Gutscheine

Unter Verkauf → Gutscheine verwaltest du Mehrzweckgutscheine mit Restguthaben. Ein Gutschein entsteht, wenn du einen Gutschein-Artikel verkaufst (Rechnung oder Kasse), wenn du an der Kasse als Gutschein erstattest oder wenn du ihn von Hand anlegst. Einlösen kannst du ihn im Dialog Zahlungen am Auftrag, an der Kasse und – wenn eingerichtet – in deinen Shops – auch in Teilbeträgen; ein Rest bleibt auf dem Gutschein. Alle Stellen teilen sich dasselbe Restguthaben: allverto ist das zentrale Gutscheinkonto.

#So entstehen Gutscheine

Einen Artikel machst du mit dem Schalter Gutschein-Artikel im Reiter Preise zum Gutschein (siehe Preise). allverto stellt dabei die Steuerklasse auf steuerfrei und schaltet die Lagerführung aus: Beim Verkauf ist ein Mehrzweckgutschein nicht steuerbar – versteuert wird die Ware, die später damit bezahlt wird.

#Schritt für Schritt: Gutschein von Hand anlegen

1. Öffne Verkauf → Gutscheine und klicke oben rechts auf Gutschein anlegen (oder im Hauptmenü unter Neu anlegen auf Neuer Gutschein).
2. Trage den Wert ein, z. B. 50,00 €.
3. Optional: Unter Anzahl legst du mehrere gleiche Gutscheine auf einmal an (höchstens 500) – jeder bekommt einen eigenen Code.
4. Den Code erzeugt allverto automatisch. Willst du einen eigenen, schalte Eigenen Code vergeben ein und trage den Gutscheincode ein (3–40 Zeichen: Buchstaben, Ziffern und Bindestrich, z. B. SOMMER-2026). Ein eigener Code geht nur für einen einzelnen Gutschein.
5. Prüfe Gültig bis. Vorgeschlagen wird das Datum aus den Einstellungen; mit dem Schalter Unbegrenzt gültig gilt der Gutschein ohne Ablauf.
6. Optional: Kunde zuordnen und eine Anmerkung eintragen – die Anmerkung erscheint auf dem gedruckten Gutschein, z. B. ein Gruß.
7. Klicke auf Gutschein anlegen.

Bei einem einzelnen Gutschein öffnet sich danach gleich sein Fenster, wo du ihn über Drucken (PDF) ausdruckst.

#Die Liste

Die Liste zeigt standardmäßig die Gutscheine, die in den Letzten 30 Tagen ausgestellt wurden. Filtern kannst du nach Ausgestellt (Zeitraum) und Status. Die Suche findet Code, Kunde, Auftrag, Rechnung und Bon – und zwar über den ganzen Zeitraum, damit sich auch alte Gutscheine immer finden lassen. Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung spielen bei der Suche keine Rolle.

Rechts über der Liste steht das Offene Guthaben (aktiv) – die Summe der Restguthaben aller aktiven Gutscheine in der Ansicht.

#Status

#Gutschein öffnen und ändern

Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Gutschein-Fenster. Oben siehst du Status, Wert, Restguthaben und Eingelöst. Ändern lassen sich Gültig bis (oder der Schalter Unbegrenzt), der Kunde und die Anmerkung – danach Speichern. Wert und Restguthaben ändern sich nur über Buchungen.

Unter Buchungen steht jede Bewegung mit Zeitpunkt, Buchung (Ausgabe, Einlösung, Storno der Einlösung, Korrektur), Betrag, Restguthaben danach, Beleg (Rechnung, Bon, Auftrag oder Shop mit Bestellnummer), Text und Bearbeiter. Mit Code kopieren übernimmst du den Code in die Zwischenablage.

#Rechtsklickmenü

• Öffnen
• Gutschein drucken (PDF) – über die Druckvorlage „Gutschein“
• Code kopieren – bei mehreren markierten Zeilen alle Codes
• Sperren … bzw. Entsperren
• Zum Auftrag, Rechnung anzeigen, Kunde öffnen

#Sperren und entsperren

1. Rechtsklick auf den Gutschein → Sperren … (oder im Gutschein-Fenster Sperren …).
2. Gib einen Grund ein (mindestens 3 Zeichen), z. B. „verloren gemeldet“.
3. Klicke auf Sperren.

Ein gesperrter Gutschein lässt sich weder im Auftrag noch an der Kasse einlösen. Das Restguthaben bleibt erhalten, Entsperren ist jederzeit möglich.

allverto sperrt Gutscheine auch selbst: wenn die Rechnung, aus der sie stammen, storniert wird, wenn ein Kassenbon mit Gutschein-Artikel storniert oder zurückgenommen wird, und bei einer Rechnungskorrektur über Gutschein-Positionen.

