Polecenia zapłaty – pobieranie należności za faktury poleceniem zapłaty SEPA

W Polecenia zapłaty zbiorczo pobierasz należności za otwarte faktury i zamówienia z metodą płatności Polecenie zapłaty: allverto tworzy zbiorcze polecenie zapłaty SEPA (pain.008.001.08), które wgrywasz w bankowości internetowej, na życzenie wysyła powiadomienia wstępne i księguje płatności, gdy tylko pieniądze wpłyną.

Znajdziesz je w Finanse → Polecenia zapłaty.

#Zanim zaczniesz

• Do podglądu potrzebne jest uprawnienie Przeglądanie danych finansowych. Tworzenie, wykonywanie i stornowanie zbiorczych poleceń zapłaty oraz rejestrowanie zwrotów wymaga uprawnienia Zatwierdzanie faktur zakupowych do zapłaty i tworzenie płatności wychodzących (przelewy SEPA) (właściciel, Administracja, Księgowość).
• W firmie (Ustawienia → Firmy, zob. Kilka firm) są wpisane identyfikator wierzyciela (zakładka Podatki i rejestr) i Konto pobierające (zakładka Bank). Na górze w poleceniach zapłaty w sekcji Wierzyciel widzisz dla każdej firmy, czy wszystko jest uzupełnione – jeśli czegoś brakuje, wiersz jest czerwony.
• Klient potrzebuje podpisanego mandatu SEPA w oknie klienta, zakładka Mandaty SEPA (referencja mandatu, data podpisu, IBAN, rodzaj polecenia Podstawowe lub B2B). Przyciskiem Przejmij z rachunku bankowego przejmujesz zapisany IBAN.
• Faktura lub zamówienie mają metodę płatności Polecenie zapłaty (zob. Metody płatności).

#Krok po kroku

1. Otwórz Finanse → Polecenia zapłaty. Lista pokazuje wszystkie otwarte faktury i zamówienia, których należności możesz pobrać – z kolumnami Dokument, Klient, Termin, Kwota, Mandat oraz informacją, czy to pierwsze, czy kolejne polecenie zapłaty. Przez Widok → Wszystkie (także bez mandatu) widzisz też dokumenty, w których czegoś brakuje; Uwagi mówią, czego.
2. Zaznacz dokumenty i wybierz prawym przyciskiem myszy Utwórz zbiorcze polecenie zapłaty (…)….
3. Wybierz Termin (pobranie). allverto proponuje najwcześniejszy możliwy bankowy dzień roboczy (z uwzględnieniem wyprzedzenia i terminu powiadomienia wstępnego), a w przypadku weekendów i świąt bankowych przeskakuje na następny bankowy dzień roboczy.
4. Pozostaw włączone Wyślij teraz powiadomienie wstępne e-mailem, jeśli klienci mają otrzymać powiadomienie z szablonem e-mail Wstępne powiadomienie o poleceniu zapłaty.
5. Wybierz Księgowanie zbiorcze, jeśli na wyciągu ma się pojawić jedno uznanie za cały plik. Bez księgowania zbiorczego przychodzi jedno uznanie na każde polecenie zapłaty – to ułatwia uzgadnianie płatności.
6. Kliknij Utwórz plik SEPA. Plik zostanie pobrany – osobny dla każdej firmy i rodzaju polecenia (podstawowe/B2B). Wgraj go w bankowości internetowej jako plik poleceń zapłaty SEPA i tam go zatwierdź.

Polecenia zapłaty mają potem status Oczekiwane, a zbiorcze polecenie zapłaty – Utworzone.

#Księgowanie wykonania

Polecenie zapłaty jest opłacone, gdy tylko uznanie zostanie zaksięgowane:

• Automatycznie: Uzgadnianie płatności rozpoznaje uznania po referencji end-to-end i księguje je jako płatność (przy księgowaniu pojedynczym – na każde polecenie zapłaty).
• Ręcznie: prawy przycisk myszy na zbiorczym poleceniu zapłaty → Oznacz jako wykonane… (od dnia terminu). Wszystkie jeszcze oczekiwane polecenia zapłaty zostaną zaksięgowane jako płatność z datą terminu; opcjonalnie wybierasz pasującą Operację bankową, która w uzgadnianiu płatności będzie wtedy traktowana jako przypisana.

#Zarządzanie zbiorczymi poleceniami zapłaty

Na dole są Zbiorcze polecenia zapłaty z wybranego okresu (domyślnie: ostatnie 30 dni, otwarte zawsze) z kolumnami Termin, Status, Liczba, Suma, Konto pobierające i stanem Powiadomienia wstępnego. Prawym przyciskiem myszy:

#Rejestrowanie zwrotu polecenia zapłaty

Jeśli bank zwróci polecenie zapłaty, otwórz zbiorcze polecenie zapłaty (Pokaż polecenia zapłaty) i przy danym poleceniu wybierz Zarejestruj zwrot…:

1. Wybierz Powód (przyczyna zwrotu SEPA) i Datę.
2. Opcjonalnie: Obciąż klienta opłatą – trafia ona do zamówienia jako pozycja (bez VAT). Wartość domyślną ustawiasz w ustawieniach.
3. Opcjonalnie: wybierz obciążenie zwrotne na wyciągu, aby było przypisane w uzgadnianiu płatności.
4. Włącz Odwołaj mandat, jeśli konto zostało zamknięte lub nie ma ważnego mandatu.

Płatność zostaje stornowana, a faktura lub zamówienie są znów otwarte. Jeśli zwrócono pierwsze polecenie zapłaty, następne polecenie z tym mandatem znów jest pierwszym.

#Ustawienia

Przez Ustawienia w prawym górnym rogu określasz: