Avoir et annulation
Corriger une facture validée – avec une facture rectificative (avoir) pour certaines lignes ou certains montants, également en brouillon, ou avec une facture d'annulation pour le montant total. Annuler une facture rectificative erronée par une pièce d'annulation. Ainsi que des avoirs sans référence à une facture pour un geste commercial ou un bonus.
Les factures validées sont immuables et ne peuvent pas être supprimées – c'est ce qu'exigent les règles allemandes de tenue régulière de la comptabilité (GoBD). L'option de menu Supprimer est donc grisée pour les factures, factures rectificatives et annulations validées. Vous ne pouvez supprimer que les Brouillons (voir Créer une facture) et les devis dont aucune commande n'est encore issue (voir Devis). Une facture validée peut être corrigée de deux façons. Vous trouverez les deux documents sous Ventes → Autres documents → Avoirs.
| Méthode | Quand | Résultat |
|---|---|---|
| Facture rectificative (avoir) | retour de certaines lignes, quantités partielles, réduction de prix | nouveau document pour le montant corrigé, faisant référence au numéro et à la date de la facture |
| Annulation | toute la facture était erronée | facture d'annulation avec son propre numéro séquentiel (ST-…) pour le montant total avec des montants négatifs, faisant référence au numéro et à la date de la facture ; la facture est considérée comme annulée |
| Annulation de la facture rectificative | la facture rectificative elle-même était erronée | pièce d'annulation avec son propre numéro séquentiel (ST-…) faisant référence à la facture rectificative ; la rectification est considérée comme annulée, la facture est de nouveau ouverte du montant crédité |
Dans les deux cas, la facture d'origine reste enregistrée sans modification et est liée au nouveau document.
Étape par étape : facture rectificative (avoir)
- Ouvrez Ventes → Factures et faites un clic droit sur la facture (ou ouvrez-la et utilisez Actions).
- Choisissez Correction de facture (avoir) ….
- Indiquez pour chaque ligne la quantité à créditer – ou utilisez un montant libre, p. ex. pour une réduction de prix : désignation, Montant HT et taux de TVA. Si la facture a déjà des rectifications, la boîte de dialogue indique pour chaque ligne ce qui peut encore être crédité ; les lignes entièrement créditées sont bloquées. Sur l'ensemble des rectifications, brouillons et avoirs de retours, chaque ligne ne peut être créditée en totalité qu'une seule fois.
- Indiquez un Motif.
- Cliquez sur Valider définitivement et confirmez – ou sur Enregistrer comme brouillon si vous souhaitez terminer la correction plus tard.
Une facture rectificative fonctionne comme une facture : en tant que Brouillon, elle n'a pas encore de numéro d'avoir, reste modifiable et supprimable et peut être affichée en Avoir proforma. Les brouillons se trouvent sous Avoirs, en basculant en haut sur Brouillons ; un double-clic rouvre la boîte de dialogue avec Proforma, Enregistrer le brouillon, Valider définitivement et Supprimer le brouillon. Valider définitivement attribue le numéro d'avoir séquentiel, génère le PDF et la facture électronique (même format que la facture) et rend le document immuable. Il peut ensuite être envoyé par e-mail comme une facture. Dans les postes ouverts, il réduit le montant dû par le client ; si la facture était déjà payée, un crédit est créé.
Étape par étape : annuler une facture
- Clic droit sur la facture → Annuler (facture d'annulation) ….
- Indiquez le Motif de l'annulation.
- Cliquez sur Créer la facture d'annulation.
L'annulation crée toujours une facture d'annulation : numéro séquentiel propre (p. ex. ST-2026-00001), référence au numéro et à la date de la facture annulée, toutes les lignes et tous les montants en négatif. La facture électronique de la facture d'annulation est un avoir (type 381) avec référence à la facture. La facture elle-même reste enregistrée sans modification et passe ensuite au statut Annulée. L'annulation est possible tant qu'aucun paiement ni avoir n'a été imputé sur la facture – sinon, vous corrigez le reste par une facture rectificative.
