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Classer des documents externes

GuideDernière vérification le 15/10/2026

Archiver de manière inaltérable au format PDF les factures et avoirs qui n'ont pas été créés dans allverto – par exemple par Amazon ou dans l'ancien système – et les rattacher à la commande.

Certaines factures ne sont pas établies par vous : Amazon, par exemple, les crée via son service de facturation, ou d'anciennes factures proviennent de votre système précédent. Pour que tout soit malgré tout rattaché à la commande, vous classez ces PDF sous Ventes → Autres documents → Documents externes. La consultation nécessite l'autorisation « Consulter devis, bons de livraison et factures », le classement « Créer des factures et des avoirs ».

Étape par étape

  1. Ouvrez Documents externes et cliquez sur Classer le document.
  2. Faites glisser le PDF dans le champ Glissez un PDF ici ou sélectionnez-le (PDF uniquement, 10 Mo maximum).
  3. Choisissez le Type (Facture, Avoir ou Autre document) et la Source (p. ex. Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Shopware, Kaufland, OTTO, Ancien système ou Autre source).
  4. Saisissez le Numéro de document et la Date du document, et éventuellement le Montant TTC.
  5. Rattachez le document à une Commande et/ou à un Client (tous deux facultatifs) et ajoutez si besoin une Note.
  6. Cliquez sur Classer le document.

allverto vérifie que le fichier est bien un PDF et détecte si ce même fichier a déjà été classé.

Classement inaltérable

Une fois classé, un document externe ne peut plus être modifié ni supprimé. Seules ces actions sont possibles :

  • Archiver … – masque le document de la vue normale (aussi pour plusieurs, Motif (facultatif)), Restaurer le fait réapparaître,
  • Marquer comme erroné … – p. ex. si vous avez pris le mauvais fichier ; sous Qu'est-ce qui est erroné ?, vous indiquez la raison, et le document reste visible avec le statut Marqué comme erroné.

Le fichier lui-même reste toujours enregistré sans modification et consultable (GoBD, les règles allemandes d'archivage et de comptabilité) – seul le statut change.

Dans ce cas, classez simplement en plus le bon document.

Retrouver les documents

La liste affiche Date, Numéro de document, Type, Source, Commande, Client, Montant et Statut (Classé, Archivé, Marqué comme erroné) et peut être filtrée en haut par Type, Source et Statut. Par clic droit : Afficher le fichier, Télécharger (pour plusieurs documents, les fichiers), Vers la commande, Ouvrir le client.

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