Créer un devis et le transformer en commande

Sous Ventes → Devis, vous créez des devis avec des articles de votre catalogue ou des lignes libres. Si le client accepte, le devis devient une commande en un clic – avec toutes les lignes, adresses, conditions de paiement et textes.

#Étape par étape

1. Ouvrez Ventes → Devis et cliquez sur Nouveau devis (ou Ventes → Créer → Nouveau devis, ou dans le menu client Nouveau devis …).
2. Choisissez le client ou créez-le.
3. Saisissez les lignes comme pour une commande (voir L'éditeur d'opérations).
4. Dans l'onglet Détails, sous Références, vérifiez le champ Valable jusqu'au ainsi que les conditions de paiement, et dans l'onglet Textes l'introduction et les remarques (p. ex. délai de livraison).
5. Sous Après l'enregistrement, choisissez p. ex. Afficher le PDF, Imprimer ou Envoyer par e-mail et cliquez sur Enregistrer (ou, dans le menu à côté, Enregistrer et nouveau).

Le devis reçoit son numéro et le statut Ouverte. Sans date propre, il est valable pendant le nombre de jours défini dans les données de votre entreprise (30 jours par défaut).

#Modifier un devis après coup

Les devis restent modifiables tant qu'ils n'ont pas été transformés. Si vous enregistrez une modification, un nouveau PDF est généré ; l'ancien reste archivé.

#Accepté, refusé, transformé

• En haut de la fenêtre du devis : Accepté marque un devis ouvert comme accepté.
• Transformer en commande demande une brève confirmation (Créer la commande) et crée la commande. Le stock est alors réservé, le devis passe à Converti en commande et ne peut plus être modifié – seulement dupliqué.
• Dans la liste, par clic droit : Convertir en commande …, Marquer comme accepté, Marquer comme refusé (tous deux aussi pour plusieurs), Rouvrir (pour les devis acceptés ou refusés), Dupliquer … et Modifier. Un devis refusé doit d'abord être rouvert avant de pouvoir être transformé.

Lors de la transformation, toutes les données de l'opération sont reprises : lignes y compris lignes libres et textes, adresse de facturation et de livraison, entreprise, devise, régime fiscal et conditions de paiement. Cela vaut aussi lorsqu'un devis est transformé via l'interface (POST /documents/{id}/convert) ; un devis ne peut être transformé qu'une seule fois, même en cas d'appels simultanés.

Via Actions dans la fenêtre ou par clic droit dans la liste, vous disposez en outre de Document → Afficher le PDF / Télécharger le PDF, Sortie (impression, e-mail, enregistrement, aperçu – aussi pour plusieurs devis), Envoyer par e-mail …, Vers la commande et, sous Client, des devis, factures, avoirs et commandes du client.

#Supprimer un devis

Vous pouvez supprimer un devis dont aucune commande n'est encore issue : clic droit → Supprimer et confirmer. Il vous faut l'autorisation « Supprimer des devis ». Ne peuvent pas être supprimés :

• les devis déjà Transformés en commande – vous pouvez seulement les dupliquer,
• les devis repris de JTL-Wawi – ils sont conservés tels qu'ils étaient dans JTL.

La suppression est consignée dans le journal des modifications. Les factures, factures rectificatives et annulations, en revanche, ne peuvent jamais être supprimées (GoBD) – voir Avoir et annulation.

#Relance et automatisations

Les devis disposent de leurs propres déclencheurs sous Paramètres → Automatisations : Devis créé, Devis accepté, Devis refusé et Devis bientôt expiré. « Devis bientôt expiré » se déclenche une fois par devis dès qu'un devis ouvert ou accepté n'est plus valable que 3 jours ; si vous prolongez Valable jusqu'au, la nouvelle date compte à nouveau. Le modèle Devis bientôt expiré → relancer envoie alors au client un e-mail aimable – vous adaptez le texte et les conditions dans l'éditeur. Voir Déclencheurs et actions.

#Vues de la liste

La barre des vues propose Tous, Ouverte, Accepté, Converti en commande et Expirés ou refusés. Les devis expirés et refusés apparaissent en gris. Les colonnes Numéro, Date, Client, Société, Total, Valable jusqu'au et Statut sont visibles ; vous pouvez afficher HT, TVA, N° client, Commande et Envoyé le si nécessaire. Sous la liste, l'aperçu montre les lignes du devis sélectionné (icône en forme d'œil dans la barre d'outils).

#Questions fréquentes

#Le devis réserve-t-il déjà du stock ?

Non. Seule la commande réserve du stock.

#Puis-je rédiger un devis sans articles du catalogue ?

Oui, avec Ligne libre ou Texte / titre. Les lignes libres sont reprises dans la commande comme lignes libres lors de la transformation.