Abonnements (commandes récurrentes)

Avec Ventes → Abonnements, vous livrez régulièrement les mêmes articles à vos clients, par exemple « toutes les 4 semaines 2 × Espresso 1 kg ». Le jour de livraison, allverto crée automatiquement une commande, qui est ensuite préparée, expédiée et facturée normalement.

#Étape par étape : créer un abonnement

1. Ouvrez Ventes → Abonnements et cliquez sur Nouvel abonnement (ou Ventes → Créer → Nouvel abonnement, ou clic droit sur un client → Nouvel abonnement …, ou dans la vue d'ensemble du client Créer un abonnement).
2. Choisissez le Client. L'adresse de livraison est reprise du client et peut être modifiée dans l'onglet Calendrier de livraison et expédition (à droite).
3. Choisissez le Canal (Manuel ou un portail B2B) et, dans l'onglet Calendrier de livraison et expédition (à droite), le Mode d'expédition.
4. Dans l'onglet Lignes, via Ajouter un article …, ajoutez les lignes avec Quantité, Prix unitaire TTC et TVA.
5. Dans l'onglet Calendrier de livraison et expédition (à gauche), définissez le rythme : toutes les x Jours, Semaines ou Mois, et la Première livraison.
6. Facultatif : limitez la Durée – Illimité, Jusqu'à une date (Dernière livraison au plus tard le) ou Nombre de livraisons (Livraisons au total). Une Note figure dans chaque commande générée, mais pas sur les documents.
7. Cliquez sur Créer l'abonnement.

L'abonnement est immédiatement Actif. La fenêtre de l'abonnement affiche à gauche les mêmes onglets pour modifier directement et, à droite dans une colonne étroite, le client, l'adresse de livraison, le montant par livraison, le MRR, la durée, les Prochaines dates, les Commandes générées et l'Historique.

En plus des articles, Ajouter une ligne libre permet d'ajouter des lignes sans article – par exemple une prestation avec libellé, unité, quantité, prix et TVA. Elles apparaissent dans les commandes et factures comme ligne libre sans lien avec le stock. Dans l'onglet Intervalle de livraison par ligne, vous définissez un calendrier propre à chaque ligne (mêmes champs que dans la commande, voir plus bas). Le rythme de l'onglet Calendrier de livraison et expédition est la valeur par défaut pour les nouvelles lignes ; Appliquer le rythme à toutes les lignes l'applique à toutes.

#Quand les commandes sont-elles créées ?

allverto vérifie régulièrement (environ toutes les 15 minutes) quels abonnements arrivent à échéance et crée la commande. Un stock insuffisant ne bloque rien – c'est l'expédition qui le vérifie ensuite. Si le système a été inaccessible pendant une période prolongée, seule la dernière livraison due est générée ; les échéances manquées sont ignorées et mentionnées dans la commande. Ainsi, le client ne reçoit pas soudainement trois colis à la fois.

Si vous ne voulez pas attendre : clic droit → Créer la commande maintenant.

#Intervalle de livraison par ligne dans la commande

Comme dans JTL-Wawi, vous pouvez transformer une commande normale en abonnement et définir un intervalle propre à chaque ligne. Ouvrez la commande et, au-dessus du tableau des lignes, passez de l'onglet Lignes à l'onglet Abonnements. L'onglet n'apparaît qu'avec le droit « Voir les abonnements ».

1. Dans la colonne Abo, cochez chaque ligne d'article à livrer régulièrement.
2. Choisissez l'Intervalle de livraison : Début de mois, Fin de mois, Début de trimestre, Fin de trimestre, Début d'année, Fin d'année ou Intervalle libre – seulement dans ce cas le Nombre et l'unité (jours, semaines, mois, ans) sont réglables.
3. Date de début : à partir de quand l'intervalle s'applique. Avec l'intervalle libre, toutes les dates sont calculées à partir d'ici.
4. Date de fin (cocher la case) : dernière livraison possible de la ligne.
5. Délai (jours) : la commande ou la facture est créée autant de jours avant la livraison.
6. allverto propose la Prochaine livraison ; vous pouvez la modifier. Dernière génération indique quand une commande ou une facture a été créée pour la dernière fois pour la ligne.
7. Enregistrez la commande comme d'habitude. Au premier enregistrement, allverto crée l'abonnement (Ouvrir l'abonnement AB-… mène à la fenêtre de l'abonnement).

