Monity
Wysyłaj monity za przeterminowane faktury – z grupami monitów, dowolną liczbą etapów, okresem karencji, opłatami, odsetkami za zwłokę, monitem zbiorczym i przekazaniem do windykacji.
Obszar Monity znajduje za ciebie wszystkie faktury, za które trzeba wysłać monit, i tworzy monity w PDF – na życzenie od razu z e-mailem do klienta. Znajdziesz je w Finanse → Monity.
Zanim zaczniesz
- Monitować mogą właściciel, Administracja i Księgowość (uprawnienie Księgowanie płatności, uzgadnianie wyciągów, monitowanie i rejestrowanie faktur zakupowych). Do podglądu wystarczy Przeglądanie danych finansowych.
- Sprawdź raz ustawienia w Finanse → Ustawienia → Monity.
- Najpierw uzgodnij płatności (Uzgadnianie płatności), aby nikt nie dostał monitu za opłaconą fakturę.
Grupy monitów
Grupa monitów łączy własne etapy, okres karencji i opłaty – na przykład Klienci prywatni, Klienci biznesowi lub Urzędy. Fabrycznie istnieje grupa Domyślna z trzema etapami. Która grupa obowiązuje dla klienta, allverto ustala w tej kolejności:
- Grupa monitów ustawiona bezpośrednio u klienta (w propozycji monitów prawym przyciskiem myszy → Grupa monitów klienta …; Automatycznie (grupa klientów, rodzaj klienta, domyślna) ją usuwa)
- Grupa monitów jego Grupy klientów
- Grupa monitów jego Rodzaju klienta (klienci prywatni B2C, klienci biznesowi B2B)
- Grupa domyślna
Dla każdej grupy ustawiasz ponadto:
- Odsetki za zwłokę dla: według rodzaju klienta, zawsze konsument (stopa bazowa + 5 punktów) lub zawsze przedsiębiorca (stopa bazowa + 9 punktów).
- Własny okres karencji – w przeciwnym razie obowiązuje ogólny.
- Monit zbiorczy na klienta jako wartość domyślna dla przebiegu monitów.
Grupa bez etapów nigdy nie monituje – przydatne dla klientów z indywidualnymi ustaleniami.
Etapy monitów
Dla każdej grupy tworzysz dowolną liczbę etapów, np. przypomnienie o płatności, 1. monit, 2. monit, ostatni monit i przekazanie do windykacji. Fabrycznie:
| Etap | Nazwa | Kiedy | Opłata | Odsetki za zwłokę |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Przypomnienie o płatności | 7 dni po terminie | 0 € | brak |
| 2 | 1. monit | 14 dni po poprzednim etapie | 5 € | brak |
| 3 | 2. monit | 14 dni po poprzednim etapie | 10 € | ustawowe |
Dla każdego etapu ustawiasz: Wymagalny po (dni) liczone od terminu płatności lub poprzedniego etapu, Opłatę za monit, Odsetki za zwłokę (brak, ustawowe lub stała stopa), Nowy termin płatności, Szablon wydruku, Szablon e-mail, Temat i Treść. Przełącznikiem Przekazanie do windykacji faktura przy tworzeniu tego etapu zostaje oznaczona jako przekazana do windykacji. Kolejność zmieniasz prawym przyciskiem myszy → W górę lub W dół.
Okres karencji
Okres karencji to bufor na płatności, które są już w drodze. Etapy liczone od terminu płatności zaczynają obowiązywać dopiero po okresie karencji + dniach etapu. Przykład: okres karencji 5 dni, przypomnienie o płatności 7 dni po terminie → przypomnienie przychodzi najwcześniej 12 dni po terminie. Ogólny okres karencji i Minimalną kwotę monitów ustawiasz w Ogólne.
Odsetki za zwłokę i stopa bazowa
Odsetki ustawowe allverto nalicza co do dnia: stopa bazowa + 5 punktów (konsumenci) lub + 9 punktów (przedsiębiorcy) od dnia następującego po terminie płatności. Płatności częściowe zmniejszają oprocentowaną kwotę od daty ich zapłaty. Stopę bazową publikuje niemiecki Bundesbank 1 stycznia i 1 lipca – nowe wartości wpisz w Stopa bazowa z datą Obowiązuje od.
