Saisir une commande

Les commandes des boutiques en ligne et des marketplaces arrivent automatiquement. Les commandes passées par téléphone, par e-mail ou par des clients B2B se saisissent comme nouvelle commande. L'éditeur d'opérations s'ouvre alors : le même formulaire que celui que vous utilisez pour les devis et les factures.

#Avant de commencer

Pour créer des commandes, vous avez besoin de l'autorisation Créer et modifier des commandes (p. ex. rôle Ventes ou Administration). Pour les factures, les données de l'entreprise devront en outre être complètes (voir Données de l'entreprise, logo, taxes et devise).

#Étape par étape

1. Ouvrez Ventes → Commandes et cliquez en haut à droite sur Nouvelle commande. Autre possibilité : menu Ventes → Créer → Nouvelle commande, ou dans la fenêtre client ou par clic droit sur un client Nouvelle commande ….
2. Une fenêtre de commande vide s'ouvre. Dans le champ Numéro client, recherchez par numéro client, nom ou e-mail. Si le client n'existe pas encore, cliquez sur Créer un nouveau client (icône à côté de la recherche), choisissez Client professionnel (B2B) ou Client particulier (B2C) et renseignez l'adresse.
3. allverto reprend l'adresse de facturation et l'adresse de livraison du client. Depuis les champs d'adresse, vous pouvez choisir une autre adresse du carnet d'adresses, définir un interlocuteur ou Modifier l'adresse. Si l'adresse de livraison est la même, choisissez Identique à l'adresse de facturation.
4. En bas à gauche, saisissez les Lignes : tapez dans le champ Rechercher des articles… (nom, réf., EAN) et choisissez l'article. La quantité, le prix, la remise et le taux de TVA se modifient directement dans le tableau (double-clic ou F2).
5. Pour les lignes sans article, utilisez Ligne libre ou Port (frais de port). Sous Plus, vous trouverez aussi Texte / titre, Remise en tant que ligne, Bon d'achat et Remise (%) pour toutes….
6. En haut à droite, dans l'onglet Détails, vérifiez Statut, Taxes, Paiement (mode de paiement, délai de paiement, escompte) et Expédition (p. ex. Mode d'expédition, Expédition au plus tôt le, Options de livraison, Livraison souhaitée).
7. En bas, dans la barre de pied, choisissez sous Après l'enregistrement si la confirmation de commande doit être affichée (Confirmation de commande : Afficher le PDF), imprimée ou envoyée par e-mail – ou Aucune sortie.
8. Cliquez sur Enregistrer (Ctrl+S). La flèche à côté propose Enregistrer et fermer et Enregistrer et nouveau.

Après l'enregistrement, la commande reçoit son numéro de la séquence de numérotation et apparaît dans la liste des commandes avec le statut Nouvelle. En haut de la fenêtre de commande s'affiche Créé par … avec votre nom. Les quantités commandées sont désormais réservées dans le stock.

#Et ensuite

• Une fois le paiement reçu : clic droit sur la commande ou, dans la fenêtre, → Paiement … (également paiements partiels et acomptes, voir Commandes).
• Préparer la marchandise : les listes de préparation n'existent que dans l'application entrepôt. Dans la liste des commandes, sélectionnez les commandes et cliquez sur Créer une liste de préparation – la vue d'ensemble des listes de préparation de l'application entrepôt s'ouvre dans un nouvel onglet.
• Expédier : Expédition : imprimer les étiquettes et expédier les commandes.
• Facture : Créer une facture et l'envoyer en facture électronique.

#Questions fréquentes

#Puis-je créer une commande à partir d'un devis ?

Oui. Ouvrez le devis et cliquez sur Transformer en commande – voir Créer un devis et le transformer en commande.

#L'article est introuvable – que faire ?

La recherche trouve les articles actifs par nom, référence et EAN. Les articles archivés n'apparaissent pas. Pour des lignes ponctuelles, utilisez une Ligne libre.