CRM – Tâches et relances
Créer, attribuer et terminer des tâches avec échéance, rappel et priorité pour les clients, interlocuteurs, commandes, devis et factures. Avec rappel dans la cloche et icône des tâches dans la barre d’en-tête.
Les tâches sont des relances comme « Relancer le devis » ou « Rappeler le client » : avec échéance, rappel, priorité et une personne responsable. Elles font partie du module complémentaire CRM et se trouvent sous Ventes → Tâches.
Créer une tâche
Vous créez une tâche depuis n’importe où – les références sont alors déjà renseignées :
- Ctrl+K → « Créer une tâche » ou Ventes → Créer → Nouvelle tâche
- Barre d’en-tête : icône des tâches → Nouvelle
- Fenêtre client → onglet Activités → Créer une tâche … ou clic droit sur un interlocuteur
- Clic droit sur une commande, un devis ou une facture → Créer une tâche … (le client et le document sont repris)
- Clic droit sur une entrée de la chronologie
Dans la boîte de dialogue :
- Saisissez le Titre et, facultativement, une Description.
- Choisissez Échéance le (prérempli : aujourd’hui) et, facultativement, une Heure. Sans heure, la tâche est due jusqu’à la fin de la journée.
- Choisissez le Rappel : à l’échéance, 15 minutes, 1 heure ou 1 jour avant, un moment personnalisé ou aucun. Sans heure, allverto rappelle à 8 h 00.
- Choisissez la Priorité (haute, normale, basse) et le Responsable – vous-même par défaut.
- Facultativement, le Client et l’Interlocuteur ; une référence à une commande ou à un document peut être retirée.
- Enregistrer.
Si vous attribuez une tâche à quelqu’un d’autre, cette personne reçoit immédiatement une notification dans la cloche.
Rappel dans la cloche
Lorsque le moment du rappel est atteint, une entrée « Tâche à échéance : … » apparaît chez la personne responsable dans la cloche (et brièvement sous forme de message en haut à droite). Un clic ouvre la tâche. allverto vérifie pour cela chaque minute ; si le moment est déjà passé de plus de quelques minutes lors de la création, aucun rappel n’est envoyé après coup. Si vous modifiez l’échéance, le rappel ou le responsable, allverto rappelle à nouveau.
Icône des tâches dans la barre d’en-tête
À côté de la cloche, l’icône des tâches indique combien de tâches ouvertes vous concernant vous avez – en rouge si certaines sont en retard. Un clic affiche les prochaines tâches : le cercle à gauche termine directement une tâche, un clic sur le titre l’ouvre, Toutes les tâches mène à la liste.
Liste des tâches
Dans la barre latérale gauche, sous Tâches, vous choisissez la vue :
| Vue | Affiche |
|---|---|
| Mes tâches ouvertes | Vos tâches ouvertes, les plus proches d’abord |
| En retard | Vos tâches dont l’échéance est dépassée |
| À faire aujourd’hui | Vos tâches à échéance aujourd’hui |
| Toutes les ouvertes | Tâches ouvertes de toutes les personnes – filtrer par responsable en haut |
| Terminées | Tâches terminées, les plus récemment terminées d’abord |
Le cercle de la première colonne termine une tâche ou la rouvre, un double-clic la modifie. Les tâches en retard sont signalées en rouge. Dans le menu contextuel, vous ouvrez en outre le client ou la commande ou le document.
Terminer
Une tâche terminée apparaît comme Tâche terminée dans la chronologie du client – avec la date et la personne qui l’a terminée. Si vous la rouvrez, cette entrée disparaît. Les tâches terminées restent disponibles dans la vue Terminées.