Externe Belege ablegen

Manche Rechnungen schreibst nicht du selbst: Amazon erstellt sie z. B. über seinen Rechnungsservice, oder alte Rechnungen stammen aus deinem bisherigen System. Damit trotzdem alles beim Auftrag liegt, legst du solche PDFs unter Verkauf → Weitere Belege → Externe Belege ab. Ansehen braucht das Recht „Angebote, Lieferscheine und Rechnungen ansehen“, ablegen „Rechnungen und Gutschriften erstellen“.

#Schritt für Schritt

1. Öffne Externe Belege und klicke auf Beleg ablegen.
2. Ziehe das PDF in das Feld PDF hierher ziehen oder auswählen (nur PDF, höchstens 10 MB).
3. Wähle die Art (Rechnung, Gutschrift oder Sonstiger Beleg) und die Quelle (z. B. Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, Shopware, Kaufland, OTTO, Altsystem oder Andere Quelle).
4. Trage Belegnummer und Belegdatum ein, optional den Betrag brutto.
5. Ordne den Beleg einem Auftrag und/oder Kunden zu (beides optional) und ergänze bei Bedarf eine Notiz.
6. Klicke auf Beleg ablegen.

allverto prüft, ob die Datei wirklich ein PDF ist, und erkennt, wenn genau diese Datei schon einmal abgelegt wurde.

#Unveränderlich abgelegt

Nach dem Ablegen lässt sich ein externer Beleg nicht mehr ändern oder löschen. Möglich sind nur:

• Archivieren … – blendet den Beleg aus der normalen Ansicht aus (auch für mehrere, Grund (optional)), Wiederherstellen holt ihn zurück,
• Als falsch markieren … – z. B. wenn du die falsche Datei erwischt hast; unter Was ist falsch? trägst du den Grund ein, der Beleg bleibt mit Status Als falsch markiert sichtbar.

Die Datei selbst bleibt dabei immer unverändert gespeichert und abrufbar (GoBD) – nur der Status ändert sich.

Leg in diesem Fall den richtigen Beleg einfach zusätzlich ab.

#Belege wiederfinden

Die Liste zeigt Datum, Belegnummer, Art, Quelle, Auftrag, Kunde, Betrag und Status (Abgelegt, Archiviert, Als falsch markiert) und lässt sich oben nach Art, Quelle und Status filtern. Per Rechtsklick: Datei anzeigen, Herunterladen (bei mehreren Belegen die Dateien), Zum Auftrag, Kunde öffnen.