CRM – Aktivitäten und Ansprechpartner

Mit dem Zusatzmodul CRM siehst du alles, was mit einem Kunden passiert, an einer Stelle: eigene Einträge wie Notizen, Anrufe, E-Mails und Termine – und automatisch eingeblendet alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Sendungen, Retouren, gesendeten E-Mails und Marktplatz-Nachrichten. Der Bereich heißt dafür Verkauf, die Gruppe CRM steht unten in der linken Leiste.

#Zeitleiste eines Kunden

1. Öffne den Kunden (Doppelklick in Verkauf → Kunden).
2. Wähle unten den Reiter Aktivitäten. Mit dem Umschalter Zeitleiste | Aufgaben wechselst du zu den offenen Aufgaben des Kunden.
3. Die neuesten Einträge stehen oben. Beim Herunterscrollen lädt allverto ältere nach.
4. Doppelklick öffnet das passende Fenster: den Auftrag, den Beleg, die Retoure, die Marktplatz-Nachricht – oder den eigenen Eintrag zum Bearbeiten.

Über der Tabelle filterst du nach Art (z. B. nur Anrufe oder nur Rechnungen) und Zeitraum. Die Spalten lassen sich wie in jeder Tabelle verschieben, ein- und ausblenden.

#Aktivität erfassen

1. Klicke im Reiter Aktivitäten auf Aktivität erfassen … – oder wähle im Rechtsklickmenü eines Kunden bzw. Ansprechpartners Aktivität erfassen … oder Anruf protokollieren …. Von überall geht es mit Strg+K → „Aktivität erfassen“.
2. Wähle die Art: Notiz, Anruf, E-Mail oder Termin/Besuch.
3. Wähle den Kunden (ist im Kundenfenster schon gesetzt) und optional den Ansprechpartner.
4. Trage Betreff und Text ein. Datum und Uhrzeit sind mit jetzt vorbelegt – für ein Gespräch von gestern einfach ändern.
5. Bei einem Anruf wählst du die Richtung (ausgehend/eingehend), das Ergebnis (z. B. erreicht, Mailbox, Rückruf vereinbart), die Dauer und die Rufnummer – sie wird beim Wählen des Ansprechpartners vorbelegt. Bei einem Termin die Dauer.
6. Zuständig bist zunächst du; du kannst eine andere Person wählen.
7. Speichern.

Eigene Einträge änderst oder löschst du per Doppelklick bzw. Rechtsklick. Einträge, die beim Erledigen einer Aufgabe entstanden sind, lassen sich nur im Text und beim Ansprechpartner ändern.

#Alle Aktivitäten

Unter Verkauf → Aktivitäten steht die Zeitleiste aller Kunden – praktisch für „Was hat das Team heute mit Kunden gemacht?“. In der linken Leiste wählst du Eigene Einträge, Anrufe, Notizen, Termine, E-Mails oder Vorgänge. Über der Tabelle filterst du zusätzlich nach Art, Zeitraum und Zuständigem; die Suche findet Kunden (Nummer, Name, E-Mail) und Text in eigenen Einträgen.

#Ansprechpartner

Firmenkunden haben im Kundenfenster den Reiter Ansprechpartner (auch ohne CRM). Je Ansprechpartner pflegst du:

• Name, Funktion / Position und Abteilung
• Telefon, Mobil und Durchwahl – die Durchwahl ist eine vollständige Nummer oder nur die Nebenstelle (z. B. 56), die allverto an die Telefonnummer anhängt
• E-Mail und Notiz
• Hauptansprechpartner – je Kunde höchstens einer; er steht immer oben

Doppelklick öffnet den Ansprechpartner zum Bearbeiten, im Rechtsklickmenü stehen außerdem Als Hauptansprechpartner, E-Mail schreiben und mit CRM Anruf protokollieren … und Aufgabe anlegen ….

#Telefonnummern für die Anruferkennung

allverto speichert jede Telefonnummer von Kunden, Ansprechpartnern und Lieferanten zusätzlich im internationalen Format (E.164, z. B. +493012345678). So lassen sich eingehende Anrufe später eindeutig einem Kunden oder Ansprechpartner zuordnen – egal, wie die Nummer erfasst wurde:

Ohne Ländervorwahl gilt das Land des Kunden bzw. Lieferanten, sonst das Land aus deinen Firmendaten. Eine Nummer ohne Vorwahl (z. B. nur 123456) ist nicht eindeutig – sie bleibt gespeichert, wird in der Tabelle der Ansprechpartner aber gelb markiert. Fährst du mit der Maus über eine Nummer, siehst du das gespeicherte Format.

#Datenschutz

Beim Anonymisieren eines Kunden ersetzt allverto Betreff, Text und Rufnummern seiner Aktivitäten und Aufgaben, löscht die Ansprechpartner und bereinigt das Änderungsprotokoll. Die Datenauskunft enthält die Ansprechpartner und einen eigenen Abschnitt CRM: Aktivitäten und Aufgaben.