CRM – Activités et interlocuteurs

Avec le module complémentaire CRM, vous voyez en un seul endroit tout ce qui se passe avec un client : vos propres entrées comme les notes, appels, e-mails et rendez-vous – et, affichés automatiquement, tous les devis, commandes, factures, avoirs, bons de livraison, envois, retours, e-mails envoyés et messages des marketplaces. Le domaine s’appelle alors Ventes, et le groupe CRM figure en bas de la barre latérale gauche.

#Chronologie d’un client

1. Ouvrez le client (double-clic dans Ventes → Clients).
2. Choisissez en bas l’onglet Activités. Le sélecteur Chronologie | Tâches vous fait passer aux tâches ouvertes du client.
3. Les entrées les plus récentes figurent en haut. En faisant défiler vers le bas, allverto charge les plus anciennes.
4. Un double-clic ouvre la fenêtre correspondante : la commande, le document, le retour, le message de la marketplace – ou votre propre entrée pour la modifier.

Au-dessus du tableau, vous filtrez par Type (p. ex. uniquement les appels ou uniquement les factures) et par Période. Comme dans tout tableau, les colonnes peuvent être déplacées, affichées et masquées.

#Saisir une activité

1. Dans l’onglet Activités, cliquez sur Saisir une activité … – ou choisissez, dans le menu contextuel d’un client ou d’un interlocuteur, Saisir une activité … ou Enregistrer un appel …. Depuis n’importe où : Ctrl+K → « Saisir une activité ».
2. Choisissez le type : Note, Appel, E-mail ou Rendez-vous/visite.
3. Choisissez le Client (déjà renseigné dans la fenêtre client) et, facultativement, l’Interlocuteur.
4. Saisissez l’Objet et le Texte. La date et l’heure sont préremplies avec l’instant présent – pour un entretien d’hier, il suffit de les modifier.
5. Pour un Appel, choisissez le sens (sortant/entrant), le Résultat (p. ex. joint, messagerie, rappel convenu), la Durée et le Numéro de téléphone – il est prérempli lorsque vous choisissez l’interlocuteur. Pour un Rendez-vous, la durée.
6. Vous êtes d’abord le Responsable ; vous pouvez choisir une autre personne.
7. Enregistrer.

Vous modifiez ou supprimez vos propres entrées par double-clic ou clic droit. Pour les entrées créées lors de la clôture d’une tâche, seuls le texte et l’interlocuteur sont modifiables.

#Toutes les activités

Sous Ventes → Activités se trouve la chronologie de tous les clients – pratique pour savoir « Qu’a fait l’équipe aujourd’hui avec les clients ? ». Dans la barre latérale gauche, choisissez Mes entrées, Appels, Notes, Rendez-vous, E-mails ou Opérations. Au-dessus du tableau, vous filtrez en plus par type, période et Responsable ; la recherche trouve les clients (numéro, nom, e-mail) et le texte de vos propres entrées.

#Interlocuteurs

Les clients professionnels disposent dans la fenêtre client de l’onglet Interlocuteurs (même sans CRM). Pour chaque interlocuteur, vous gérez :

• Nom, Fonction et Service
• Téléphone, Mobile et Poste – le poste est un numéro complet ou seulement l’extension (p. ex. 56), qu’allverto ajoute au numéro de téléphone
• E-mail et Note
• Interlocuteur principal – au plus un par client ; il figure toujours en haut

Un double-clic ouvre l’interlocuteur pour le modifier ; le menu contextuel propose en outre Définir comme interlocuteur principal, Écrire un e-mail et, avec le CRM, Enregistrer un appel … et Créer une tâche ….

#Numéros de téléphone pour l’identification de l’appelant

allverto enregistre chaque numéro de téléphone des clients, interlocuteurs et fournisseurs également au format international (E.164, p. ex. +493012345678). Les appels entrants peuvent ainsi être attribués plus tard sans ambiguïté à un client ou à un interlocuteur – quelle que soit la façon dont le numéro a été saisi :

Sans indicatif de pays, c’est le pays du client ou du fournisseur qui s’applique, sinon celui de vos données d’entreprise. Un numéro sans indicatif (p. ex. seulement 123456) est ambigu – il reste enregistré, mais est surligné en jaune dans le tableau des interlocuteurs. En survolant un numéro avec la souris, vous voyez le format enregistré.

#Protection des données

Lors de l’anonymisation d’un client, allverto remplace l’objet, le texte et les numéros de téléphone de ses activités et tâches, supprime les interlocuteurs et nettoie le journal des modifications. La communication des données (droit d’accès) contient les interlocuteurs et une section propre CRM : activités et tâches.