Dostawcy i artykuły dostawców

Dostawców potrzebujesz do artykułów dostawców, propozycji zamówień, zapytań ofertowych i zamówień. Dla każdego artykułu zapisujesz, u kogo i na jakich warunkach go kupujesz.

#Zanim zaczniesz

Dostawców może przeglądać każdy, czyja rola ma uprawnienie Przeglądanie zakupów, dostawców i zamówień do dostawców (m.in. właściciel, Administracja, Kierownik zakupów, Produkcja i „Tylko odczyt”). Zakładanie i zmiana dostawców wymaga uprawnienia Tworzenie zamówień do dostawców (właściciel, Administracja, Kierownik zakupów). Bez tego uprawnienia okno dostawcy otwiera się tylko do podglądu.

#Okno dostawcy

W Zakupy → Dostawcy dwukrotne kliknięcie (lub prawy przycisk myszy → Edytuj) otwiera dostawcę w oknie – tak jak artykuły i zamówienia. Na górze widać numer dostawcy, status oraz liczbę artykułów i otwartych zamówień. Zakładki:

• Dane ogólne – dane podstawowe i ustawienia
• Rachunki bankowe
• Warunki
• Osoby kontaktowe
• Wiadomości
• Artykuły – artykuły dostawcy
• Zwroty – zwroty do dostawców do tego dostawcy

Na dole po lewej: Wyślij wiadomość, Drukuj etykietę adresową, Otwórz statystyki i Utwórz zwrot do dostawcy. Zapisz (lub Ctrl+S) zapisuje zmiany, Anuluj odrzuca je po potwierdzeniu. Jeśli ktoś inny w międzyczasie zmienił dostawcę, okno pokazuje komunikat z przyciskiem Załaduj ponownie.

#Zakładanie dostawcy

1. Otwórz Zakupy → Dostawcy i kliknij Utwórz dostawcę. Otworzy się okno Nowy dostawca.
2. W zakładce Dane ogólne wypełnij dane podstawowe: Firma, Dodatek do nazwy firmy, Zwrot grzecznościowy, Imię, Nazwisko, Ulica, Kod pocztowy, Uzupełnienie adresu, Miejscowość, Kraj, Województwo, Telefon centrala, Telefon bezpośredni, E-mail, Faks, NIP UE i Strona internetowa (z przyciskiem Otwórz).
3. W razie potrzeby uzupełnij:
   • Własny nr klienta – twój numer klienta u dostawcy; pojawia się na zamówieniu.
   • Język i Waluta zamówienia – nowe zamówienia przejmują walutę zamówienia z kursem dnia; PDF, szablon wydruku i sumy są wtedy w tej walucie (zob. Zamówienia zakupu).
   • Status – dowolny tekst, np. „Główny dostawca”.
   • Firma zamawiająca – która z twoich firm zamawia u tego dostawcy (puste = Firma domyślna): nadawca, logo, szablon wydruku i układ e-maila nowych zamówień pochodzą z tej firmy.
   • Nr wierzyciela – dla księgowości.
   • Domyślny magazyn docelowy – magazyn, do którego trafiają zamówienia (puste = Magazyn domyślny): nowe zamówienia, propozycje zamówień bez magazynu i okno zamówienia ustawiają go wstępnie; magazyny dropshippingu i fulfillerów są wyłączone.
4. Nr dostawcy allverto nadaje przy zapisie.
5. Kliknij Zapisz. Dopiero potem można dodać rachunki bankowe, osoby kontaktowe, wiadomości i artykuły.

#Ustawienia

W bloku Ustawienia (zakładka Dane ogólne) włączasz przełącznikami:

• Zwolniony z VAT – zamówienia bez VAT, np. u dostawców z krajów trzecich.
• Zablokuj dla listy zakupów – dostawca nie pojawia się w propozycjach zamówień i nie jest zamawiany z listy zakupów.
• Zawsze zatwierdzenie – każde zamówienie u tego dostawcy wymaga zatwierdzenia, nawet jeśli zatwierdzanie zamówień jest poza tym wyłączone.
• Dropshipping – dostawca wysyła bezpośrednio do twoich klientów (wysyłka bezpośrednia). Dopiero wtedy można włączyć Dropshipping przy płatności za pobraniem i Dropshipping pozycji dowolnych. Które artykuły idą w dropshippingu, ustalasz przy artykule dostawcy (patrz niżej).

