Relances
Relancer les factures en retard – avec groupes de relance, autant de niveaux que souhaité, délai de grâce, frais, intérêts de retard, relance groupée et transmission au recouvrement.
Les relances trouvent pour vous toutes les factures à relancer et créent les relances en PDF – si vous le souhaitez, avec un e-mail au client. Vous les trouverez sous Finances → Relances.
Avant de commencer
- Le Propriétaire, Administration et Comptabilité peuvent relancer (droit Enregistrer des paiements, rapprocher les relevés, relancer et saisir les factures fournisseur). Pour consulter, Consulter les données financières suffit.
- Vérifiez une fois les paramètres sous Finances → Paramètres → Relances.
- Rapprochez d'abord les paiements (Rapprochement des paiements) afin que personne ne reçoive de relance pour une facture payée.
Groupes de relance
Un groupe de relance regroupe ses propres niveaux de relance, délai de grâce et frais – par exemple Clients particuliers, Clients professionnels ou Administrations. Par défaut, il existe le groupe Standard avec trois niveaux. allverto détermine le groupe applicable à un client dans cet ordre :
- Groupe de relance défini directement sur le client (dans la proposition de relance par clic droit → Groupe de relance du client … ; Automatique (groupe de clients, type de client, défaut) le supprime à nouveau)
- Groupe de relance de son Groupe de clients
- Groupe de relance de son Type de client (particuliers B2C, professionnels B2B)
- le Groupe par défaut
Pour chaque groupe, vous définissez en outre :
- Intérêts de retard pour : selon le type de client, toujours consommateur (taux de base + 5 points) ou toujours professionnel (taux de base + 9 points).
- Délai de grâce propre – sinon le délai général s'applique.
- Relance groupée par client comme valeur par défaut pour le cycle de relance.
Un groupe sans niveaux ne relance jamais – pratique pour les clients ayant un accord particulier.
Niveaux de relance
Pour chaque groupe, vous créez autant de niveaux que vous voulez, p. ex. rappel de paiement, 1re relance, 2e relance, dernière relance et transmission au recouvrement. Par défaut :
| Niveau | Désignation | Quand | Frais | Intérêts de retard |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Rappel de paiement | 7 jours après l'échéance | 0 € | aucun |
| 2 | 1re relance | 14 jours après le niveau précédent | 5 € | aucun |
| 3 | 2e relance | 14 jours après le niveau précédent | 10 € | légaux |
Pour chaque niveau, vous définissez : Échéance après (jours) compté à partir de l'échéance ou du niveau précédent, Frais de relance, Intérêts de retard (aucun, légaux ou taux fixe), Nouveau délai de paiement, Modèle d'impression, Modèle d'e-mail, Objet et Texte. Avec l'option Transmission au recouvrement, la facture est marquée comme transmise au recouvrement lors de la création de ce niveau. Vous modifiez l'ordre par clic droit → Monter ou Descendre.
Délai de grâce
Le délai de grâce est une marge pour les paiements déjà en cours. Les niveaux comptés à partir de l'échéance ne s'appliquent qu'après délai de grâce + jours du niveau. Exemple : délai de grâce de 5 jours, rappel de paiement 7 jours après l'échéance → le rappel arrive au plus tôt 12 jours après l'échéance. Le délai de grâce général et le Montant minimum des relances se règlent sous Général.
Intérêts de retard et taux de base
allverto calcule les intérêts légaux au jour près : taux de base + 5 points (consommateurs) ou + 9 points (professionnels) à partir du lendemain de l'échéance. Les paiements partiels réduisent le montant portant intérêts à compter de leur date de paiement. La Bundesbank allemande publie le taux de base au 1er janvier et au 1er juillet – saisissez les nouvelles valeurs sous Taux de base avec Valable à partir du.
