CRM – Aufgaben und Wiedervorlagen
Aufgaben mit Fälligkeit, Erinnerung und Priorität zu Kunden, Ansprechpartnern, Aufträgen, Angeboten und Rechnungen anlegen, zuweisen und erledigen. Mit Erinnerung in der Glocke und Aufgaben-Symbol in der Kopfleiste.
Aufgaben sind Wiedervorlagen wie „Angebot nachfassen“ oder „Kunde zurückrufen“: mit Fälligkeit, Erinnerung, Priorität und einer zuständigen Person. Sie gehören zum Zusatzmodul CRM und stehen unter Verkauf → Aufgaben.
Aufgabe anlegen
Eine Aufgabe legst du von überall an – die Bezüge sind dann schon ausgefüllt:
- Strg+K → „Aufgabe anlegen“ oder Verkauf → Neu anlegen → Neue Aufgabe
- Kopfleiste: Aufgaben-Symbol → Neu
- Kundenfenster → Reiter Aktivitäten → Aufgabe anlegen … oder Rechtsklick auf einen Ansprechpartner
- Rechtsklick auf einen Auftrag, ein Angebot oder eine Rechnung → Aufgabe anlegen … (Kunde und Beleg werden übernommen)
- Rechtsklick auf einen Eintrag der Zeitleiste
Im Dialog:
- Titel eingeben, optional eine Beschreibung.
- Fällig am wählen (vorbelegt: heute) und optional eine Uhrzeit. Ohne Uhrzeit ist die Aufgabe bis zum Ende des Tages fällig.
- Erinnerung wählen: zur Fälligkeit, 15 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag vorher, ein eigener Zeitpunkt oder keine. Ohne Uhrzeit erinnert allverto um 8:00 Uhr.
- Priorität (hoch, normal, niedrig) und Zuständig wählen – vorbelegt bist du selbst.
- Optional Kunde und Ansprechpartner; ein Bezug auf Auftrag oder Beleg lässt sich entfernen.
- Speichern.
Weist du jemand anderem eine Aufgabe zu, bekommt diese Person sofort einen Hinweis in der Glocke.
Erinnerung in der Glocke
Ist der Erinnerungszeitpunkt erreicht, erscheint bei der zuständigen Person ein Eintrag „Aufgabe fällig: …“ in der Glocke (und kurz als Meldung oben rechts). Ein Klick öffnet die Aufgabe. allverto prüft dafür jede Minute; liegt der Zeitpunkt beim Anlegen schon mehr als ein paar Minuten zurück, gibt es keine nachträgliche Erinnerung. Änderst du Fälligkeit, Erinnerung oder Zuständigen, erinnert allverto neu.
Aufgaben-Symbol in der Kopfleiste
Neben der Glocke zeigt das Aufgaben-Symbol, wie viele eigene offene Aufgaben du hast – rot, wenn welche überfällig sind. Ein Klick zeigt die nächsten Aufgaben: Mit dem Kreis links erledigst du eine Aufgabe direkt, ein Klick auf den Titel öffnet sie, Alle Aufgaben führt zur Liste.
Aufgabenliste
In der linken Leiste unter Aufgaben wählst du die Ansicht:
| Ansicht | Zeigt |
|---|---|
| Meine offenen | Deine offenen Aufgaben, die nächsten zuerst |
| Überfällig | Deine Aufgaben, deren Fälligkeit vorbei ist |
| Heute fällig | Deine Aufgaben mit Fälligkeit heute |
| Alle offenen | Offene Aufgaben aller Personen – oben nach Zuständigem filtern |
| Erledigt | Erledigte Aufgaben, zuletzt erledigte zuerst |
Der Kreis in der ersten Spalte erledigt eine Aufgabe bzw. öffnet sie wieder, Doppelklick bearbeitet. Überfällige Aufgaben sind rot markiert. Im Rechtsklickmenü öffnest du außerdem den Kunden oder den Auftrag bzw. Beleg.
Erledigen
Eine erledigte Aufgabe erscheint als Aufgabe erledigt in der Zeitleiste des Kunden – mit Datum und wer sie erledigt hat. Öffnest du sie wieder, verschwindet dieser Eintrag. Erledigte Aufgaben bleiben in der Ansicht Erledigt erhalten.