Déclencheurs, conditions et actions

Cette page répertorie tout ce que vous pouvez régler dans une automatisation. La création d'une règle est expliquée dans Créer une automatisation.

#Déclencheurs (« Quand »)

#Planifié : chaque objet une seule fois

Les règles planifiées disposent de l'interrupteur Chaque objet une seule fois. Ainsi, un client ne reçoit par exemple un e-mail de rappel qu'une seule fois, même s'il correspond de nouveau à chaque exécution. Pour les règles mensuelles avec un Jour du mois supérieur à 28, la règle s'exécute le dernier jour dans les mois plus courts.

#Conditions (« Et seulement si »)

Les conditions fonctionnent comme les filtres de liste : choisir un champ, choisir une comparaison, saisir une valeur. Les champs disponibles dépendent de l'objet, par exemple :

• Commande : Statut, Numéro de commande, Canal, Plateforme, Montant TTC/HT, Reçue le, Payé le, Numéro de commande externe, Note, Issue d'un abonnement, Avec facture, Pays de livraison, Code postal, Ville, Mode d'expédition, Mode de paiement, Entrepôt d'expédition, Poids (g), Entièrement livrable chez le prestataire fulfillment, Nombre de lignes, Nombre d'articles (pièces), Contient l'article (n°/nom), Contient un article de la catégorie, Contient un article avec la valeur de caractéristique, Client (nom/société/n°), E-mail du client, Type de client, Groupe de clients, Commandes du client (nombre), Label (couleur de l'opération), Statut de l'opération, Retenue, Priorité.
• Client : Type de client, Numéro client, Nom/société, E-mail, Pays, Ville, Groupe de clients, Catégorie de clients, Label, Bloqué, N° TVA intracom., Client depuis, Nombre de commandes, CA TTC, Dernière commande, Jours depuis la dernière commande.
• Article : Numéro d'article, Nom de l'article, Statut de l'article, Catégorie, Marque, Valeur de caractéristique, Prix de vente TTC, Article stocké, Créé le, Stock, Disponible, Seuil de réapprovisionnement, Sous le seuil de réapprovisionnement, Jours jusqu'à la prochaine DDM (stock). Avec Planifié (quotidien) et « Jours jusqu'à la prochaine DDM », vous créez une alerte « DDM bientôt atteinte ».
• Document : Type de document, Statut, Numéro de document, Montant TTC/HT, Date du document, Échéance le, En retard, Niveau de relance, Numéro de commande, Canal de la commande, Client, Groupe de clients, Pays.
• Commande fournisseur : Statut, Numéro de commande fournisseur, Fournisseur, Entrepôt, Montant HT, Prévu le.
• Facture fournisseur (uniquement Planifié) : Numéro de facture du fournisseur, Numéro interne, Fournisseur, Statut de comptabilisation (Saisie/Comptabilisée), Statut de paiement, Date de facture, Échéance le, Note, Récurrente, Jour de facture atteint ce mois-ci, Dupliquée par une automatisation, Montant TTC/HT, Montant restant dû.
• Retour : Statut, Numéro de retour, Motif, Pièces, Montant du remboursement, Origine (manuelle, boutique/marketplace, portail de retours), Canal de la commande, Valeur de la marchandise du retour, Remboursé par le canal, Numéro de commande, Pays de livraison de la commande, Client.

#Actions (« Alors »)

#Factures fournisseur récurrentes (loyer, leasing, abonnements)

Pour les factures qui arrivent à l'identique chaque mois, il existe le modèle Dupliquer chaque mois la facture fournisseur récurrente et préparer le paiement :

1. Ouvrez la facture fournisseur (p. ex. le loyer de septembre) et activez sous Récurrente l'option Facture récurrente (mensuelle). La facture devrait être comptabilisée, et un IBAN (ou une adresse PayPal) doit être enregistré pour le fournisseur.
2. Sous Paramètres → Automatisations, créez le modèle avec À partir d'un modèle. Il s'exécute chaque jour à 6 h pour toutes les factures fournisseur avec Récurrente = oui et Jour de facture atteint ce mois-ci = oui.
3. Dans Dupliquer la facture fournisseur, adaptez le Numéro de facture de la copie (par défaut {{eingangsrechnung.nummer}}-{{zeitraum.nummer}}, p. ex. « MIETE-2026-10 ») et, si vous le souhaitez, la Note de la copie (p. ex. « Loyer {{zeitraum.monat}} »).
4. Dans Notification dans allverto, choisissez le rôle qui doit payer (p. ex. Comptabilité) – ou supprimez l'action.
5. Testez la règle avec Tester sur la facture, puis activez-la. Les nouvelles automatisations sont toujours désactivées jusqu'à ce que vous les activiez.

Ainsi, au jour de facture de chaque mois, une copie comptabilisée est créée (date de facture = jour de l'exécution, échéance avec le même délai de paiement que l'original), et son montant apparaît sous Finances → Paiements sortants comme Validé. C'est toujours une personne disposant du droit pour les paiements sortants qui crée l'ordre de paiement et l'envoie à la banque – allverto ne fait jamais de virement de lui-même.

• Par règle, facture et mois, une copie au plus est créée – même si la règle s'exécute plus souvent ou si vous l'exécutez manuellement. Laissez donc Chaque objet une seule fois désactivé.
• Les copies ne sont pas dupliquées à leur tour ; le modèle reste la facture d'origine. Si le montant change (p. ex. augmentation du loyer), désactivez Récurrente sur l'ancienne facture et activez-le sur la nouvelle.
• Les fichiers du document et la référence à la commande fournisseur ne sont pas copiés. La fenêtre de la copie indique de quelle facture et pour quel mois elle a été créée.
• Seules les personnes autorisées à saisir elles-mêmes des factures fournisseur (pour Dupliquer la facture fournisseur) ou à les libérer pour paiement (pour Créer le paiement sortant) peuvent créer, modifier et activer une telle règle.

Les actions s'exécutent l'une après l'autre ; si l'une échoue, les autres s'exécutent quand même. Les libellés et statuts de dossier se gèrent sous Ventes → Paramètres (Couleurs des opérations et Statuts et modèles de texte). Les textes, e-mails et webhooks sont expliqués dans Variables, e-mails et webhooks.