La commande elle-même est la première livraison ; les commandes suivantes sont créées aux échéances. Les lignes ayant la même date vont dans une seule commande. La commande suivante reprend de la commande d'abonnement le client, l'adresse de livraison, le mode d'expédition, le mode de paiement et la société. Les lignes, prix et intervalles d'un tel abonnement se modifient toujours dans la commande – c'est pourquoi Modifier … dans l'abonnement ouvre la commande. La mise en pause et la résiliation se font toujours dans l'abonnement.

#Facture au lieu de commande

Pour des services, contrats de maintenance ou licences sans expédition, réglez Génère sur Facture sans commande dans l'onglet Abonnements. À l'échéance, une facture est alors créée directement avec les paramètres de la commande – client, adresse de facturation et de livraison, société, mode et délai de paiement, escompte, taxes et devise – et les lignes échues, variables comprises. La date de livraison ou de prestation est l'échéance. Il n'y a ni commande, ni mouvement de stock, ni bon de livraison.

• Facture : En brouillon – la facture est prête en brouillon ; vous la vérifiez et la validez vous-même.
• Facture : Valider automatiquement – allverto valide la facture immédiatement. Avec Puis envoyer par e-mail, elle est envoyée à l'adresse e-mail du client avec le modèle d'e-mail des factures.

Si une facture ne peut pas être validée (p. ex. parce que des données de la facture électronique manquent), elle reste en brouillon. Le motif figure dans la fenêtre de l'abonnement sous Factures d'abonnement, et vous recevez une notification (cloche). Les factures validées avec succès y sont également signalées.

La création se fait automatiquement avec le traitement des abonnements – vous n'avez rien à configurer. Si vous voulez votre propre facturation, les Automatisations proposent l'action Créer les factures d'abonnement (échéance) pour les clients, par exemple planifiée le premier de chaque mois.

Les abonnements de Ventes → Abonnements sans commande d'abonnement peuvent aussi générer des factures : dans la fenêtre de l'abonnement, réglez Génère sur Facture sans commande. L'adresse de facturation, le mode de paiement (sinon le mode par défaut), le délai de paiement, la langue et le n° de TVA proviennent alors du client, l'adresse de livraison de l'abonnement, la société et la devise (EUR) des valeurs par défaut de votre entreprise. Pour d'autres paramètres, créez l'abonnement à partir d'une commande.

#Modifier, suspendre, résilier

Tout se fait par clic droit dans la liste ou dans la fenêtre de l'abonnement :

• Modifier – directement dans la fenêtre de l'abonnement, sans clic supplémentaire : modifiez les champs et cliquez sur Enregistrer les modifications (actif dès qu'une modification est faite ; si vous fermez avec des modifications non enregistrées, allverto vous le demande). Dans la liste, Modifier … ouvre la même chose en fenêtre contextuelle. Les modifications des lignes et des prix s'appliquent à partir de la prochaine livraison (champ Prochaine livraison) ; les commandes déjà générées restent inchangées. L'historique enregistre les changements de prix.
• Mettre en pause → Jusqu'à nouvel ordre ou Jusqu'à une date …. Avec une date, l'abonnement reprend ensuite automatiquement. Reprendre met fin immédiatement à la pause.
• Résilier → À une date … (dernier jour de livraison) ou Terminer immédiatement …. Annuler la résiliation annule une résiliation.
• Ouvrir la dernière commande, Ouvrir le client, Dupliquer ….

La suspension, la reprise et l'annulation de la résiliation fonctionnent aussi pour plusieurs abonnements à la fois.

#Indicateurs et problèmes

En haut, la page affiche Abonnements actifs, Récurrent mensuel (TTC), Livraisons dans les 7 jours et En pause. Les vues Actif, Livraison sous 7 jours, Avec problème, En pause, Résilié, Terminé et Tous filtrent la liste. Si un article de l'abonnement a été archivé entre-temps, la livraison est sautée et l'abonnement est marqué en jaune avec Problème – remplacez la ligne, et il reprend son cours. Les abonnements résiliés et terminés apparaissent en gris.

#Questions fréquentes

#Est-ce la même chose que l'abonnement allverto de mon entreprise ?

Non. Il s'agit ici des abonnements que vous proposez à vos clients. Votre propre abonnement allverto se trouve sous Inscrire l'entreprise, période d'essai et abonnement.

#Où voir de quel abonnement provient une commande ?

La commande comporte la mention « Issue de l'abonnement AB-… », et la liste des commandes propose la colonne N° d'abonnement ainsi que le filtre Issue d'un abonnement. Dans la fenêtre client, tous les abonnements du client figurent dans l'onglet Abonnements.