Si la facture contient un bon d'achat déjà utilisé, allverto vous le signale avant la validation (« Bon d'achat déjà utilisé – émettre quand même ? ») – voir Bons d'achat.
Étape par étape : annuler une facture rectificative
Si vous avez émis une facture rectificative par erreur (mauvaise ligne, mauvais montant), vous l'annulez par une pièce d'annulation, comme dans JTL-Wawi :
- Ouvrez Ventes → Autres documents → Avoirs et faites un clic droit sur la facture rectificative.
- Choisissez Annuler (pièce d'annulation) … et indiquez le Motif de l'annulation.
- Cliquez sur Créer la pièce d'annulation.
La pièce d'annulation reçoit son propre numéro séquentiel (p. ex. ST-2026-00002), cite la facture rectificative avec son numéro et sa date et reprend toutes les lignes et tous les montants. Sa facture électronique est de nouveau une facture (type 380) faisant référence à la rectification. La facture rectificative passe à Annulée et reste conservée sans modification ; la facture est de nouveau ouverte du montant crédité (ou le crédit du client disparaît), les bons d'achat bloqués par la rectification sont libérés et un retour peut ensuite recevoir un nouvel avoir. Vous créez ensuite, si nécessaire, une nouvelle facture rectificative correcte.
Vous annulez de la même façon un avoir sans référence à une facture – tant que son crédit n'a été ni imputé ni remboursé.
Avoir sans facture (geste commercial, bonus)
Pour un geste commercial, un bonus ou une réduction de prix qui ne se rapporte à aucune facture précise :
- Ouvrez Ventes → Autres documents → Avoirs et cliquez sur Avoir sans facture.
- Choisissez le Client et le Motif (Geste commercial, Bonus, Réduction de prix ou Autre), si nécessaire la Langue du document.
- Indiquez la Raison (elle figure sur l'avoir et dans la facture électronique), éventuellement la Période de prestation, et saisissez les lignes avec la TVA – comme ligne libre ou avec un Article de vos données de base (recherche d'article au-dessus de la désignation). Avec un article, la référence et la désignation dans la langue du document figurent sur l'avoir, et les analyses par article le prennent en compte.
- Cliquez sur Valider l'avoir.
L'avoir reçoit son propre numéro d'avoir et apparaît comme crédit dans les postes ouverts. Par clic droit dans la liste : Imputer sur une facture … solde le crédit avec une facture ouverte du client, Rembourser le crédit … enregistre un versement (Montant, Payé le, Mode de paiement). Aucune de ces deux opérations ne peut être modifiée ensuite.
Avoir à partir d'un retour
Lorsque de la marchandise revient, le plus simple est de créer l'avoir directement depuis le retour : clic droit sur le retour → Créer un avoir …. allverto répartit les lignes retournées (avec « Rembourser les frais de port », également les frais de port pas encore remboursés) sur les factures de la commande – y compris avec « Facture par livraison » et les factures finales – et crée une facture rectificative par facture pour la quantité pas encore créditée. Les factures d'acompte ne sont pas touchées. Voir Créer et contrôler un retour.
Trouver les avoirs
La liste Avoirs affiche les factures rectificatives, les factures d'annulation et les avoirs sans facture ; la colonne Type indique de quoi il s'agit, Pour la facture indique la facture corrigée. Les vues Toutes, Factures rectificatives, Factures d'annulation et Ce mois-ci filtrent en conséquence ; dans la barre latérale gauche, Annulés affiche les factures rectificatives annulées et Annulations d’avoir leurs pièces d'annulation. Par clic droit → Vers la facture, vous accédez à la facture d'origine ; vous disposez aussi de Document, Sortie, Envoyer par e-mail …, Annuler (pièce d'annulation) … et Vers la commande.