#Im Auftrag einlösen

1. Öffne beim Auftrag den Dialog Zahlungen (Rechtsklick → Zahlung …, siehe Aufträge).
2. Klicke auf Gutschein einlösen.
3. Gib den Gutscheincode ein oder scanne ihn und klicke auf Prüfen (oder Enter). allverto zeigt Status, Restguthaben, Gültig bis und – falls zugeordnet – den Kunden.
4. Wähle unter Einlösen auf den Auftrag bzw. die Rechnung mit offenem Betrag.
5. Der Betrag ist vorgeschlagen: das Restguthaben, höchstens der offene Betrag. Du kannst ihn verringern.
6. Klicke auf Übernehmen und danach im Dialog Zahlungen auf Speichern.

Abgezogen wird erst beim Speichern. Ein gesperrter, abgelaufener oder vollständig eingelöster Gutschein wird abgelehnt, ebenso ein Betrag über dem Restguthaben. Stornierst du die Gutschein-Zahlung später, wird der Betrag dem Gutschein wieder gutgeschrieben (Storno der Einlösung).

#An der Kasse einlösen

1. Tippe auf Bezahlen und wähle die Zahlungsart Gutschein.
2. Gib den Gutscheincode ein oder scanne ihn und tippe auf Prüfen.
3. Die Kasse zeigt Code, Status und Restguthaben und schlägt den Betrag vor. Über das Tastenfeld kannst du einen kleineren Betrag eingeben.
4. Tippe auf Gutschein einlösen. Den Rest zahlt der Kunde mit einer anderen Zahlungsart.

Teilbeträge sind möglich – ein Rest bleibt auf dem Gutschein. Abgezogen wird erst mit dem Abschluss des Bons. Wird der Bon storniert, schreibt allverto den eingelösten Betrag dem Gutschein wieder gut. Mehr zum Bezahlen an der Kasse: Verkaufen an der Kasse.

#In Shops einlösen

Gutscheine aus allverto lassen sich auch im Checkout deiner Shops einlösen – mit demselben Restguthaben wie an der Kasse und im Auftrag. Eingeschaltet wird das je Verkaufskanal: Rechtsklick auf den Shop unter Verkaufskanäle → Gutscheine ….

• WooCommerce (und später Shopware und der allverto Shop): Ein Plugin prüft den Code bei allverto, reserviert den Betrag beim Bestellen und bucht ihn, sobald die Bestellung angenommen ist. Reservierte Beträge stehen an der Kasse und im Dialog Zahlungen nicht mehr zur Verfügung.
• Shopify: allverto legt die Gutscheine als Shopify-Geschenkkarten mit gleichem Code an und gleicht das Guthaben ab.

Beim Auftragsabruf steht ein im Shop eingelöster Gutschein als Zahlung im Auftrag (Gutschein mit Code), nicht als Rabatt. In den Buchungen des Gutscheins steht der Shop mit der Bestellnummer. Einrichtung und Einzelheiten: Gutscheine in Shops.

#Einstellungen

Öffne Verkauf → Einstellungen (Fenster Verkaufs-Einstellungen) und wähle unter Belege & Vorgänge den Punkt Gutscheine. Ändern darfst du sie mit dem Recht „Belegvorgaben verwalten (Zahlungsarten, Vorgangsstatus, Textvorlagen, eigene Felder)“.

Die Gültigkeit gilt nur als Vorschlag für neue Gutscheine; im Gutschein selbst lässt sich das Datum jederzeit ändern.

#Häufige Fragen

#Was ist der Unterschied zur Position „Gutschein“ im Auftrag?

Die Position Gutschein im Vorgangsfenster ist nur eine Abzugsposition ohne Code und ohne Restguthaben. Gutscheine mit Code löst du über Gutschein einlösen im Dialog Zahlungen ein.

#Kann der Kunde seine Gutscheine im Shop einlösen?

Ja, wenn du es am Verkaufskanal einschaltest und – je nach Shop – das Plugin einrichtest bzw. den Shopify-Abgleich aktivierst (siehe Gutscheine in Shops). Für den allverto Shop folgt das Plugin noch. Eigene Kupons und Rabattcodes des Shops kommen weiterhin als Abzugsposition in den Auftrag (siehe allverto Shop) und hängen nicht mit den Gutscheinen hier zusammen.

#Wo sehe ich alle Gutscheine eines Kunden?

Im Kundenfenster im Reiter Gutscheine – ohne Zeitraumbeschränkung. Doppelklick öffnet den Gutschein mit seinen Buchungen.

#Was passiert bei einer Gutschrift über einen verkauften Gutschein?

Bei einer Rechnungskorrektur über Gutschein-Positionen sperrt allverto je gutgeschriebenem Stück einen Gutschein der Rechnung – zuerst unbenutzte. Reichen die nicht, fragt allverto nach, bevor auch schon eingelöste gesperrt werden; der eingelöste Teil lässt sich nicht zurückholen. Siehe Gutschrift und Storno.