Symbole zastępcze w temacie i treści
| Symbol zastępczy | Zastępowany przez |
|---|---|
{nummer} | Numer faktury (monit zbiorczy: wszystkie numery) |
{rechnungen} | Wszystkie numery faktur w monicie |
{datum} | Data faktury |
{faellig} | Termin płatności |
{offen} | Kwota otwarta |
{gebuehr} | Opłata za monit |
{zinsen} | Odsetki za zwłokę |
{gesamt} | Kwota łączna z opłatą i odsetkami |
{frist} | Nowy termin płatności |
{kunde} | Nazwa klienta |
{firma} | Twoja firma |
Wszystkie kwoty są w walucie faktury – faktura na 500 $ jest upominana jako „500,00 USD” w treści, temacie i PDF. Opłatę za upomnienie poziomu ustalasz w euro; przy fakturach w walucie obcej allverto przelicza ją po kursie faktury. Minimalna kwota upomnienia również obowiązuje w euro: porównywana jest kwota otwarta po kursie faktury.
Krok po kroku: przebieg monitów
- Otwórz Finanse → Monity. Na górze są Propozycje monitów: wszystkie faktury, które osiągnęły następny etap – z kolumnami Grupa monitów, Następny etap, Opłata, Odsetki i Razem. Faktury częściowo opłacone pokazują już zapłaconą kwotę.
- Zaznacz faktury, za które chcesz wysłać monit (Ctrl+A zaznacza wszystkie), i kliknij Przebieg monitów (…) … – albo prawym przyciskiem myszy Utwórz monit … lub Przebieg monitów dla … faktur ….
- Wybierz Monit zbiorczy na klienta – Jak w grupie, Tak lub Nie, na fakturę – oraz czy monity mają trafić do klientów przez Wyślij e-mailem.
- Kliknij Utwórz monity (z e-mailem: … i wyślij). Monity pojawiają się w Utworzone monity z PDF, a przebieg w Przebiegi monitów.
W monicie zbiorczym wszystkie wymagalne faktury klienta (ta sama firma, ta sama waluta) są w jednym monicie: etap to najwyższy etap spośród faktur, opłata za monit naliczana jest raz, odsetki dla każdej faktury. Każda faktura przechodzi na swój własny następny etap.
Pojedynczy monit wysyłasz później przez Wyślij e-mailem … – możesz przy tym zmienić Adres e-mail.
Zaplanowany przebieg monitów
Dzięki automatyzacji monitowanie działa samo: wyzwalacz Według harmonogramu, obiekt Dokument, warunki Rodzaj dokumentu to faktura oraz Przeterminowana, akcja Utwórz monit (opcjonalnie z e-mailem). Wyłącz Każdy obiekt tylko raz, aby faktura otrzymywała też kolejne etapy. Szablon Codzienne monitowanie jest tak skonfigurowany. Wyzwalacz Utworzono monit uruchamia własne reguły, np. powiadomienie przy etapie windykacji.
Przekazanie do windykacji
Faktury, które osiągną etap z Przekazaniem do windykacji, są widoczne w Windykacja i nie są już monitowane. Zaznacz je i kliknij Eksportuj przekazanie (CSV) – plik zawiera fakturę, klienta z adresem, kwotę otwartą, opłaty za monity, odsetki i wierzytelność dla firmy windykacyjnej. Jeśli klient jednak zapłacił lub firma windykacyjna odmówi, cofnij przekazanie prawym przyciskiem myszy → Wycofaj przekazanie ….
Blokady monitów
Faktury lub klienci z blokadą monitów nie pojawiają się w propozycji monitów. Blokadę ustawiasz w nierozliczonych pozycjach prawym przyciskiem myszy → Ustaw blokadę monitów. Wszystkie aktywne blokady są widoczne w Monitach w sekcji Blokady monitów; tam też je zdejmujesz.
Częste pytania
Dlaczego przeterminowana faktura nie jest w propozycji?
Możliwe przyczyny: jest jeszcze w okresie karencji, termin następnego etapu jeszcze nie nadszedł, kwota otwarta jest niższa od kwoty minimalnej, istnieje blokada lub wstrzymanie monitów, metoda płatności nie przewiduje monitowania, faktura jest w windykacji albo osiągnięto już ostatni etap jej grupy monitów. Ile przeterminowanych faktur czeka, widać nad propozycją monitów.
Jak obliczane są odsetki za zwłokę?
Za każdy dzień od terminu płatności: kwota otwarta w danym dniu × stopa procentowa ÷ 365, zsumowane i zaokrąglone handlowo – tylko na etapach z odsetkami. Przy stałej stopie obowiązuje stopa etapu, przy odsetkach ustawowych – stopa bazowa z danego dnia plus 5 lub 9 punktów.