Angebot erstellen und in einen Auftrag umwandeln

Unter Verkauf → Angebote erstellst du Angebote mit Artikeln aus deinem Stamm oder mit freien Positionen. Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot mit einem Klick ein Auftrag – mit allen Positionen, Adressen, Zahlungsbedingungen und Texten.

#Schritt für Schritt

1. Öffne Verkauf → Angebote und klicke auf Neues Angebot (oder Verkauf → Neu anlegen → Neues Angebot, bzw. im Kundenmenü Neues Angebot …).
2. Wähle den Kunden oder lege ihn neu an.
3. Erfasse die Positionen wie bei einem Auftrag (siehe Der Vorgangs-Editor).
4. Prüfe im Reiter Details unter Referenzen das Feld Gültig bis sowie die Zahlungsbedingungen und im Reiter Texte Einleitung und Hinweise (z. B. Lieferzeit).
5. Wähle bei Nach dem Speichern z. B. PDF anzeigen, Drucken oder Per E-Mail senden und klicke auf Speichern (oder im Menü daneben Speichern & neu).

Das Angebot bekommt seine Nummer und den Status Offen. Ohne eigenes Datum gilt es so viele Tage, wie in deinen Firmendaten hinterlegt ist (Standard 30 Tage).

#Angebot nachträglich ändern

Angebote bleiben bearbeitbar, bis sie umgewandelt sind. Speicherst du eine Änderung, entsteht ein neues PDF; das alte bleibt archiviert.

#Angenommen, abgelehnt, umgewandelt

• Im Angebotsfenster oben: Angenommen markiert ein offenes Angebot als angenommen.
• In Auftrag umwandeln fragt kurz nach (Auftrag anlegen) und legt den Auftrag an. Die Bestände werden dann reserviert, das Angebot steht auf In Auftrag umgewandelt und lässt sich nicht mehr ändern – nur noch duplizieren.
• In der Liste per Rechtsklick: In Auftrag umwandeln …, Als angenommen markieren, Als abgelehnt markieren (beide auch für mehrere), Wieder öffnen (für angenommene oder abgelehnte Angebote), Duplizieren … und Bearbeiten. Ein abgelehntes Angebot musst du erst wieder öffnen, bevor du es umwandeln kannst.

Beim Umwandeln gehen alle Vorgangsdaten mit: Positionen samt Freipositionen und Texten, Rechnungs- und Lieferadresse, Firma, Währung, Steuerfall und Zahlungsbedingungen. Das gilt auch, wenn ein Angebot über die Schnittstelle (POST /documents/{id}/convert) umgewandelt wird; ein Angebot lässt sich nur einmal umwandeln, auch bei gleichzeitigen Aufrufen.

Über Aktionen im Fenster bzw. Rechtsklick in der Liste gibt es außerdem Dokument → PDF anzeigen / PDF herunterladen, Ausgabe (Drucken, E-Mail, Speichern, Vorschau – auch für mehrere Angebote), Per E-Mail senden …, Zum Auftrag und unter Kunde die Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge des Kunden.

#Angebot löschen

Ein Angebot, aus dem noch kein Auftrag entstanden ist, kannst du löschen: Rechtsklick → Löschen und bestätigen. Dafür brauchst du das Recht „Angebote löschen“. Nicht löschen lassen sich

• Angebote, die schon In Auftrag umgewandelt sind – du kannst sie nur noch duplizieren,
• Angebote, die aus JTL-Wawi übernommen wurden – sie bleiben so erhalten wie in JTL.

Das Löschen steht im Änderungsprotokoll. Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Stornos lassen sich dagegen nie löschen (GoBD) – siehe Gutschrift und Storno.

#Nachfassen und Automationen

Für Angebote gibt es eigene Auslöser unter Einstellungen → Automationen: Angebot erstellt, Angebot angenommen, Angebot abgelehnt und Angebot läuft ab. „Angebot läuft ab“ löst einmal je Angebot aus, sobald ein offenes oder angenommenes Angebot nur noch 3 Tage gültig ist; verlängerst du Gültig bis, gilt das neue Datum erneut. Die Vorlage Angebot läuft ab → nachfassen schickt dem Kunden dann eine freundliche E-Mail – Text und Bedingungen passt du im Editor an. Siehe Auslöser und Aktionen.

#Ansichten der Liste

Die Vorlagenleiste bietet Alle, Offen, Angenommen, In Auftrag umgewandelt und Abgelaufen oder abgelehnt. Abgelaufene und abgelehnte Angebote erscheinen grau. Die Spalten Nummer, Datum, Kunde, Firma, Summe, Gültig bis und Status sind sichtbar; Netto, MwSt., Kunden-Nr., Auftrag und Versendet am blendest du bei Bedarf ein. Unter der Liste zeigt die Vorschau die Positionen des markierten Angebots (Augensymbol in der Symbolleiste).

#Häufige Fragen

#Wird beim Angebot schon Bestand reserviert?

Nein. Erst der Auftrag reserviert Bestand.

#Kann ich ein Angebot ohne Artikel aus dem Stamm schreiben?

Ja, mit Freiposition bzw. Text / Überschrift. Freie Positionen werden bei der Umwandlung als Freipositionen in den Auftrag übernommen.