Obok jest pole Uwaga na notatki wewnętrzne.

#Osoby kontaktowe

W zakładce Osoby kontaktowe przyciskiem Dodaj tworzysz dowolną liczbę kontaktów: Zwrot grzecznościowy, Dział, Imię, Nazwisko, Telefon, Komórka, E-mail, Faks.

Jeden z nich jest Domyślną osobą kontaktową (przełącznik w oknie dialogowym; pierwszy kontakt staje się nią automatycznie). Otrzymuje ona e-mailem zamówienia, zapytania ofertowe, monity dostaw i wiadomości oraz widnieje w Dane ogólne w polu Osoby kontaktowe i na liście dostawców. Jeśli nie ma adresu e-mail, wiadomość trafia na E-mail z danych podstawowych.

Prawy przycisk myszy na kontakcie: Edytuj…, Jako domyślny (e-maile zamówień), Napisz e-mail, Usuń.

#Rachunki bankowe

W zakładce Rachunki bankowe przyciskiem Dodaj tworzysz jeden lub kilka rachunków: IBAN, BIC, Właściciel rachunku (puste = nazwa dostawcy), Nazwa banku, Numer rachunku i Kod banku. Przy niemieckim IBAN allverto samo uzupełnia kod banku, numer rachunku, BIC i bank; cyfra kontrolna IBAN jest sprawdzana.

Jeden rachunek jest Domyślny dla płatności wychodzących – ten IBAN wykorzystują Płatności wychodzące do przelewów SEPA. Zmiana prawym przyciskiem myszy → Jako domyślny dla płatności wychodzących. W Weryfikacja odbiorcy (sprawdź IBAN) sprawdzasz, czy nazwa i IBAN są zgodne.

Bez IBAN możesz w bloku PayPal zapisać E-mail PayPal do płatności przez PayPal.

#Warunki

W zakładce Warunki, blok Warunki dostawy:

• Czas dostawy – domyślnie w dniach; obowiązuje, jeśli przy artykule dostawcy nie podano inaczej.
• Termin płatności, Skonto do i Skonto – wartości domyślne dla nowych faktur zakupowych.
• Minimalna wartość zamówienia – zamówienie i lista zakupów pokazują, czy została osiągnięta.
• Dopłata za małą ilość – doliczana, dopóki minimalna wartość zamówienia (po rabacie) nie zostanie osiągnięta.
• Koszty frachtu i Darmowa wysyłka od (przełącznik z kwotą) – od tej wartości towaru fracht nie jest naliczany.
• VAT pozycji dowolnej.

W Progi rabatowe przyciskiem Dodaj tworzysz progi: Rabat od wartości towaru i Rabat w %. Rabat, dopłatę za małą ilość i fracht allverto uwzględnia w zamówieniach i na liście zakupów; przykład pod polami pokazuje efekt. W polu Uwaga zapisujesz inne ustalenia.

Przy dostawcach dropshippingowych wybierasz po prawej Dozwolone kraje dostawy (tylko dropshipping). Brak wyboru oznacza: dostawa do wszystkich krajów.

#Wiadomości

Wyślij wiadomość (na dole okna) tworzy e-mail do dostawcy z polami Do, Kopia do, Temat i Wiadomość; wstępnie wpisana jest domyślna osoba kontaktowa. Wymaga to skonfigurowanej wysyłki e-mail.

Zakładka Wiadomości to historia wiadomości: wysłane wiadomości i zamówienia e-mailem z kolumnami Temat, Wysłano, Kanał, Odbiorca i Zamówienie. Dwukrotne kliknięcie pokazuje treść i załączniki; prawy przycisk myszy → Usuń wiadomość usuwa ją z listy (sam e-mail został już wysłany).

