Abonnements (wiederkehrende Aufträge)

Mit Verkauf → Abonnements lieferst du Kunden regelmäßig dieselben Artikel, etwa „alle 4 Wochen 2 × Espresso 1 kg“. Am Liefertag erzeugt allverto automatisch einen Auftrag, der dann ganz normal kommissioniert, versendet und berechnet wird.

#Schritt für Schritt: Abo anlegen

1. Öffne Verkauf → Abonnements und klicke auf Neues Abo (oder Verkauf → Neu anlegen → Neues Abo, bzw. Rechtsklick auf einen Kunden → Neues Abonnement …, im Kundenüberblick Abo anlegen).
2. Wähle den Kunden. Die Lieferadresse wird vom Kunden übernommen und lässt sich im Reiter Lieferplan und Versand (rechts) ändern.
3. Wähle den Kanal (Manuell oder ein B2B-Portal) und im Reiter Lieferplan und Versand (rechts) die Versandart.
4. Füge im Reiter Positionen über Artikel hinzufügen … die Positionen mit Menge, Einzelpreis brutto und MwSt. hinzu.
5. Lege im Reiter Lieferplan und Versand (links) den Rhythmus fest: Alle x Tage, Wochen oder Monate, und die Erste Lieferung.
6. Optional: Laufzeit begrenzen – Unbegrenzt, Bis Datum (Letzte Lieferung spätestens am) oder Anzahl Lieferungen (Lieferungen insgesamt). Eine Notiz steht in jedem erzeugten Auftrag, aber nicht auf Belegen.
7. Klicke auf Abo anlegen.

Das Abo ist sofort Aktiv. Das Abo-Fenster zeigt links dieselben Reiter zum direkten Bearbeiten und rechts in einer schmalen Spalte Kunde, Lieferadresse, Betrag je Lieferung, MRR, Laufzeit, Nächste Termine, die Erzeugten Aufträge und den Verlauf.

Neben Artikeln kannst du mit Freiposition hinzufügen auch Positionen ohne Artikel aufnehmen – etwa eine Dienstleistung mit Bezeichnung, Einheit, Menge, Preis und MwSt. Sie landen in Aufträgen und Rechnungen als Freiposition ohne Lagerbezug. Im Reiter Lieferintervall je Position legst du für jede Position einen eigenen Plan fest (gleiche Felder wie im Auftrag, siehe unten). Der Rhythmus im Reiter Lieferplan und Versand ist die Vorgabe für neue Positionen; Rhythmus auf alle Positionen anwenden überträgt ihn auf alle.

#Wann entstehen die Aufträge?

allverto prüft regelmäßig (etwa alle 15 Minuten), welche Abos fällig sind, und legt den Auftrag an. Fehlender Bestand hält nichts auf – das prüft erst der Versand. War das System einmal länger nicht erreichbar, wird nur die letzte fällige Lieferung erzeugt; verpasste Termine entfallen und werden im Auftrag vermerkt. So bekommt der Kunde nicht plötzlich drei Pakete auf einmal.

Willst du nicht warten: Rechtsklick → Jetzt Auftrag erzeugen.

#Lieferintervall je Position im Auftrag

Wie in JTL-Wawi kannst du auch einen ganz normalen Auftrag zum Abo machen und dabei für jede Position ein eigenes Intervall festlegen. Öffne den Auftrag und wechsle über der Positionstabelle vom Reiter Positionen zum Reiter Abonnements. Der Reiter erscheint nur mit dem Recht „Abonnements ansehen“.

1. Setze in der Spalte Abo den Haken bei jeder Artikelposition, die regelmäßig geliefert werden soll.
2. Wähle das Lieferintervall: Monatsanfang, Monatsende, Quartalsanfang, Quartalsende, Jahresanfang, Jahresende oder Freies Intervall – nur dann sind Anzahl und Einheit (Tage, Wochen, Monate, Jahre) einstellbar.
3. Startdatum: ab wann das Intervall gilt. Beim freien Intervall rechnen alle Termine von hier aus.
4. Enddatum (Haken setzen): letzte mögliche Auslieferung der Position.
5. Vorlauf in Tagen: so viele Tage vor der Auslieferung entsteht der Auftrag bzw. die Rechnung.
6. Nächste Auslieferung schlägt allverto vor; du kannst sie ändern. Letzte Generierung zeigt, wann zuletzt ein Auftrag bzw. eine Rechnung für die Position entstanden ist.
7. Speichere den Auftrag wie gewohnt. Beim ersten Speichern legt allverto das Abo an (Abo AB-… öffnen führt ins Abo-Fenster).