Variables dans l'objet et le texte
| Variable | Remplacée par |
|---|---|
{nummer} | Numéro de facture (relance groupée : tous les numéros) |
{rechnungen} | Tous les numéros de facture de la relance |
{datum} | Date de facture |
{faellig} | Date d'échéance |
{offen} | Montant ouvert |
{gebuehr} | Frais de relance |
{zinsen} | Intérêts de retard |
{gesamt} | Montant total frais et intérêts compris |
{frist} | Nouveau délai de paiement |
{kunde} | Nom du client |
{firma} | Votre société |
Tous les montants sont dans la devise de la facture – une facture de 500 $ est relancée avec « 500,00 USD », dans le texte, l'objet et le PDF. Vous gérez les frais de relance du niveau en euros ; pour les factures en devise, allverto les convertit au cours de la facture. Le montant minimum pour les relances s'applique aussi en euros : le montant ouvert est comparé au cours de la facture.
Étape par étape : cycle de relance
- Ouvrez Finances → Relances. En haut figurent les Propositions de relance : toutes les factures dont le niveau suivant est atteint – avec Groupe de relance, Niveau suivant, Frais, Intérêts et Total. Les factures partiellement payées affichent le montant déjà payé.
- Sélectionnez les factures à relancer (Ctrl+A sélectionne tout) et cliquez sur Cycle de relance (…) … – ou par clic droit sur Créer une relance … ou Cycle de relance pour … factures ….
- Choisissez Relance groupée par client – Selon le groupe, Oui ou Non, par facture – et si les relances doivent être envoyées aux clients via Envoyer par e-mail.
- Cliquez sur Créer les relances (avec e-mail : … et envoyer). Les relances apparaissent sous Relances créées avec leur PDF, le cycle figure sous Cycles de relance.
Dans une relance groupée, toutes les factures échues d'un client (même société, même devise) figurent dans une seule relance : le niveau est le plus élevé des factures, les frais de relance ne s'appliquent qu'une fois, les intérêts par facture. Chaque facture passe à son propre niveau suivant.
Vous envoyez une relance individuelle plus tard via Envoyer par e-mail … – vous pouvez alors adapter l'Adresse e-mail.
Cycle de relance planifié
Avec une automatisation, les relances fonctionnent toutes seules : déclencheur Planifié, objet Document, conditions Type de document est facture et En retard, action Créer une relance (éventuellement avec e-mail). Désactivez Chaque objet une seule fois pour qu'une facture reçoive aussi les niveaux suivants. Le modèle Relance quotidienne est configuré ainsi. Le déclencheur Relance créée lance vos propres règles, p. ex. une notification au niveau de recouvrement.
Transmission au recouvrement
Les factures qui atteignent un niveau avec Transmission au recouvrement figurent sous Recouvrement et ne sont plus relancées. Sélectionnez-les et cliquez sur Exporter la transmission (CSV) – le fichier contient facture, client avec adresse, montant ouvert, frais de relance, intérêts et créance pour l'agence de recouvrement. Si le client a finalement payé ou si l'agence refuse, retirez la transmission par clic droit → Retirer la transmission ….
Blocages de relance
Les factures ou clients avec blocage des relances n'apparaissent pas dans la proposition de relance. Vous définissez un blocage dans les postes ouverts par clic droit → Bloquer les relances. Tous les blocages actifs figurent dans Relances sous Blocages de relance ; c'est aussi là que vous les levez.
Questions fréquentes
Pourquoi une facture en retard n'apparaît-elle pas dans la proposition ?
Raisons possibles : elle est encore dans le délai de grâce, le délai du niveau suivant n'est pas encore atteint, le montant ouvert est inférieur au montant minimum, il existe un blocage ou un arrêt des relances, le mode de paiement n'a pas de relances, la facture est au recouvrement, ou le dernier niveau de son groupe de relance est déjà atteint. Le nombre de factures en retard en attente est indiqué au-dessus de la proposition de relance.
Comment les intérêts de retard sont-ils calculés ?
Pour chaque jour depuis l'échéance : montant ouvert de ce jour × taux d'intérêt ÷ 365, additionné et arrondi commercialement – uniquement aux niveaux avec intérêts. Avec un taux fixe, le taux du niveau s'applique ; avec les intérêts légaux, le taux de base du jour plus 5 ou 9 points.