#Statystyki

Otwórz statystyki pokazuje wolumen zakupów z ostatnich 12 miesięcy i dla każdego roku, liczbę zamówień, otwarte zamówienia, Terminowość dostaw (na czas / z opóźnieniem, śr. odchylenie od terminu dostawy) oraz faktury zakupowe i te z nich, które są otwarte.

#Przypisywanie artykułów (artykuły dostawcy)

Możesz przypisywać z dwóch stron – w oknie dostawcy, zakładka Artykuły (Przypisz artykuł), lub w oknie artykułu, zakładka Dostawcy (Dodaj dostawcę).

1. Wybierz artykuł lub dostawcę.
2. Wypełnij warunki:
   • Numer artykułu u dostawcy – pojawia się na zamówieniu.
   • Cena zakupu netto za jednostkę.
   • Ilość minimalna i Jednostka opakowania – ilości zamówienia są do nich zaokrąglane w górę. Przy jednostkach podzielnych jak kg, l czy m także ilości częściowe, np. 0,5 kg (zob. Ilości częściowe).
   • Czas dostawy – puste = czas dostawy z warunków dostawcy.
   • Preferowany dostawca (przełącznik) – najwyżej jeden na artykuł. Pierwszy dostawca artykułu automatycznie staje się preferowanym.
   • Dropshipping – Bez dropshippingu, Gdy brakuje własnego stanu lub Zawsze (bez własnego stanu). Działa tylko, gdy u dostawcy włączono Dropshipping.
3. Kliknij Dodaj lub Zapisz.

Przez menu … wiersza zmieniasz (Edytuj) lub usuwasz (Usuń) przypisanie; w oknie artykułu jest dodatkowo Oznacz jako preferowany.

Cena zakupu preferowanego dostawcy pojawia się w artykule w Ceny → Zakup i marża i służy do obliczania marży, wartości inwentaryzacyjnych i raportów. Aktualne ceny najłatwiej uzyskać przez zapytanie ofertowe.

#Stan u dostawcy, progi ceny zakupu i wybór dostawcy

W oknie artykułu dostawcy ustawiasz też Progi ceny zakupu (Od ilości → Cena zakupu netto za jednostkę) oraz Stan u dostawcy z przełącznikiem Doliczaj stan u dostawcy do dostępnego stanu, Doliczaj maksymalnie i Bufor. W oknie artykułu, zakładka Dostawcy, przy każdym dostawcy widać jego stan z datą; na dole włączasz Zawsze używaj preferowanego dostawcy.

Przy zamawianiu allverto domyślnie bierze najtańszego dostawcę dla potrzebnej ilości – nie automatycznie preferowanego. Zmienisz to w Zakupy → Ustawienia → Dostawcy. Wszystkie szczegóły: Stan u dostawcy i wybór dostawcy.

#Zarządzanie dostawcami

Lista pokazuje Nr, Dostawcę, Miejscowość, Osoby kontaktowe, Artykuły, Czas dostawy, Minimalną wartość zamówienia, Otwarte zamówienia i Dropshipping; Status i Nr wierzyciela włączasz przez Kolumny. Zmiany wprowadza się zawsze w oknie dostawcy. Filtrem Widok wybierasz Aktywni dostawcy, Zarchiwizowani lub Wszystkie. W Więcej importujesz i eksportujesz dostawców, Artykuły dostawców i Stan dostawcy.

Prawy przycisk myszy na liście: Edytuj (lub Otwórz), Nowe zamówienie …, Pokaż otwarte zamówienia, Napisz e-mail, Zadzwoń, Archiwizuj i Aktywuj ponownie – archiwizowanie i ponowna aktywacja także dla kilku dostawców.

Zarchiwizowani dostawcy nie pojawiają się już w propozycjach ani w nowych zamówieniach; istniejące zamówienia pozostają bez zmian. Nie możesz zarchiwizować dostawcy, który ma zamówienia o statusie Zamówione lub Dostarczone częściowo – najpierw doprowadź do ich dostawy lub je anuluj. Zarchiwizowany dostawca otwiera się tylko do podglądu.

Przeterminowane zamówienia dostawcy znajdziesz w Zaległych dostawach.