Der Auftrag selbst ist die erste Lieferung; die Folgeaufträge entstehen zu den Terminen. Positionen mit demselben Termin kommen in einen Auftrag. Kunde, Lieferadresse, Versandart, Zahlungsart und Firma übernimmt der Folgeauftrag aus dem Abo-Auftrag. Positionen, Preise und Intervalle eines solchen Abos änderst du immer im Auftrag – Bearbeiten … im Abo öffnet deshalb den Auftrag. Pausieren und Kündigen gehen weiter im Abo.

#Rechnung statt Auftrag

Für Dienstleistungen, Wartungsverträge oder Lizenzen ohne Versand stellst du im Reiter Abonnements unter Erzeugt auf Rechnung ohne Auftrag um. Zum Stichtag entsteht dann direkt eine Rechnung mit den Vorgaben des Auftrags – Kunde, Rechnungs- und Lieferadresse, Firma, Zahlungsart und -ziel, Skonto, Steuer und Währung – und den fälligen Positionen samt Platzhaltern. Liefer- bzw. Leistungsdatum ist der Stichtag. Es gibt keinen Auftrag, keine Lagerbuchung und keinen Lieferschein.

• Rechnung: Als Entwurf – die Rechnung liegt als Rechnungsentwurf bereit, du prüfst und schreibst sie selbst fest.
• Rechnung: Automatisch festschreiben – allverto schreibt die Rechnung sofort fest. Mit Danach per E-Mail senden geht sie mit der E-Mail-Vorlage für Rechnungen an die E-Mail-Adresse des Kunden.

Lässt sich eine Rechnung nicht festschreiben (z. B. weil Angaben für die E-Rechnung fehlen), bleibt sie als Entwurf liegen. Der Grund steht im Abo-Fenster unter Abo-Rechnungen, und du bekommst eine Benachrichtigung (Glocke). Erfolgreich festgeschriebene Rechnungen melden sich ebenfalls dort.

Das Erstellen läuft automatisch mit dem Abo-Lauf – du musst dafür nichts einrichten. Willst du einen eigenen Abrechnungslauf, gibt es unter Automationen die Aktion Abo-Rechnungen erstellen (Stichtag) für Kunden, etwa zeitgesteuert jeden Monatsersten.

Auch Abos aus Verkauf → Abonnements ohne Abo-Auftrag können Rechnungen erzeugen: Stelle im Abo-Fenster Erzeugt auf Rechnung ohne Auftrag. Rechnungsadresse, Zahlungsart (sonst die Standard-Zahlungsart), Zahlungsziel, Sprache und USt-IdNr. kommen dann vom Kunden, die Lieferadresse vom Abo, Firma und Währung (EUR) aus den Standards deiner Firma. Willst du andere Vorgaben, lege das Abo über einen Auftrag an.

#Ändern, pausieren, kündigen

Alles über Rechtsklick in der Liste oder im Abo-Fenster:

• Bearbeiten – direkt im Abo-Fenster, ohne extra Klick: Felder ändern und Änderungen speichern (aktiv, sobald etwas geändert ist; beim Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt allverto nach). In der Liste öffnet Bearbeiten … dasselbe als Popup. Änderungen an Positionen und Preisen gelten ab der nächsten Lieferung (Feld Nächste Lieferung); schon erzeugte Aufträge bleiben unverändert. Der Verlauf hält Preisänderungen fest.
• Pausieren → Bis auf Weiteres oder Bis Datum …. Mit Datum geht das Abo danach automatisch weiter. Fortsetzen beendet die Pause sofort.
• Kündigen → Zum Datum … (letzter Liefertag) oder Sofort beenden …. Kündigung zurücknehmen macht eine Kündigung rückgängig.
• Letzten Auftrag öffnen, Kunde öffnen, Duplizieren ….

Pausieren, Fortsetzen und Zurücknehmen gehen auch für mehrere Abos auf einmal.

#Kennzahlen und Probleme

Oben zeigt die Seite Aktive Abos, Monatlich wiederkehrend (brutto), Lieferungen in 7 Tagen und Pausiert. Die Vorlagen Aktiv, Lieferung in 7 Tagen, Mit Problem, Pausiert, Gekündigt, Beendet und Alle filtern die Liste. Ist ein Artikel im Abo inzwischen archiviert, wird die Lieferung übersprungen und das Abo gelb mit Problem markiert – ersetze die Position, dann läuft es weiter. Gekündigte und beendete Abos erscheinen grau.

#Häufige Fragen

#Ist das dasselbe wie das allverto-Abo meiner Firma?

Nein. Hier geht es um Abos, die du deinen Kunden anbietest. Dein eigenes allverto-Abo findest du unter Firma registrieren, Testphase und Abo.

#Wo sehe ich, aus welchem Abo ein Auftrag kommt?

Im Auftrag steht ein Hinweis „Aus Abo AB-…“, und in der Auftragsliste gibt es die Spalte Abo-Nr. sowie den Filter Aus Abo. Im Kundenfenster stehen alle Abos des Kunden im Reiter Abos.