Auftrag erfassen

Bestellungen aus Shops und Marktplätzen kommen von selbst. Telefon-, E-Mail- oder B2B-Bestellungen erfasst du als neuen Auftrag. Dafür öffnet sich der Vorgangs-Editor – dieselbe Maske, die du auch für Angebote und Rechnungen nutzt.

#Bevor du anfängst

Zum Anlegen brauchst du das Recht Aufträge anlegen und bearbeiten (z. B. Rolle Vertrieb oder Administration). Für Rechnungen müssen später außerdem die Firmendaten vollständig sein (siehe Firmendaten, Logo, Steuern und Währung).

#Schritt für Schritt

1. Öffne Verkauf → Aufträge und klicke oben rechts auf Neuer Auftrag. Alternativ: Menü Verkauf → Neu anlegen → Neuer Auftrag oder im Kundenfenster bzw. Rechtsklick auf einen Kunden Neuer Auftrag ….
2. Ein leeres Auftragsfenster öffnet sich. Suche im Feld Kundennummer nach Kundennummer, Name oder E-Mail. Gibt es den Kunden noch nicht, klicke auf Kunde neu anlegen (Symbol neben der Suche), wähle Firmenkunde (B2B) oder Endkunde (B2C) und fülle die Adresse aus.
3. Rechnungs- und Lieferadresse übernimmt allverto vom Kunden. Über die Adressfelder kannst du eine andere Adresse aus dem Adressbuch auswählen, einen Ansprechpartner setzen oder die Adresse Bearbeiten. Weicht die Lieferadresse nicht ab, wähle Wie Rechnungsadresse.
4. Erfasse unten links die Positionen: Tippe in das Feld Artikel suchen… (Name, Art.-Nr., EAN) und wähle den Artikel. Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz kannst du direkt in der Tabelle ändern (Doppelklick oder F2).
5. Für Zeilen ohne Artikel nimmst du Freiposition oder Versand (Versandkosten). Über Weitere gibt es außerdem Text / Überschrift, Rabatt als Position, Gutschein und Rabatt (%) für alle….
6. Prüfe oben rechts im Reiter Details Status, Steuern, Zahlung (Zahlungsart, Zahlungsziel, Skonto) und Versand (z. B. Versandart, Versand frühestens am, Lieferoptionen, Wunschzustellung).
7. Unten in der Fußleiste wählst du bei Nach dem Speichern, ob die Auftragsbestätigung angezeigt (Auftragsbestätigung: PDF anzeigen), gedruckt oder per E-Mail gesendet werden soll – oder Nichts ausgeben.
8. Klicke auf Speichern (Strg+S). Mit dem Pfeil daneben gibt es Speichern & schließen und Speichern & neu.

Nach dem Speichern bekommt der Auftrag seine Nummer aus dem Nummernkreis und steht mit Status Neu in der Auftragsliste. Oben im Auftragsfenster steht Erstellt von … mit deinem Namen. Die bestellten Mengen sind ab jetzt im Bestand reserviert.

#Was danach kommt

• Ist die Zahlung da: Rechtsklick auf den Auftrag oder im Fenster → Zahlung … (auch Teil- und Anzahlungen, siehe Aufträge).
• Ware zusammenstellen: Picklisten gibt es nur in der Lager-App. In der Auftragsliste markierst du die Aufträge und klickst auf Pickliste erstellen – das öffnet die Picklistenübersicht der Lager-App in einem neuen Tab.
• Verschicken: Versand: Etiketten drucken und Aufträge versenden.
• Rechnung: Rechnung erstellen und als E-Rechnung senden.

#Häufige Fragen

#Kann ich einen Auftrag aus einem Angebot machen?

Ja. Öffne das Angebot und klicke auf In Auftrag umwandeln – siehe Angebot erstellen und in einen Auftrag umwandeln.

#Der Artikel wird nicht gefunden – was tun?

Die Suche findet aktive Artikel über Name, Artikelnummer und EAN. Archivierte Artikel erscheinen nicht. Für einmalige Positionen nimm eine Freiposition.