dropshipping en contre-remboursement et Dropshipping des lignes libres peuvent être activés. Les articles expédiés en dropshipping se définissent sur l'article fournisseur (voir ci-dessous).

À côté se trouve un champ Remarque pour les notes internes.

#Interlocuteurs

Dans l'onglet Interlocuteurs, vous créez autant de contacts que vous voulez avec Ajouter : Civilité, Service, Prénom, Nom, Téléphone, Mobile, E-mail, Fax.

L'un d'eux est l'Interlocuteur par défaut (interrupteur dans la boîte de dialogue ; le premier contact le devient automatiquement). Il reçoit par e-mail les commandes, demandes de prix, relances de livraison et messages, et apparaît sous Données générales dans le champ Interlocuteurs ainsi que dans la liste des fournisseurs. S'il n'a pas d'adresse e-mail, le message part à l'E-mail des données de base.

Clic droit sur un contact : Modifier…, Par défaut (e-mails de commande), Écrire un e-mail, Supprimer.

#Coordonnées bancaires

Dans l'onglet Coordonnées bancaires, vous créez une ou plusieurs coordonnées avec Ajouter : IBAN, BIC, Titulaire du compte (vide = nom du fournisseur), Nom de la banque, Numéro de compte et Code banque. Pour un IBAN allemand, allverto complète lui-même code banque, numéro de compte, BIC et banque ; la clé de contrôle de l'IBAN est vérifiée.

Une des coordonnées est Par défaut pour les paiements sortants – les Paiements sortants utilisent cet IBAN pour les virements SEPA. Modification par clic droit → Par défaut pour les paiements sortants. Sous Vérification du bénéficiaire (contrôler l'IBAN), vous vérifiez si le nom et l'IBAN concordent.

Sans IBAN, vous pouvez indiquer dans le bloc PayPal un E-mail PayPal pour les paiements via PayPal.

#Conditions

Dans l'onglet Conditions, bloc Conditions de livraison :

• Délai – valeur par défaut en jours ; s'applique si l'article fournisseur n'indique rien d'autre.
• Délai de paiement, Escompte jusqu'à et Escompte – valeurs par défaut pour les nouvelles factures fournisseurs.
• Montant minimal de commande – la commande et la liste d'achats indiquent s'il est atteint.
• Supplément petite quantité – s'ajoute tant que le montant minimal de commande (après remise) n'est pas atteint.
• Frais de port et Livraison gratuite à partir de (interrupteur avec montant) – au-delà de cette valeur de marchandise, les frais de port sont supprimés.
• TVA ligne libre.

Sous Paliers de remise, vous créez des paliers avec Ajouter : Remise à partir de la valeur marchandise et Remise en %. allverto intègre la remise, le supplément petite quantité et les frais de port dans les commandes et la liste d'achats ; un exemple sous les champs en montre l'effet. Dans le champ Remarque, vous notez les autres accords.

Pour les fournisseurs en dropshipping, choisissez à droite les Pays de livraison autorisés (dropshipping uniquement). Aucune sélection signifie : livraison dans tous les pays.

#Messages

Envoyer un message (en bas de la fenêtre) écrit un e-mail au fournisseur avec À, Copie à, Objet et Message ; l'interlocuteur par défaut est prérempli. Pour cela, l'envoi d'e-mails doit être configuré.

L'onglet Messages est l'historique : messages envoyés et commandes par e-mail avec Objet, Envoyé le, Canal, Destinataire et Commande. Un double-clic affiche le texte et les pièces jointes ; clic droit → Supprimer le message le retire de la liste (l'e-mail lui-même est déjà parti).

#Statistiques

Ouvrir les statistiques affiche le volume d'achats des 12 derniers mois et par année, le nombre de commandes, les commandes ouvertes, la Fiabilité des livraisons (à l'heure / en retard, écart moyen par rapport à la date de livraison) ainsi que les factures fournisseurs, dont celles encore ouvertes.

#Affecter des articles (articles fournisseur)

Vous pouvez affecter des deux côtés – dans la fenêtre fournisseur, onglet Articles (Affecter un article), ou dans la fenêtre article, onglet Fournisseurs (Ajouter un fournisseur).

1. Choisissez l'article ou le fournisseur.
2. Renseignez les conditions :
   • Référence chez le fournisseur – figure sur la commande.
   • PA HT par unité.
   • Quantité minimale et Conditionnement – les quantités commandées sont arrondies au supérieur sur ces valeurs. Pour les unités divisibles comme kg, l ou m, aussi des quantités partielles, par ex. 0,5 kg (voir Quantités partielles).
   • Délai – vide = délai des conditions du fournisseur.
   • Fournisseur privilégié (interrupteur) – un au maximum par article. Le premier fournisseur d'un article devient automatiquement privilégié.
   • Dropshipping – Pas de dropshipping, Si le stock propre manque ou Toujours (pas de stock propre). Ne s'applique que si Dropshipping est activé pour le fournisseur.
3. Cliquez sur Ajouter ou Enregistrer.

Via le menu … d'une ligne, vous modifiez (Modifier) ou supprimez (Supprimer) l'affectation ; dans la fenêtre article, il existe aussi Marquer comme privilégié.

Le PA du fournisseur privilégié apparaît dans l'article sous Prix → Achats et marge et sert pour la marge, les valeurs d'inventaire et les analyses. Le plus simple pour obtenir des prix actuels est une demande de prix.

#Stock fournisseur, paliers de prix d'achat et choix du fournisseur

Dans la boîte de dialogue de l'article fournisseur, vous gérez aussi les Paliers de prix d'achat (À partir de la quantité → Prix d'achat HT par unité) et le Stock fournisseur avec le commutateur Ajouter le stock fournisseur au stock disponible, Prendre en compte au maximum et Marge de sécurité. Dans la fenêtre de l'article, onglet Fournisseurs, chaque fournisseur affiche son stock avec la date ; en bas, vous activez Toujours utiliser le fournisseur privilégié.

Lors des commandes, allverto prend par défaut le fournisseur le moins cher pour la quantité nécessaire – pas automatiquement le fournisseur privilégié. Vous le modifiez dans Achats → Paramètres → Fournisseurs. Tous les détails : Stock fournisseur et choix du fournisseur.

#Gérer les fournisseurs

La liste affiche N°, Fournisseur, Ville, Interlocuteurs, Articles, Délai, Montant minimal de commande, Commandes ouvertes et Dropshipping ; vous affichez Statut et N° créancier via Colonnes. Les modifications se font toujours dans la fenêtre fournisseur. Via le filtre Affichage, vous choisissez Fournisseurs actifs, Archivés ou Tous. Sous Plus, vous importez et exportez fournisseurs, Articles fournisseur et Stock fournisseur.

Clic droit dans la liste : Modifier (ou Ouvrir), Nouvelle commande …, Afficher les commandes ouvertes, Écrire un e-mail, Appeler, Archiver et Réactiver – archiver et réactiver aussi pour plusieurs fournisseurs.

Les fournisseurs archivés n'apparaissent plus dans les propositions ni dans les nouvelles commandes ; les commandes existantes restent inchangées. Vous ne pouvez pas archiver un fournisseur ayant des commandes au statut Commandé ou Livré partiellement – faites-les d'abord livrer ou annulez-les. Un fournisseur archivé s'ouvre en lecture seule.

Vous trouverez les commandes en retard d'un fournisseur sous Livraisons en retard.